Swearl: Ressourcenplanung und Projektübersicht für die VR-Entwicklung mit GanttPRO
„Die Ressourcenplanung ist für uns ein entscheidender Faktor. Ohne ein passendes Gantt-Diagramm ist es schwierig, realistische Zeitpläne zu verstehen und die Auslastung von allen im Blick zu behalten.“
Eine Erfolgsgeschichte zur Ressourcenplanung und Projektsichtbarkeit in stark ausgelasteten Virtual-Reality-Projekten.
Unternehmensübersicht
Unternehmen: Swearl
Interviewte Rollen: Andrey Vasilyev, Technischer Direktor
Projekttypen: VR-Abo-Plattformen, stark ausgelastete Webprodukte, interne Initiativen zur Produktentwicklung
Externe Einflüsse: Kundenfeedback, sich schnell ändernde Produktanforderungen, Ressourcenplanung über parallele Projekte hinweg, Bedarf, den dynamischen, marktbasierten Prioritäten gerecht zu werden
Tool-Verlauf: Atlassian, Zoho Software
Aufgezeigte Probleme: eingeschränkte Sichtbarkeit der Auslastung und nicht ausreichende Gantt-Diagramm-Funktionalität in vorherigen Tools
Zusammenfassung
Unternehmenshintergrund
Worauf konzentriert sich Ihr Unternehmen?
Swearl ist ein Team aus Spezialisten, das sich auf die Entwicklung von Virtual-Reality-Produkten und abonnementbasierten Plattformen konzentriert. Mit nahezu 80 Entwicklern und mehreren parallel laufenden Projekten sind die Sichtbarkeit der Zeitleiste und die Ressourcenallokation zwei zentrale Aspekte, die zu erfolgreichen Produktions- und Auslieferungsphasen beitragen.
Andrey, Technical Director bei Swearl, erklärt die Rolle von GanttPRO in ihrem Agile-basierten Ansatz sowie die Art und Weise, wie die Plattform die Projektübergabe und die Verteilung von Ressourcen unterstützt.
„Ressourcenzuordnung ist für uns riesig. Ohne ein ordentliches Gantt-Diagramm ist es einfach schwierig, realistische Zeitpläne zu verstehen und die Arbeitsbelastung aller im Blick zu behalten.“
Wir haben ein paar Tools ausprobiert und uns schließlich für GanttPRO entschieden. Mittlerweile sind es 3 Jahre her, seit es zu unserer wichtigsten Gantt-basierten Umgebung wurde.
Herausforderung
Wie sah Ihr Ansatz vor GanttPRO aus?
Bevor wir GanttPRO eingeführt haben, nutzte das Team Atlassian und Zoho. Beide boten zwar Gantt-Funktionalität, jedoch in einem Detailgrad, der nicht dem entsprach, was das Team wirklich brauchte.
„Die Gantt-Diagramme gab es zwar, aber wir mussten nach Alternativen suchen, da diese Sichtbarkeitsstufen nicht ausreichten. Wir haben ein paar Tools ausprobiert und uns schließlich für GanttPRO entschieden. Mittlerweile sind es 3 Jahre her, seit es zu unserer wichtigsten Gantt-basierten Umgebung wurde.“
Lösung
Eine der häufigsten Herausforderungen, denen viele Teams begegnen, ist ganz simpel: Je mehr Menschen beteiligt sind, desto höher sind die Risiken für Konflikte bei Ressourcen und sich überlappende Verpflichtungen. Swearl berücksichtigt das und nutzt Ressourcensichtbarkeit, um diese Risiken zu vermeiden.
„Die meisten unserer Entwickler haben ihr eigenes Tracking-System. Deshalb ist die Arbeit in gewissem Umfang fragmentiert. GanttPRO übernimmt für unseren Projektmanager die Optimierung: Es entfernt die manuelle Aufgabe, Informationen aus verschiedenen Quellen zusammenzutragen. Und mit Workload wird die Sichtbarkeit sowie die entscheidungsbasierte Kapazitätsplanung deutlich einfacher.“
Die visuelle Struktur hilft dabei, verfügbare Ressourcen, überlastete Mitarbeitende und Termin-/Planungskonflikte schnell zu erkennen, bevor sie zu Problemen im Projekt werden: „Wir können sofort sehen, wenn jemand überlastet ist, wenn ein Spezialist verfügbar wird oder wenn Aufgaben umverteilt werden müssen.“Da das Toolset des Teams aus mehreren Lösungen besteht, deckt jede Lösung ihren eigenen Bereich ab. Mit GanttPRO geht es vor allem darum, alle Details in eine einzige Zeitleiste zu bringen.
„Wir verwenden unterschiedliche Tracker, unterschiedliche Tools und unterschiedliche Workflows. GanttPRO gibt uns eine klare visuelle Darstellung dessen, was gerade passiert.“
Ein weiterer Vorteil ist die Sichtbarkeit der Verbindungen zwischen Tasks und Sprints: „Was ich am meisten mag, ist die visuelle Klarheit. Man kann ganz einfach sehen, wie sich Aufgaben von einem Sprint zum nächsten verknüpfen und wie die Arbeit im Team verteilt ist.“Für Andrey persönlich spart es ihm, wenn alle Elemente an einem Ort sind, bis zu 10 Stunden pro Monat bei der internen Berichterstattung und der Projektübersicht.
„Ich muss die Updates und Statusmeldungen nicht mehr manuell in Einzelteilen aus mehreren Trackern und Sprint-Reports zusammenstellen. Alles ist in GanttPRO konsolidiert, was mir wahrscheinlich 5 bis 10 Stunden pro Monat spart.“
Auswirkungen
Wie sieht Ihre Arbeit jetzt mit GanttPRO aus?
Nach drei Jahren ist GanttPRO zu einem festen Bestandteil von Swearls zeitbasiertem Projektmanagement-Ansatz geworden. Im breiteren Toolset des Unternehmens übernimmt GanttPRO die Ebene der Ressourcenallokation sowie der visuellen Planung. Indem Berichterstattung und Statusverfolgung zusammengeführt werden, spart die Arbeitsbelastung Andrey bis zu 10 Stunden manuelle Arbeit pro Monat, und das Gantt-Diagramm bietet allen Beteiligten einen klaren, übergeordneten Überblick über den gesamten Projektumfang.