Smulders Group: koble ingeniørplanlegging og produksjonsfrister med GanttPRO
“Etter at vi flyttet planleggingen vår til GanttPRO, la vi snart merke til en stor forskjell. Gantt-diagrammet og den delte lenken ga alle samme syn på planen, noe som gjorde det mye enklere å kommunisere arbeidet, identifisere forsinkelser og fremheve manglende innspill.”
En historie om et byggefirma som kobler ingeniørplanlegging, produksjonsfrister og tilgjengelighet av ressurser i en delbar ramme.
Bedriftsoversikt
Selskap: Smulders Group
Roller intervjuet: Prashanth Mysore, Technical Manager
Prosjekttyper: byggeprosjekter som omfatter ingeniørarbeid, produksjon, levering og montering av tunge, teknisk komplekse stålkonstruksjoner
Eksterne forhold: produksjonsfrister, avhengigheter på tvers av team, ressurskonflikter på flere aktiviteter samtidig
Verktøyhistorikk: Excel
Problemer som antydes: begrenset visualisering og desentralisert planlegging i Excel
Sammendrag
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
Smulders er et tverrfaglig byggeselskap med omfattende erfaring innen ingeniørarbeid, produksjon, levering og montering av tunge, teknisk komplekse stålkonstruksjoner. Smulders har fokus på sivile og industrielle prosjekter som involverer stålkonstruksjoner, samt offshore vindenergi. Gjennom ingeniørarbeid, produksjon og systemintegrasjon leverer de ende-til-ende-løsninger med oppdraget om å bygge en mer bærekraftig verden. Teamet håndterer flere initiativer samtidig, og hvert prosjekt varer vanligvis fra seks måneder til tre år.
Prashanth Mysore, Technical Manager hos Angus (en del av Smulders-gruppen), forteller om verdien GanttPRO tilfører for planlegging og koordinering av ingeniørarbeid på tvers av bygg, ressurser og produksjonsfrister.
Å sørge for at alle disse innspillene kommer i tide, er området der GanttPRO har hjulpet meg mye. Jeg kan vise alle elementene vi trenger før vi starter, og definere frister i planen.
Kamp
Hvordan så tilnærmingen din ut før GanttPRO?
«Før GanttPRO brukte vi Excel-lister. Det største problemet var dataene – de var desentraliserte fordi alle kunne ha sin egen versjon av filen, og prosjektoppsettet var dårlig visualisert.
Et annet problem er at når du sender en Excel-fil til noen, legger vedkommende til sine endringer, så legger en annen person til noe annet, og til slutt kan du ende opp med noe som er ganske forskjellig fra det du startet med. Det fantes ingen virkelig standardisering eller en konsekvent mal.»
Prashanth har også erfaring med Microsoft Project, Oracle Primavera Cloud og Asana. Av alle verktøyene han fant, var GanttPRO «det enkleste å lære, siden det har en veldig kort læringskurve».
«Jeg tror jeg fant GanttPRO via et Google-søk. Utover hvor intuitivt det var å bruke, var det som skilte seg mest ut for meg muligheten til å dele et prosjekt via en lenke. Alle kan åpne det uten lisens eller å måtte installere programvare på datamaskinen sin.»
Løsning
“I jobben vår er den virkelige utfordringen å få alle innspillene på plass til riktig tid. Hvert prosjekt har en tydelig frist for leveranser, men fristene for innspillene er ofte mindre definerte.
For oss ingeniører er oppstart av produksjon den viktigste fristen. Før produksjonen begynner, må vi ha alt klart — 3D-modellen, tegningene og all nødvendig informasjon. Og innspillene kommer fra ulike sider: kunden, produksjon, kvalitet og andre.
Derfor er det å sørge for at alle disse innspillene kommer i tide, området der GanttPRO har hjulpet meg mye. Jeg kan vise alle elementene vi trenger før vi starter og definere frister i planen.”Siden Prashanth er den eneste brukeren av GanttPRO og personen som har fullt ansvar for planleggingen av tegningskontoret, hadde han et klart mål for verktøyet: planene måtte være enkle å forstå og dele med kolleger uten at de måtte jobbe i GanttPRO.
“Jeg er den som er ansvarlig for planleggingen, men hele teamet bruker GanttPRO fordi jeg deler en privat lenke med kollegene mine. Hele selskapet kjenner faktisk til programvaren, og jeg har tatt til orde for en bredere adopsjon i organisasjonen.
Muligheten til å dele prosjekter enkelt var det sterkeste poenget for meg. Selve Gantt-diagrammet er utvilsomt nyttig, det samme er deadlines, avhengigheter og sammenligning med basislinjen. Men hovedmålet var å gjøre det mulig for andre å se oppdateringer i sanntid, så når jeg gjør en endring, kan de også se det på sin side. Det var hovedgrunnen til at jeg valgte verktøyet.”For Prashanth fungerer virtuelle ressurser som en måte å planlegge kapasitet på og forhindre ressurskonflikter mellom samtidige prosjekter.
«Jeg vet at du kan lage et portefølje og gruppere ulike aktiviteter, men for meg ville jeg administrere den overordnede planleggingen av tegningskontoret som ett enkelt prosjekt. Det gjør det virkelig effektivt å tildele ressurser og se hvem som er booket, til når, og når folk blir tilgjengelige igjen.
Hver oppgave blir planlagt sammen med ressursene, så jeg kan se nøyaktig når noen er opptatt på et bestemt prosjekt. Jeg legger også inn frister for når tegningene må være klare for produksjon.
Dette gir synlighet for ressurskonflikter på et enda høyere nivå. Hvis et leveransepakke kommer til å bli 10 dager forsinket, rapporterer jeg det umiddelbart til produksjon. Og hvis de vil få noe til å gå raskere, ser de på Gantt-diagrammet at noe annet må skyves bakover. Sammenlignet med Excel-tilnærmingen reduserte dette forvirringen rundt hva som måtte gjøres først.»
Innvirkning
Hvordan ser arbeidet ditt ut nå med GanttPRO?
GanttPRO har vært en del av planleggingsprosessene til Smulders siden 2023, og har blitt et daglig verktøy for Prashanth.
«Etter at vi flyttet planleggingen vår til GanttPRO, la vi snart merke til en stor forskjell både i hvordan vi planla, og hvordan vi kommuniserte arbeidet vårt. Med Gantt-diagrammet og en delt lenke kunne alle som var involvert, se samme plan. Å identifisere forsinkelser og peke ut svake punkter der vi fortsatt kunne mangle innspill, ble mye enklere.»