“हमारे काम में असली चुनौती है—सभी इनपुट्स को सही समय पर हासिल करना। हर प्रोजेक्ट की डिलीवरी के लिए एक स्पष्ट डेडलाइन होती है, लेकिन इनपुट्स की डेडलाइन अक्सर उतनी स्पष्ट नहीं होती।

हम इंजीनियरों के लिए प्रोडक्शन शुरू होना सबसे महत्वपूर्ण डेडलाइन है। उत्पादन शुरू होने से पहले हमें सब कुछ तैयार चाहिए—3D मॉडल, ड्रॉइंग्स और सारी ज़रूरी जानकारी। और ये इनपुट अलग-अलग स्रोतों से आते हैं: क्लाइंट, उत्पादन, क्वालिटी और अन्य।

इसलिए यह सुनिश्चित करना कि ये सभी इनपुट समय पर पहुँचें, वह क्षेत्र है जहाँ GanttPRO ने मुझे बहुत मदद की है। मैं शुरू करने से पहले हमें जिन सभी चीज़ों की ज़रूरत है उन्हें दिखा सकता हूँ और प्लान में डेडलाइन तय कर सकता हूँ।”

GanttPRO के एकमात्र उपयोगकर्ता होने और ड्रॉइंग ऑफिस की योजना के लिए पूरी तरह जिम्मेदार होने के नाते, Prashanth के पास टूल के लिए एक स्पष्ट लक्ष्य था: योजनाएँ ऐसी होनी चाहिए कि उन्हें समझना और सहयोगियों के साथ साझा करना आसान हो, बिना इसके कि उन्हें GanttPRO पर काम करना पड़े।

“योजना बनाने की ज़िम्मेदारी मेरी है, लेकिन पूरी टीम GanttPRO के साथ जुड़ती है क्योंकि मैं अपने सहकर्मियों के साथ एक प्राइवेट लिंक साझा करता हूँ । पूरी कंपनी को वास्तव में सॉफ्टवेयर के बारे में पता है, और मैं संगठन के भीतर इसे और व्यापक रूप से अपनाने की वकालत कर रहा हूँ।

मेरे लिए, सबसे मजबूत पहलू यह था कि प्रोजेक्ट्स को सरल तरीके से साझा किया जा सकता है। गैंट चार्ट खुद भी निस्संदेह उपयोगी है, साथ ही डेडलाइन, dependencies और baseline तुलना भी। लेकिन मुख्य लक्ष्य यह था कि दूसरों को लाइव अपडेट दिख सकें—इसलिए जब भी मैं कोई बदलाव करता हूँ, वे भी अपनी तरफ से इसे देख सकते हैं। यही मुख्य कारण था कि मैंने यह टूल चुना।”

प्रशांत के लिए, वर्चुअल संसाधन क्षमता की योजना बनाने और साथ-साथ चल रहे प्रोजेक्ट्स के बीच संसाधन संघर्षों को रोकने का एक तरीका हैं।

“मुझे पता है कि आप एक पोर्टफोलियो बना सकते हैं और अलग-अलग गतिविधियाँ समूहित कर सकते हैं, लेकिन मेरे लिए मैं ड्रॉइंग ऑफिस की समग्र योजना को एक ही प्रोजेक्ट की तरह मैनेज करना चाहता था। इससे संसाधन असाइन करना और यह देखना कि कौन बुक है, कब तक, और लोग फिर से कब उपलब्ध होंगे—यह सब बहुत कुशल हो जाता है।

हर टास्क को संसाधनों के साथ शेड्यूल किया जाता है, इसलिए मैं बिल्कुल ठीक देख पाता हूँ कि किसी खास प्रोजेक्ट में कोई व्यक्ति कब व्यस्त है। मैं यह भी जोड़ता हूँ कि ड्रॉइंग्स को प्रोडक्शन के लिए कब तैयार होना चाहिए।

इससे संसाधन संघर्षों की दृश्यता एक नए स्तर पर पहुँच जाती है। अगर कोई पैकेज 10 दिनों के लिए लेट होने वाला है, तो मैं उसे तुरंत प्रोडक्शन को बता देता हूँ। और अगर वे किसी चीज़ को तेज करना चाहते हैं, तो उन्हें गैंट चार्ट पर दिख जाता है कि किसी और चीज़ को पीछे धकेलना पड़ेगा। एक्सेल वाले तरीके की तुलना में, इससे यह स्पष्ट हो गया कि पहले क्या करना है और भ्रम काफी कम हो गया।”