Thách thức phổ biến mà nhiều nhóm gặp phải rất đơn giản: có càng nhiều người tham gia thì rủi ro xung đột tài nguyên và các cam kết bị chồng chéo càng cao. Nhận thức rõ điều này, Swearl dựa vào tính nhìn thấy của khối lượng công việc để ngăn ngừa các rủi ro đó.

"Phần lớn các nhà phát triển của chúng tôi đều có hệ thống theo dõi riêng, vì vậy công việc bị phân mảnh ở một mức độ nhất định. GanttPRO thực hiện công việc tối ưu hóa cho quản lý dự án của chúng tôi: nó loại bỏ việc phải thu thập thủ công thông tin từ nhiều nguồn khác nhau. Và với Workload, việc nhìn thấy và ra quyết định dựa trên năng lực sẽ dễ dàng hơn rất nhiều."

Cấu trúc trực quan giúp nhanh chóng nhận ra các tài nguyên sẵn có, những người đóng góp đang bị quá tải và các xung đột lịch trước khi chúng trở thành vấn đề của dự án: "Chúng tôi có thể thấy ngay khi ai đó đang bị quá tải, khi một chuyên gia có thể bắt đầu lại, hoặc khi các nhiệm vụ cần được phân công lại."

Vì bộ công cụ của nhóm gồm nhiều giải pháp nên mỗi giải pháp chỉ tập trung vào một mảng riêng. Với GanttPRO, tất cả là để đưa mọi chi tiết vào cùng một dòng thời gian.

"Chúng tôi dùng các trình theo dõi khác nhau, các công cụ khác nhau và các quy trình làm việc khác nhau. GanttPRO cho chúng tôi một cách hiển thị trực quan rõ ràng duy nhất về những gì đang diễn ra."

Một lợi ích khác là khả năng nhìn thấy các mối liên kết giữa các tác vụ và sprint: "Điều mình thích nhất là độ rõ ràng về mặt trực quan. Bạn có thể dễ dàng thấy các tác vụ được kết nối như thế nào từ sprint này sang sprint khác và hiểu công việc được phân bổ ra sao trong cả nhóm."

Đối với Andrey, việc có mọi thứ ở một nơi giúp anh tiết kiệm tới 10 giờ mỗi tháng cho việc báo cáo nội bộ và theo dõi dự án.

"Tôi không còn phải tự tay thu thập các bản cập nhật và trạng thái theo từng mảnh từ nhiều bộ theo dõi và báo cáo sprint nữa. Tất cả đã được hợp nhất trong GanttPRO, có lẽ giúp tôi tiết kiệm từ 5 đến 10 giờ mỗi tháng."