Swearl: resourceplanning en projectzichtbaarheid voor VR-ontwikkeling met GanttPRO
“Resourceplanning is voor ons een enorm belangrijk onderdeel. Zonder een goede Gantt-grafiek is het moeilijk om realistische planningen te begrijpen en de werkbelasting van iedereen bij te houden.”
Een verhaal over resourceplanning en projectzichtbaarheid in zwaarbelaste virtual reality-projecten.
Bedrijfsoverzicht
Bedrijf: Swearl
Ondervraagde rollen: Andrey Vasilyev, Technisch directeur
Projecttypes: VR-abonnementplatforms, webproducten met hoge belasting, interne initiatieven voor productontwikkeling
Externe druk: klantfeedback, snel veranderende productvereisten, resourceplanning over parallelle projecten, behoefte om de dynamische, markgedreven prioriteiten te halen
Toolhistorie: Atlassian, Zoho Software
Opvallende problemen: beperkte zichtbaarheid van werkbelasting en onvoldoende functionaliteit van Gantt-diagrammen in eerdere tools
Samenvatting
Achtergrond van het bedrijf
Waar richt uw bedrijf zich op?
Swearl is een team van specialisten dat zich richt op de ontwikkeling van virtual reality-producten en abonnementgebaseerde platformen. Met bijna 80 ontwikkelaars en meerdere projecten die parallel lopen, zijn de zichtbaarheid van de tijdlijn en de resourceallocatie twee belangrijke aspecten die bijdragen aan succesvolle fasen van productie en oplevering.
Andrey, Technical Director bij Swearl, legt uit welke rol GanttPRO speelt in hun op Agile gebaseerde aanpak en hoe het platform projectoplevering en resourceverdeling ondersteunt.
«Resourceallocatie is heel belangrijk voor ons. Zonder een fatsoenlijke Gantt chart is het simpelweg moeilijk om realistische tijdschema’s te begrijpen en de werkbelasting van iedereen bij te houden.»
We hebben een paar tools getest en uiteindelijk gekozen voor GanttPRO. Inmiddels is het al 3 jaar ons belangrijkste Gantt-gebaseerde werkomgeving.
Strijd
Hoe pakte u projecten aan voordat u GanttPRO gebruikte?
Voordat we GanttPRO hebben ingevoerd, gebruikte het team Atlassian en Zoho. Beide boden Gantt-functionaliteit, maar niet met het juiste detailniveau.
"De Gantt-diagrammen bestonden wel, maar we moesten alternatieven verkennen omdat die niveaus van zichtbaarheid niet genoeg waren. We hebben een paar tools getest en uiteindelijk gekozen voor GanttPRO. Inmiddels is het al 3 jaar ons belangrijkste Gantt-gebaseerde werkomgeving."
Oplossing
Een veelvoorkomend probleem waar veel teams mee te maken krijgen, is eenvoudig: meer mensen betekent hogere risico’s op conflicten met resources en overlappende afspraken. Met dit inzicht vertrouwt Swearl op zichtbaarheid van werkbelasting om die risico’s te voorkomen.
"Het grootste deel van onze ontwikkelaars heeft zijn eigen tracking-systeem, daarom is het werk tot op zekere hoogte gefragmenteerd. GanttPRO doet werk voor onze projectmanager: het haalt de handmatige taak weg om informatie uit verschillende bronnen te verzamelen. En met Workload worden zichtbaarheid en besluitvorming op basis van capaciteit veel eenvoudiger."
De visuele structuur helpt om snel beschikbare resources, overbelaste medewerkers en planningsconflicten te identificeren voordat ze projectproblemen worden: "We kunnen meteen zien wanneer iemand overbelast is, wanneer een specialist beschikbaar komt of wanneer taken opnieuw moeten worden toegewezen."Omdat de set tools van het team uit meerdere oplossingen bestaat, dekt elke oplossing zijn eigen onderdeel. Met GanttPRO gaat het erom dat alle details in één tijdlijn worden samengebracht.
"We gebruiken verschillende trackers, verschillende tools en verschillende workflows. GanttPRO geeft ons één duidelijke visuele weergave van wat er gebeurt."
Een ander voordeel is de zichtbaarheid van de verbindingen tussen taken en sprints: "Wat ik het meest waardeer, is de visuele helderheid. Je ziet eenvoudig hoe taken van de ene sprint naar de andere aansluiten en begrijpt hoe het werk over het team is verdeeld."Voor Andrey zelf betekent het feit dat alles op één plek staat dat hij tot wel 10 uur per maand bespaart op interne rapportage en projectoverzicht.
"Ik hoef updates en statussen niet langer handmatig bij elkaar te verzamelen uit verschillende trackers en sprintrapporten. Alles wordt geconsolideerd in GanttPRO, wat me waarschijnlijk 5 tot 10 uur per maand bespaart."
Impact
Hoe ziet uw werk er nu uit met GanttPRO?
Na drie jaar is GanttPRO een vast onderdeel geworden van Swearl’s aanpak voor projectmanagement op basis van tijdlijnen. Binnen het bredere toolset van het bedrijf neemt GanttPRO de laag voor resource-toewijzing en visuele planning voor zijn rekening. Door rapportage en statusopvolging te consolideren, bespaart de werkdruk Andrey tot wel 10 uur handmatig werk per maand, en de Gantt-diagram biedt iedereen die erbij betrokken is een duidelijk, hoog-overzicht van de volledige projectscope.