Smulders Group : relier la planification d’ingénierie et les délais de production avec GanttPRO
« Après avoir déplacé notre planification vers GanttPRO, nous avons rapidement constaté une grande différence. Le diagramme de Gantt et le lien partagé ont donné à chacun la même vision du plan, ce qui a rendu beaucoup plus facile la communication sur le travail, l’identification des retards et la mise en évidence des données manquantes. »
L’histoire d’une entreprise de construction qui relie la planification d’ingénierie, les délais de production et la disponibilité des ressources dans un cadre partageable.
Aperçu de l'entreprise
Entreprise : Smulders Group
Responsabilités interrogées : Prashanth Mysore, Technical Manager
Types de projets : projets de construction impliquant l’ingénierie, la production, la livraison et l’assemblage de structures en acier lourdes et techniquement complexes
Pressions externes : délais de production, dépendances entre équipes, conflits de ressources sur plusieurs activités en même temps
Historique de l’outil : Excel
Problèmes identifiés : visualisation limitée et planification décentralisée dans Excel
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
Smulders est une entreprise de construction multidisciplinaire dotée d’une vaste expérience en ingénierie, fabrication, livraison et assemblage de structures lourdes en acier, techniquement complexes. Son cœur de métier comprend les projets civils et industriels impliquant des structures en acier, ainsi que l’énergie éolienne offshore. Grâce à l’ingénierie, la fabrication et l’intégration de systèmes, ils délivrent des solutions de bout en bout avec pour mission de construire un monde plus durable. L’équipe gère plusieurs initiatives en même temps, chaque projet durant généralement de six mois à trois ans.
Prashanth Mysore, Technical Manager chez Angus (fait partie du groupe Smulders), explique la valeur que GanttPRO apporte à la planification et à la coordination des travaux d’ingénierie entre la construction, les ressources et les délais de production.
S’assurer que tous ces éléments d’entrée arrivent à temps est le domaine dans lequel GanttPRO m’a beaucoup aidé. Je peux afficher tous les éléments dont nous avons besoin avant de commencer et définir les délais dans le plan.
Difficultés
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
« Avant GanttPRO, nous utilisions des listes Excel. Le problème principal venait des données : elles étaient décentralisées, car chacun pouvait avoir sa propre version du fichier, et l’organisation du projet était mal visualisée.
Un autre problème, c’est qu’une fois que vous envoyez un fichier Excel à quelqu’un, cette personne y ajoute ses modifications, puis une autre ajoute autre chose, et au final, vous pouvez vous retrouver avec quelque chose d’assez différent de ce que vous aviez au départ. Il n’y avait ni vraie standardisation, ni modèle cohérent. »
Prashanth a aussi une expérience de Microsoft Project, Oracle Primavera Cloud et Asana. Parmi tous les outils qu’il a trouvés, GanttPRO s’est révélé « le plus facile à apprendre, car la courbe d’apprentissage est très courte ».
« Je pense avoir découvert GanttPRO via une recherche Google. En plus du fait que c’était très intuitif à utiliser, ce qui m’a le plus marqué, c’est la possibilité de partager un projet via un lien. N’importe qui peut l’ouvrir sans licence ni avoir à installer un logiciel sur son ordinateur. »
Solution
« Dans notre travail, le vrai défi consiste à obtenir tous les éléments d’entrée au bon moment. Chaque projet a une date limite claire pour les livraisons, mais les dates limites des éléments d’entrée sont souvent moins bien définies.
Pour nous, ingénieurs, le point clé est le début de la production. Avant que la production commence, nous devons avoir tout prêt : le modèle 3D, les plans et toutes les informations nécessaires. Et ces éléments d’entrée viennent de différents services : le client, la production, la qualité et d’autres.
Ainsi, s’assurer que tous ces éléments d’entrée arrivent à temps est le domaine dans lequel GanttPRO m’a beaucoup aidé. Je peux afficher tous les éléments dont nous avons besoin avant de commencer et définir les dates limites dans le plan. »En tant qu’unique utilisateur de GanttPRO et la personne entièrement responsable de la planification du bureau de dessin, Prashanth avait un objectif clair pour l’outil : les plans devaient être faciles à comprendre et à partager avec des collègues, sans les obliger à travailler dans GanttPRO.
« Je suis celui qui s’occupe de la planification, mais toute l’équipe utilise GanttPRO, car je partage un lien privé avec mes collègues. En fait, toute l’entreprise connaît le logiciel et je milite pour une adoption plus large au sein de l’organisation.
Cette capacité à partager simplement des projets a été mon atout principal. Le diagramme de Gantt lui-même est incontestablement utile, tout comme les délais, les dépendances et la comparaison avec la ligne de base. Mais l’objectif principal était de permettre aux autres de voir les mises à jour en temps réel : chaque fois que je fais une modification, ils peuvent également la voir de leur côté. C’est la principale raison pour laquelle j’ai choisi l’outil. »Pour Prashanth, les ressources virtuelles constituent une façon de planifier la capacité et d’éviter les conflits de ressources entre des projets menés en parallèle.
“Je sais que vous pouvez créer un portefeuille et regrouper différentes activités, mais pour moi, je voulais gérer la planification globale du bureau de dessin comme un seul projet. Cela rend l’affectation des ressources et la visibilité sur qui est réservé, jusqu’à quand, et à partir de quand les personnes redeviennent disponibles, vraiment efficace.
Chaque tâche est programmée avec les ressources, donc je peux repérer exactement à quel moment quelqu’un est occupé sur un projet donné. J’ajoute aussi les échéances pour que les plans soient prêts pour la production.
Cela apporte une visibilité des conflits de ressources à un niveau supérieur. Si un lot doit prendre 10 jours de retard, je le signale immédiatement à la production. Et s’ils veulent accélérer quelque chose, ils voient sur le diagramme de Gantt qu’une autre chose devra être décalée. Par rapport à l’approche Excel, cela a considérablement réduit la confusion sur ce qu’il fallait faire en premier.”
Impact
À quoi ressemble votre travail aujourd’hui avec GanttPRO ?
GanttPRO fait partie des processus de planification de Smulders depuis 2023 et est devenu un outil quotidien pour Prashanth.
« Après avoir transféré notre planification vers GanttPRO, nous avons rapidement constaté une grande différence, tant dans la façon dont nous planifions que dans la manière dont nous communiquons notre travail. Avec le diagramme de Gantt et un lien partagé, toutes les personnes impliquées pouvaient voir le même plan. Identifier les retards et repérer les points faibles là où nous pouvions encore manquer d’éléments d’entrée est devenu nettement plus simple. »