“In ons werk is de echte uitdaging ervoor zorgen dat alle inputs op tijd binnenkomen. Elk project heeft een duidelijke deadline voor de leveringen, maar de deadlines voor de inputs zijn vaak minder goed gedefinieerd.

Voor ons, ingenieurs, is de start van de productie de belangrijkste deadline. Voordat de productie begint, moeten we alles klaar hebben — het 3D-model, de tekeningen en alle benodigde informatie. En die inputs komen van verschillende kanten: de klant, de productie, kwaliteit en anderen.

Daarom ervoor zorgen dat al die inputs op tijd arriveren, is het onderdeel waarin GanttPRO me echt veel heeft geholpen. Ik kan alle elementen die we nodig hebben laten zien voordat we starten en deadlines definiëren in het plan.”

Omdat Prashanth de enige gebruiker van GanttPRO is en volledig verantwoordelijk is voor de planning van het tekenbureau, had hij een duidelijk doel voor de tool: de plannen moesten eenvoudig te begrijpen en te delen zijn met collega’s, zonder dat zij in GanttPRO hoefden te werken.

“Ik ben degene die de planning doet, maar het hele team gebruikt GanttPRO omdat ik met mijn collega’s een privélink deel. Eigenlijk kent het hele bedrijf de software en ik heb me sterk gemaakt voor een bredere adoptie binnen de organisatie.

Het feit dat je projecten eenvoudig kunt delen was voor mij het sterkste punt. De Gantt-diagram zelf is ongetwijfeld nuttig, net als deadlines, afhankelijkheden en de vergelijking met de baseline. Maar het belangrijkste doel was anderen updates live te laten zien, zodat ze, wanneer ik iets wijzig, dat ook aan hun kant kunnen zien. Dat was de belangrijkste reden waarom ik voor deze tool koos.”

Voor Prashanth werken virtuele resources als een manier om de capaciteit te plannen en resourceconflicten te voorkomen tussen gelijktijdige projecten.

“Ik weet dat je een portfolio kunt maken en verschillende activiteiten kunt groeperen, maar voor mij wilde ik de totale planning van het tekenbureau als één project beheren. Dat maakt het toewijzen van resources en het zien wie er geboekt is, tot wanneer, en wanneer mensen weer beschikbaar worden, echt efficiënt.

Elke taak wordt samen met de resources ingepland, waardoor ik precies kan zien wanneer iemand bezig is met een bepaald project. Ik voeg ook de deadlines toe waarop de tekeningen klaar moeten zijn voor productie.

Dit brengt de zichtbaarheid van resourceconflicten naar een ander niveau. Als een pakket 10 dagen vertraging oploopt, meld ik dat meteen aan productie. En als ze iets willen versnellen, zien ze op de Gantt-grafiek dat er dan iets anders naar achteren moet. Vergeleken met de Excel-aanpak verminderde dit de verwarring over wat er als eerste moest gebeuren.”