Smulders Group: koppla ihop ingenjörsplanering och produktionsdeadline med GanttPRO
“När vi flyttade vår planering till GanttPRO märkte vi snart en stor skillnad. Gantt-diagrammet och den delade länken gav alla samma vy av planen, vilket gjorde det mycket enklare att kommunicera arbetet, identifiera förseningar och lyfta fram saknade indata.”
En berättelse om ett byggföretag som kopplar samman ingenjörsplanering, produktionsdeadline och tillgången på resurser i en delbar helhetslösning.
Företagsöversikt
Företag: Smulders Group
Roller som intervjuades: Prashanth Mysore, Technical Manager
Projekttyper: byggprojekt som omfattar ingenjörsarbete, tillverkning, leverans och montering av tunga, tekniskt komplexa stålkonstruktioner
Externa påtryckningar: produktionsdeadlines, beroenden mellan team, resurskonflikter i flera aktiviteter samtidigt
Verktygshistorik: Excel
Problem som antyds: begränsad visualisering och decentraliserad planering i Excel
Sammanfattning
Företagsbakgrund
Vad fokuserar ditt företag på?
Smulders är ett multidisciplinärt byggföretag med omfattande erfarenhet av ingenjörsarbete, tillverkning, leverans och montering av tunga, tekniskt komplexa stålkonstruktioner. Smulders har särskilt fokus på infrastruktur- och industriprojekt som involverar stålkonstruktioner samt offshore-vindenergi. Genom ingenjörsarbete, tillverkning och systemintegration levererar de helhetslösningar med uppdraget att bygga en mer hållbar värld. Teamet hanterar flera initiativ samtidigt, och varje projekt varar vanligtvis mellan sex månader och tre år.
Prashanth Mysore, Technical Manager på Angus (en del av Smulders-gruppen), berättar vilken nytta GanttPRO tillför för planering och samordning av ingenjörsarbeten mellan bygg, resurser och produktionsdeadlines.
Att se till att alla dessa underlag kommer in i tid är området där GanttPRO har hjälpt mig mycket. Jag kan visa alla delar vi behöver innan vi startar och definiera deadlines i planen.
Kamp
Hur såg din strategi ut innan GanttPRO?
“Före GanttPRO använde vi Excel-listor. Det största problemet var data: de var decentraliserade eftersom alla kunde ha sin egen version av filen, och projektupplägget var dåligt visualiserat.
Ett annat problem är att när du skickar en Excel-fil till någon så lägger den personen till sina ändringar, sedan lägger en annan person till något annat, och till slut kan du hamna med något som är ganska annorlunda än där du började. Det fanns ingen riktig standardisering eller en konsekvent mall.”
Prashanth har också erfarenhet av Microsoft Project, Oracle Primavera Cloud och Asana. Av alla verktyg han hittade var GanttPRO “det enklaste att lära sig eftersom det har en väldigt kort inlärningskurva”.
“Jag tror att jag hittade GanttPRO via en Google-sökning. Förutom hur intuitivt det var att använda, var det som stack ut mest för mig möjligheten att dela ett projekt via en länk. Alla kan öppna det utan licens eller att behöva installera någon programvara på sin dator.”
Lösning
“I vårt arbete är den verkliga utmaningen att få in alla underlag i rätt tid. Varje projekt har en tydlig deadline för leveranser, men deadlines för underlagen är ofta mindre väldefinierade.
För oss ingenjörer är starten av produktionen den viktigaste deadlinen. Innan produktionen börjar måste vi ha allt klart — 3D-modellen, ritningarna och all nödvändig information. Och underlagen kommer från olika håll: kunden, produktionen, kvalitet och andra.
Så att se till att allt detta kommer in i tid är området där GanttPRO har hjälpt mig mycket. Jag kan visa alla delar vi behöver innan vi startar och definiera deadlines i planen.”Som den enda användaren av GanttPRO och personen som har fullt ansvar för planeringen av ritkontoret hade Prashanth ett tydligt mål för verktyget: planerna skulle vara enkla att förstå och dela med kollegor utan att de behövde arbeta i GanttPRO.
“Jag är den som ansvarar för planeringen, men hela teamet använder GanttPRO eftersom jag delar en privat länk med mina kollegor. Faktum är att hela företaget känner till mjukvaran, och jag har drivit på för en bredare användning i organisationen.
Möjligheten att dela projekt enkelt var det starkaste för mig. Själva Gantt-diagrammet är utan tvekan användbart, liksom deadlines, beroenden och jämförelsen med baslinjen. Men huvudmålet var att göra det möjligt för andra att se uppdateringar i realtid, så när jag gör en ändring kan de se det på sin sida också. Det var den främsta anledningen till att jag valde verktyget.”För Prashanth fungerar virtuella resurser som ett sätt att planera kapacitet och förhindra resurskonflikter mellan samtidiga projekt.
“Jag vet att du kan skapa en portfölj och gruppera olika aktiviteter, men för mig ville jag hantera den övergripande planeringen av ritkontoret som ett enda projekt. Det gör att tilldelningen av resurser och det att se vem som är bokad, till när, och när människor blir tillgängliga igen, verkligen blir effektivt.
Varje uppgift schemaläggs tillsammans med resurserna, så jag kan se exakt när någon är upptagen i ett visst projekt. Jag lägger också in deadlines för när ritningarna måste vara klara för produktion.
Det här ger synlighet för resurskonflikter på en helt ny nivå. Om ett paket ska bli 10 dagar sent rapporterar jag det direkt till produktionen. Och om de vill snabba upp något, ser de i Gantt-diagrammet att något annat måste skjutas fram. Jämfört med Excel-metoden minskade detta förvirringen kring vad som behövde göras först.”
Påverkan
Hur ser ditt arbete ut nu med GanttPRO?
GanttPRO har varit en del av Smulders planeringsprocesser sedan 2023 och har blivit ett dagligt verktyg för Prashanth.
“När vi flyttade vår planering till GanttPRO märkte vi snart en stor skillnad både i hur vi planerade och i hur vi kommunicerade vårt arbete. Med Gantt-diagrammet och en delad länk kunde alla som var involverade se samma plan. Att identifiera förseningar och peka ut svaga punkter där vi fortfarande kunde sakna indata blev mycket enklare.”