Amicus：借助 GanttPRO，将协作、状态跟踪和文档整合到统一工作流程中
“我们需要一些易于使用的东西。之前我们尝试过不同的工具，但没有一个能同时提供良好的协作、状态跟踪、附件支持和评论功能。GanttPRO 解决了这个问题。”
关于如何从零散的工具和手动协作转向统一工作流程的故事：协作、状态跟踪和文档整理都汇聚到同一个地方。
公司概述
外部压力：依赖时间表并与供应商协调；由于紧急程度不同，需要进行优先级排序
工具历史： MS Project、Excel、Monday
已指出的问题：协作能力有限、状态跟踪不够完善，以及在以往工具中对附件支持不足。
摘要
公司背景
贵公司主要从事什么业务？
Amicus 是一家采购与供应链服务公司，帮助组织在复杂的多利益相关方运营中，为材料采购、供应商管理以及采购流程优化提供支持。项目平均运行周期可达 6 个月，涉及与客户的密切协作，并需要持续的优先级管理，因为可能随时出现紧急举措。
“我们的工作相当精细：我们处理不同类型的项目，每个项目都需要自己的方法；同时有许多活动并行推进，文档资料也非常详尽，团队协作十分紧密。根据项目的不同，我们仍会使用多种平台，但大部分工作范围已经迁移到 GanttPRO。”
我们需要一个简单易用的工具。之前我们尝试过不同的工具，但没有一个能很好地把协作、状态跟踪、附件支持和评论功能整合在一起。GanttPRO 解决了这个问题。
困境
在使用 GanttPRO 之前，您的方法是怎样的？
在引入 GanttPRO 之前，团队曾尝试多种工具，从 Excel 到 Monday、Asana 以及 MS Project。尽管如此，仍然存在一些问题：对单一项目经理的依赖、过多的手动工作，以及缺少关键功能。
“我们在一段时间里一直在结构化的框架中管理项目，但某些环节仍然需要手动处理，并且要额外召开同步会议，导致某一个人承受了不必要的工作负担。GanttPRO 通过创建一个让所有人都能参与、更新自己的状态、并在讨论之前让项目经理掌握进展的系统，帮助我们消除了这种过载。”
“我们需要的是一个简单易用的解决方案。之前我们试过不同的工具，但没有任何一个能在同一个地方把良好的协作、状态跟踪、附件与评论支持整合在一起。GanttPRO 解决了这个问题。”
解决方案
“真正为我们量身适配的，是 自定义字段。它们让我们能够整理项目和客户的详细信息，确定哪些事项需要优先处理，并根据这些优先级分配资源。之后，我们通常会根据项目类型的相似性，把项目组织进不同的组合/投资组合（portfolios），以便进行内部汇报。 既能管理项目，也能管理组合，而且还能做到如此简单——这就是最棒的部分。”
导出已成为与分析和数据存储相关的内部流程的重要组成部分。 “我们以 XML 格式导出数据，然后要么为归档目的将其保存，要么把所需信息重新上传回我们的 ERP 或任何其他内部应用。”
之前的工具之所以不够理想，其中一个原因是协作能力有限。使用 GanttPRO 后，无论是团队内部还是对外协作都得到了提升：“除了导出之外，我们还会使用 协作功能，让我们的客户可以通过状态跟踪始终掌握当前情况。”
对阿米特来说，最突出的特点是能够在任务层面与其他团队成员协作：“对我而言，最有价值的功能之一就是可以保存文档并随时跟踪新收到的回复。现在每个任务都包含评论，因此团队可以轻松返回查看，准确了解正在发生什么。如果有任何事项延迟，我们也能清楚地看到当前状态、负责人以及正在采取的行动——所有内容都在一个简洁的界面中完成。”
影响
现在使用 GanttPRO 后，您的工作流程是怎样的？
“一款工具应该做的，是让人们能够快速理解事情的现状，而不是花时间把信息一点点拼起来。暂停之后再回来时，他们应该能够在几秒钟内通过缩小自己的任务范围和项目上下文范围，轻松接着做。”
如今，GanttPRO 代表着团队开展项目管理的方式。它被大约 20 名成员使用。凭借简洁的上手体验以及一系列功能，协作从原本的混乱转变为结构化的数据环境：工作更容易浏览，责任更清晰，进度也能立刻看见。