Amicus: met GanttPRO samenwerking, statusbewaking en documentatie samenbrengen in één uniforme workflow
“We hadden iets nodig dat eenvoudig te gebruiken was. Voorheen hebben we verschillende tools geprobeerd, maar geen van deze bood goede samenwerking, statusbewaking, ondersteuning voor bijlagen en commentaar. GanttPRO heeft dit probleem opgelost.”
Een verhaal over de overstap van gefragmenteerde tools en handmatige afstemming naar één gezamenlijk workflow, waar samenwerking, statusbewaking en documentatie samenkomen op één plek.
Bedrijfsoverzicht
Bedrijf: Amicus
Geïnterviewde rollen: Amit Mendiratta, Vice President
Projecttypen: strategisch inkopen, onboarding van leveranciers, kostenoptimalisatie en inrichting van de supply chain met meerdere betrokken partijen
Externe druk: afhankelijkheid van tijdlijnen en afstemming met leveranciers, behoefte aan prioritering vanwege verschillende niveaus van urgentie
Toolgeschiedenis: MS Project, Excel, Monday
Gesuggereerde problemen: beperkte samenwerkingsmogelijkheden, zwakke statusregistratie en onvoldoende ondersteuning voor bijlagen in eerdere tools.
Samenvatting
Achtergrond van het bedrijf
Waar richt uw bedrijf zich op?
Amicus is een bedrijf dat diensten aanbiedt op het gebied van inkoop en supply chain management en organisaties helpt om materialen te betrekken, leveranciers te beheren en inkoopprocessen te optimaliseren binnen complexe operationele processen met veel belanghebbenden. Het project loopt gemiddeld tot 6 maanden, vereist nauwe afstemming met de klant en vraagt om voortdurende prioritering, omdat er zich elk moment urgente initiatieven kunnen aandienen.
“Ons werk is behoorlijk genuanceerd: we werken met verschillende projecttypen, die elk een eigen aanpak vereisen. Er lopen veel activiteiten parallel, er is uitgebreide documentatie en er is nauwe samenwerking binnen het team. Afhankelijk van het project gebruiken we nog steeds verschillende platforms, maar het grootste deel van de scope is verplaatst naar GanttPRO.”
We hadden iets nodig dat eenvoudig te gebruiken was. Voorheen probeerden we verschillende tools, maar geen ervan combineerde goede samenwerking, statustracking, ondersteuning voor bijlagen en reacties. Met GanttPRO is dit probleem opgelost.
Strijd
Hoe pakte u projecten aan voordat u GanttPRO gebruikte?
Voordat GanttPRO werd ingevoerd, had het team een reeks tools geprobeerd, van Excel tot Monday, Asana en MS Project. Maar zelfs toen bleven er problemen bestaan: afhankelijkheid van één projectmanager, te veel handmatig werk en het ontbreken van cruciale functionaliteit.
“We beheerden projecten al enige tijd binnen een gestructureerd kader, maar bepaalde onderdelen werden nog steeds handmatig behandeld en vereisten extra synchronisatievergaderingen. Dat zorgde voor een onnodige werkbelasting voor één persoon. GanttPRO hielp die overbelasting te verwijderen door een systeem te creëren waarin iedereen kan bijdragen, zijn status kan bijwerken en de projectmanager op de hoogte kan houden voordat discussies plaatsvinden.”
“We hadden iets nodig dat eenvoudig te gebruiken was. Voorheen probeerden we verschillende tools, maar geen van die oplossingen combineerde goede samenwerking, statustracking, ondersteuning voor bijlagen en reacties op één plek. GanttPRO heeft dit probleem opgelost.”
Oplossing
“Wat echt werkte voor onze specifieke situatie waren de aangepaste velden. Ze stellen ons in staat om project- en klantdetails te ordenen, prioriteiten te bepalen welke items als eerste moeten worden opgepakt en resources toe te wijzen op basis van die prioriteiten. Daarna structureren we projecten meestal in portfolios op basis van overeenkomsten in het projecttype voor interne rapportage. De mogelijkheid om zowel projecten als portfolios te beheren, en dat ook nog zo eenvoudig, is het beste deel.”
Export is een belangrijk onderdeel geworden van interne processen die te maken hebben met analytics en het opslaan van data. «We exporteren data in XML-formaat en slaan deze vervolgens ofwel op voor archiveringsdoeleinden, ofwel uploaden we de benodigde informatie opnieuw in ons ERP of een andere interne applicatie».
Een van de redenen waarom de vorige tools niet perfect aansloten, was de beperkte samenwerking. Met GanttPRO is dit zowel intern als extern verbeterd: “Naast export gebruiken we de collaboration feature zodat onze klant dankzij statustracking in de context blijft.”
Voor Amit was het meest opvallende aspect de samenwerking met andere teamleden op taakniveau: “Een van de meest waardevolle functies voor mij is de mogelijkheid om documenten bij te houden en reacties te volgen zodra ze binnenkomen. Elke taak bevat nu opmerkingen, zodat het team eenvoudig kan teruggaan en precies kan zien wat er gebeurt. En als iets wordt vertraagd, kunnen we duidelijk de status, de verantwoordelijke en de acties die worden ondernomen zien, allemaal binnen één eenvoudige interface.”
Impact
Hoe ziet uw werk er nu uit met GanttPRO?
“Wat een tool zou moeten doen, is ervoor zorgen dat mensen snel begrijpen waar alles staat, zonder tijd te besteden aan het bij elkaar zoeken van informatie. Als ze na een pauze terugkomen, moeten ze binnen enkele seconden eenvoudig kunnen oppakken waar ze waren gebleven door hun taken en de projectcontext te beperken.”
Nu weerspiegelt GanttPRO de manier waarop het team projectmanagement aanpakt. Gebruikt door ongeveer 20 leden, heeft de combinatie van eenvoud en een reeks functies samenwerking omgezet van chaos in een gestructureerde dataomgeving. Daar is het werk makkelijk te vinden, zijn verantwoordelijkheden duidelijk en is de voortgang direct zichtbaar.