Amicus: đưa cộng tác, theo dõi trạng thái và tài liệu vào một quy trình làm việc thống nhất với GanttPRO
“Chúng tôi cần một giải pháp đơn giản để sử dụng. Trước đây, chúng tôi đã thử nhiều công cụ khác nhau nhưng không công cụ nào kết hợp tốt việc cộng tác, theo dõi trạng thái, hỗ trợ tệp đính kèm và bình luận. GanttPRO đã giải quyết được vấn đề này.”
Câu chuyện về việc chuyển từ các công cụ rời rạc và phối hợp thủ công sang một quy trình làm việc thống nhất, nơi cộng tác, theo dõi trạng thái và tài liệu được tập hợp tại một nơi.
Tổng quan về công ty
Công ty: Amicus
Vai trò được phỏng vấn: Amit Mendiratta, Phó Chủ tịch
Loại dự án: sourcing chiến lược, onboarding nhà cung cấp, tối ưu hóa chi phí và thiết lập chuỗi cung ứng với nhiều bên liên quan
Áp lực bên ngoài: phụ thuộc vào mốc thời gian và phối hợp với nhà cung cấp, cần ưu tiên do mức độ khẩn cấp khác nhau
Lịch sử công cụ: MS Project, Excel, Monday
Những vấn đề được gợi ý: khả năng cộng tác bị giới hạn, theo dõi trạng thái kém và hỗ trợ tệp đính kèm chưa đáp ứng trong các công cụ trước đây.
Tóm tắt
Bối cảnh công ty
Công ty của bạn tập trung vào điều gì?
Amicus là công ty cung cấp dịch vụ mua sắm và quản lý chuỗi cung ứng, giúp các tổ chức tìm nguồn cung cấp vật liệu, quản lý nhà cung cấp và tối ưu hóa quy trình mua sắm trong các hoạt động phức tạp với nhiều bên liên quan. Trung bình, dự án kéo dài đến 6 tháng, cần phối hợp chặt chẽ với khách hàng và đòi hỏi việc ưu tiên liên tục vì có thể xuất hiện các sáng kiến khẩn cấp bất cứ lúc nào.
“Công việc của chúng tôi khá tinh tế: chúng tôi làm việc với nhiều loại dự án khác nhau, mỗi dự án lại cần một cách tiếp cận riêng, với nhiều hoạt động chạy song song, tài liệu/biểu mẫu được lập rất đầy đủ và sự phối hợp chặt chẽ giữa các thành viên trong nhóm. Tùy theo dự án, chúng tôi vẫn sử dụng nhiều nền tảng khác nhau, nhưng phần lớn phạm vi công việc đã được chuyển sang GanttPRO.”
Chúng tôi cần một thứ gì đó dễ sử dụng. Trước đây, chúng tôi đã thử nhiều công cụ khác nhau, nhưng không công cụ nào kết hợp tốt việc cộng tác, theo dõi trạng thái, hỗ trợ tệp đính kèm và phần bình luận. GanttPRO đã giải quyết vấn đề này.
Cuộc đấu tranh
Cách tiếp cận của bạn trông như thế nào trước GanttPRO?
Trước khi triển khai GanttPRO, nhóm đã thử nhiều công cụ, từ Excel đến Monday, Asana và MS Project. Tuy nhiên, vẫn còn tồn tại các vấn đề như: phụ thuộc vào một người quản lý dự án, quá nhiều công việc thủ công và thiếu các chức năng quan trọng.
“Chúng tôi đã quản lý dự án trong một khung làm việc có cấu trúc trong một thời gian, nhưng một số phần vẫn được xử lý thủ công và cần thêm các cuộc họp đồng bộ, tạo ra gánh nặng không cần thiết cho một người. GanttPRO đã giúp loại bỏ tình trạng quá tải này bằng cách tạo ra một hệ thống để mọi người có thể cùng đóng góp, cập nhật trạng thái của mình và giữ cho người quản lý dự án nắm được thông tin trước các buổi thảo luận.”
“Chúng tôi cần một thứ gì đó đơn giản để sử dụng. Trước đây, chúng tôi đã thử nhiều nền tảng khác nhau, nhưng không nền tảng nào kết hợp tốt cộng tác, theo dõi trạng thái, hỗ trợ tệp đính kèm và bình luận ở cùng một nơi. GanttPRO đã giải quyết được vấn đề này.”
Giải pháp
“Thứ thực sự phù hợp với nhu cầu cụ thể của chúng tôi là trường tùy chỉnh. Chúng cho phép chúng tôi sắp xếp thông tin chi tiết về dự án và khách hàng, ưu tiên những hạng mục cần được xử lý trước và gán tài nguyên dựa trên các ưu tiên đó. Sau đó, chúng tôi thường cấu trúc dự án thành các danh mục (portfolios) dựa trên sự tương đồng về loại dự án để phục vụ báo cáo nội bộ. Khả năng quản lý cả dự án và danh mục, và làm điều đó một cách đơn giản như vậy, chính là phần tốt nhất.”
Xuất dữ liệu đã trở thành một phần quan trọng trong các quy trình nội bộ liên quan đến phân tích và lưu trữ dữ liệu. «Chúng tôi xuất dữ liệu ở định dạng XML, rồi sau đó hoặc lưu để phục vụ mục đích lưu trữ, hoặc tải lại thông tin cần thiết vào ERP của chúng tôi hoặc bất kỳ ứng dụng nội bộ nào khác».
Một trong những lý do khiến các công cụ trước đó không thật sự phù hợp là khả năng cộng tác còn hạn chế. Với GanttPRO, điều này đã được cải thiện cả nội bộ lẫn bên ngoài: “Ngoài tính năng xuất dữ liệu, chúng tôi còn sử dụng collaboration feature để khách hàng của chúng tôi có thể theo dõi bối cảnh thông qua việc cập nhật trạng thái.”
Đối với Amit, điểm nổi bật nhất là khả năng cộng tác với các thành viên khác trong nhóm ở mức độ từng nhiệm vụ: “Một trong những tính năng có giá trị nhất đối với tôi là khả năng lưu trữ tài liệu và theo dõi các phản hồi khi chúng vừa được gửi đến. Mỗi nhiệm vụ giờ đã có phần bình luận nên cả nhóm có thể dễ dàng quay lại xem chính xác điều gì đang diễn ra. Và nếu có việc bị trễ, chúng tôi có thể nhìn thấy rõ trạng thái, người phụ trách và các hành động đang được thực hiện—tất cả đều nằm trong một giao diện đơn giản.”
Tác động
Công việc của bạn bây giờ trông như thế nào với GanttPRO?
“Điều một công cụ nên làm là giúp mọi người nhanh chóng hiểu tình hình hiện tại mà không phải mất thời gian ghép nối thông tin. Khi quay lại sau một khoảng nghỉ, họ cần có thể dễ dàng tiếp tục từ đúng nơi đã dừng lại bằng cách thu hẹp các nhiệm vụ và ngữ cảnh dự án chỉ trong vài giây.”
Hiện nay, GanttPRO thể hiện cách nhóm của chúng tôi tiếp cận việc quản lý dự án. Được khoảng 20 thành viên sử dụng, sự đơn giản kết hợp với nhiều tính năng đã biến sự cộng tác từ tình trạng hỗn loạn thành một môi trường dữ liệu được tổ chức rõ ràng—nơi công việc dễ theo dõi, trách nhiệm minh bạch và tiến độ có thể nhìn thấy ngay lập tức.