“Trong công việc của chúng tôi, thử thách thực sự là đảm bảo tất cả các đầu vào đến đúng thời điểm. Mỗi dự án đều có một hạn chót rõ ràng cho việc bàn giao, nhưng hạn chót cho các đầu vào thường được xác định kém hơn.

Với chúng tôi là các kỹ sư, thời điểm bắt đầu sản xuất là mốc hạn chót quan trọng nhất. Trước khi sản xuất bắt đầu, chúng tôi cần có mọi thứ sẵn sàng — mô hình 3D, bản vẽ và toàn bộ thông tin cần thiết. Và các đầu vào đó đến từ nhiều phía: khách hàng, sản xuất, chất lượng và những bên khác.

Vì vậy, việc đảm bảo tất cả các đầu vào này đến đúng hạn là khu vực mà GanttPRO đã giúp tôi rất nhiều. Tôi có thể trình bày tất cả các hạng mục mà chúng tôi cần trước khi bắt đầu và xác định hạn chót trong kế hoạch.”

Vì Prashanth là người dùng GanttPRO duy nhất và cũng là người hoàn toàn chịu trách nhiệm về việc lập kế hoạch tại văn phòng vẽ, anh ấy có một mục tiêu rõ ràng cho công cụ này: các kế hoạch cần dễ hiểu và có thể chia sẻ với đồng nghiệp mà không cần họ phải làm việc trong GanttPRO.

“Chính tôi là người chịu trách nhiệm lập kế hoạch, nhưng cả nhóm đều tham gia với GanttPRO vì tôi chia sẻ một liên kết riêng tư với các đồng nghiệp của mình. Trên thực tế, cả công ty đều biết về phần mềm và tôi đã ủng hộ việc áp dụng rộng rãi hơn trong tổ chức.

Khả năng chia sẻ dự án một cách đơn giản là điểm mạnh nhất đối với tôi. Bản thân biểu đồ Gantt chắc chắn hữu ích, cũng như các hạn chót, các phụ thuộc và so sánh với đường cơ sở. Tuy nhiên, mục tiêu chính là cho phép người khác xem các cập nhật theo thời gian thực, vì vậy bất cứ khi nào tôi thay đổi, họ cũng có thể xem điều đó ở phía của họ. Đây chính là lý do chính khiến tôi chọn công cụ này.”

Đối với Prashanth, tài nguyên ảo hoạt động như một cách để lập kế hoạch năng lực và ngăn ngừa xung đột tài nguyên giữa các dự án diễn ra đồng thời.

“Bản thân tôi biết bạn có thể tạo một danh mục và nhóm các hoạt động khác nhau, nhưng với tôi, tôi muốn quản lý toàn bộ kế hoạch của phòng vẽ như thể đó là một dự án duy nhất. Cách này giúp việc phân bổ tài nguyên và xem ai đang được đặt lịch, đến khi nào và khi nào mọi người lại sẵn sàng trở nên thật sự hiệu quả.

Mỗi công việc được lên lịch cùng với tài nguyên, vì vậy tôi có thể nhận ra chính xác khi nào một người nào đó đang bận trong một dự án cụ thể. Tôi cũng bổ sung các mốc thời hạn cho đến khi các bản vẽ cần sẵn sàng để đưa vào sản xuất.

Điều này giúp hiển thị xung đột tài nguyên ở một mức độ khác. Nếu một gói công việc dự kiến trễ 10 ngày, tôi lập tức báo lại cho bộ phận sản xuất. Và nếu họ muốn đẩy nhanh tiến độ, họ sẽ thấy trên biểu đồ Gantt rằng sẽ phải lùi lại một việc khác. So với cách làm trên Excel, việc này đã giảm đáng kể sự nhầm lẫn về việc cần làm gì trước tiên.”