Smulders Group: mühendislik planlamasını üretim teslim tarihleriyle GanttPRO üzerinden birleştirmek
“Planlamamızı GanttPRO’ya taşıdıktan sonra kısa sürede büyük bir fark gördük. Gantt grafiği ve paylaşılan bağlantı herkese planın aynı görünümünü verdi; böylece yapılan işi iletmek, gecikmeleri belirlemek ve eksik girdileri öne çıkarmak çok daha kolaylaştı.”
Mühendislik planlamasını, üretim teslim tarihlerini ve kaynak kullanımını paylaşılabilir bir çerçevede bir araya getiren bir inşaat şirketi hikayesi.
Şirket genel görünümü
Şirket: Smulders Group
Görüşülen roller: Prashanth Mysore, Technical Manager
Proje türleri: mühendislik, üretim, teslimat ve teknik açıdan karmaşık ağır çelik yapıların montajını içeren inşaat projeleri
Dış baskılar: üretim son tarihleri, ekipler arası bağımlılıklar, aynı anda birden fazla etkinlikte kaynak çakışmaları
Araç geçmişi: Excel
İpucu veren sorunlar: sınırlı görselleştirme ve Excel’de merkezi olmayan planlama
Özet
Şirketin Arka Planı
Şirketiniz neye odaklanıyor?
Smulders, mühendislik, üretim, teslimat ve teknik açıdan karmaşık ağır çelik yapıların montajı konusunda geniş deneyime sahip çok disiplinli bir inşaat şirketidir. Smulders’in odaklandığı alanlar; çelik yapıların yer aldığı sivil ve endüstriyel projeler ile açık deniz rüzgâr enerjisidir. Mühendislik, üretim ve sistem entegrasyonu sayesinde uçtan uca çözümler sunarlar ve daha sürdürülebilir bir dünya inşa etme misyonunu taşırlar. Ekip aynı anda birden fazla girişimi yönetir; her proje genellikle altı ay ile üç yıl arasında sürer.
Smulders grubunun bir parçası olan Angus’un Technical Manager’ı Prashanth Mysore, inşaat, kaynaklar ve üretim son teslim tarihleri arasında mühendislik çalışmalarının planlanması ve koordinasyonunda GanttPRO’nun kattığı değeri paylaşıyor.
Bu girdilerin tamamının zamanında gelmesini sağlamak, GanttPRO’nun bana en çok yardımcı olduğu alan. Başlamadan önce ihtiyacımız olan tüm unsurları gösterebilir ve planda son tarihleri tanımlayabilirim.
Mücadele
GanttPRO'dan önce yaklaşımınız nasıldı?
“GanttPRO’dan önce Excel listeleri kullanıyorduk. En büyük sorun veriydi: herkes dosyanın kendi sürümüne sahip olabildiği için veriler merkezi değildi ve proje düzeni yeterince iyi görselleştirilmiyordu.
Bir diğer sorun ise şuydu: Excel dosyasını birine gönderdiğinizde o kişi değişikliklerini ekliyor, sonra başka biri başka bir şey ekliyor ve sonunda başladığınız noktadan oldukça farklı bir şeye ulaşabiliyorsunuz. Gerçek bir standartlaşma ya da tutarlı bir şablon yoktu.”
Prashanth ayrıca Microsoft Project, Oracle Primavera Cloud ve Asana ile de deneyime sahip. Bulduğu araçlar arasında GanttPRO onun için “öğrenmesi en kolay olanı; çünkü öğrenme süreci çok kısa.”
“Bence GanttPRO’yu Google araması yaparken buldum. Kullanmanın ne kadar sezgisel olduğu dışında, en çok dikkatimi çeken şey bir bağlantı üzerinden projeyi paylaşabilme imkanıydı. Herkes bunu lisans gerektirmeden ya da bilgisayarına herhangi bir yazılım yüklemek zorunda kalmadan açabiliyor.”
Çözüm
“Bizim işimizde asıl zorluk, tüm girdilerin doğru zamanda ulaşmasını sağlamaktır. Her proje teslimatlar için net bir son tarihe sahiptir; ancak girdiler için olan son tarihler çoğu zaman daha az belirgindir.
Biz mühendisler için üretimin başlangıcı ana son tarihtir. Üretim başlamadan önce her şeyin hazır olması gerekir: 3D model, çizimler ve gerekli tüm bilgiler. Bu girdiler de farklı kaynaklardan gelir: müşteri, üretim, kalite ve diğerleri.
Bu nedenle, tüm bu girdilerin zamanında ulaştığından emin olmak, GanttPRO’nun bana çok yardımcı olduğu alan olmuştur. Başlamadan önce ihtiyacımız olan tüm unsurları gösterebilir ve planda son tarihleri tanımlayabilirim .”GanttPRO’nun tek kullanıcısı olan ve çizim ofisinin planlamasından tamamen sorumlu bulunan Prashanth’ın araçla ilgili net bir hedefi vardı: planlar, GanttPRO’da çalışmaları gerekmeden meslektaşların kolayca anlayıp paylaşabileceği şekilde olmalıydı.
“Planlamadan ben sorumluyum ama ekip, benim meslektaşlarımla özel bir bağlantı paylaştığım için GanttPRO ile ilgileniyor. Hatta tüm şirketin yazılımdan haberi var ve organizasyon içinde daha geniş bir şekilde benimsenmesi için savunuculuk yapıyorum.
Benim için en güçlü nokta, projelerin basitçe paylaşılabilmesiydi. Gantt grafiğinin kendisi şüphesiz kullanışlı; ayrıca son tarihler, bağımlılıklar ve baseline karşılaştırması da faydalı. Ancak asıl amaç, başkalarının canlı olarak güncellemeleri görmesini sağlamak; bu yüzden ben bir değişiklik yaptığımda onlar da kendi taraflarında bunu görebiliyor. Aracı seçmemin ana nedeni buydu.”Prashanth için sanal kaynaklar , aynı anda yürütülen projeler arasında kaynak çakışmalarını önlemenin ve kapasiteyi planlamanın bir yoludur.
“Bir portföy oluşturup farklı etkinlikleri gruplayabileceğinizi biliyorum; ancak benim için çizim ofisinin genel planlamasını tek bir proje gibi yönetmek istiyordum. Bu da kaynak atamasını ve kimin rezerve olduğu, ne zamana kadar olduğu ve insanların ne zaman tekrar müsait olacağı gibi bilgileri görmeyi gerçekten verimli hale getiriyor.
Her görev, kaynaklarla birlikte planlandığı için belirli bir projede birinin tam olarak ne zaman meşgul olduğunu net şekilde görebiliyorum. Ayrıca çizimlerin üretime hazır olması gereken teslim tarihlerini de ekliyorum.
Bu, kaynak çakışmalarının görünürlüğünü bir başka seviyeye taşıyor. Bir paket 10 gün gecikecekse bunu anında üretime bildiriyorum. Eğer bir şeyi hızlandırmak isterlerse, Gantt şemasında bunun başka bir şeyin geri çekilmesi gerektiği anlamına geldiğini görüyorlar. Excel yaklaşımıyla karşılaştırıldığında, önce ne yapılması gerektiği konusundaki karmaşayı ciddi ölçüde azalttı.”
Etkisi
GanttPRO ile iş süreçleriniz artık nasıl görünüyor?
GanttPRO, 2023’ten beri Smulders’in planlama süreçlerinin bir parçası olmuştur ve Prashanth için günlük bir araç haline gelmiştir.
“Planlamamızı GanttPRO’ya taşıdıktan kısa süre sonra, hem planlama şeklimizde hem de yaptığımız işi nasıl iletişim kurduğumuzda büyük bir fark fark ettik. Gantt grafiği ve paylaşılan bir bağlantı sayesinde, sürece dahil olan herkes aynı planı görebiliyordu. Gecikmeleri tespit etmek ve hâlâ eksik olabilecek girdilerin bulunduğu zayıf noktaları göstermek çok daha kolaylaştı.”