Amicus: samle samarbeid, statusoppfølging og dokumentasjon i én enhetlig arbeidsflyt med GanttPRO
«Vi trengte noe som var enkelt å bruke. Tidligere prøvde vi ulike verktøy, men ingen av dem kombinerte godt samarbeid, statusoppfølging, støtte for vedlegg og kommentarer. GanttPRO løste dette problemet.»
En historie om overgangen fra fragmenterte verktøy og manuell koordinering til en enhetlig arbeidsflyt, der samarbeid, statusoppfølging og dokumentasjon samles på ett sted.
Bedriftsoversikt
Selskap: Amicus
Intervjuer med: Amit Mendiratta, visepresident
Prosjekttyper: strategisk innkjøp, onboarding av leverandører, kostnadsoptimalisering og oppsett av leverandørkjeden med flere interessenter
Eksterne påvirkninger: avhengighet av tidslinjer og leverandørkoordinering, behov for prioritering på grunn av varierende hastegrader
Verktøyhistorikk: MS Project, Excel, Monday
Problemer antydet: begrensede samarbeidsmuligheter, svak statusoppfølging og utilstrekkelig støtte for vedlegg i tidligere verktøy.
Sammendrag
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
Amicus er et selskap som tilbyr tjenester innen innkjøp og supply chain, og som hjelper organisasjoner med å skaffe materialer, administrere leverandører og optimalisere innkjøpsprosesser i komplekse virksomheter med mange interessenter. Prosjektet kjører i snitt i opptil 6 måneder, involverer tett koordinering med kunden, og krever løpende prioritering fordi hasteinisiativer kan dukke opp når som helst.
«Arbeidet vårt er ganske nyansert: vi jobber med ulike prosjekttyper, og hver av dem krever sin egen tilnærming, med mange aktiviteter som går parallelt, omfattende dokumentasjon og tett samarbeid i teamet. Avhengig av prosjektet bruker vi fortsatt ulike plattformer, men det meste av omfanget er flyttet til GanttPRO.»
Vi trengte noe som var enkelt å bruke. Før prøvde vi ulike verktøy, men ingen av dem kombinerte godt samarbeid, statusoppfølging, støtte for vedlegg og kommentarer. GanttPRO løste dette problemet.
Kamp
Hvordan så tilnærmingen din ut før GanttPRO?
Før GanttPRO ble tatt i bruk, hadde teamet prøvd en rekke verktøy, fra Excel til Monday, Asana og MS Project. Men avhengigheten av én prosjektleder, for mye manuelt arbeid og mangelen på avgjørende funksjonalitet var fortsatt et problem.
«Vi hadde administrert prosjekter innenfor en strukturert ramme en stund, men enkelte elementer ble fortsatt håndtert manuelt og krevde ekstra synkemøter, noe som skapte unødvendig arbeidsbelastning for én person. GanttPRO hjalp til å fjerne denne overbelastningen ved å lage et system der alle kan bidra, oppdatere sin status og holde prosjektlederen informert før diskusjonene.»
«Vi trengte noe som var enkelt å bruke. Før prøvde vi ulike verktøy, men ingen av dem kombinerte god samarbeid, statusoppfølging, støtte for vedlegg og kommentarer på ett og samme sted. GanttPRO løste dette problemet.»
Løsning
«Det som virkelig fungerte for våre behov, var egendefinerte felt. De lar oss organisere prosjekt- og kundedata, prioritere hvilke elementer som bør håndteres først, og tildele ressurser basert på disse prioriteringene. Deretter følger vi vanligvis opp med å strukturere prosjekter i porteføljer basert på likheter i prosjektstype for intern rapportering. Muligheten til å håndtere både prosjekter og porteføljer, og gjøre det så enkelt, er det beste.»
Eksport ble en viktig del av interne prosesser knyttet til analyse og lagring av data. «Vi eksporterer data i XML-format, og deretter enten lagrer vi dem for arkiveringsformål, eller laster vi opp den nødvendige informasjonen tilbake i ERP-en vår eller et hvilket som helst annet internt program».
En av grunnene til at de forrige verktøyene ikke passet perfekt, var begrenset samarbeid. Med GanttPRO ble dette forbedret både internt og eksternt: «I tillegg til eksport bruker vi samarbeidsfunksjonen, slik at kunden vår kan holde seg oppdatert gjennom statusoppfølging.»
For Amit var det som skilte seg mest ut personlig, samarbeidet med andre teammedlemmer på oppgavenivå: «En av de mest verdifulle funksjonene for meg er muligheten til å holde dokumenter og følge med på svar etter hvert som de kommer inn. Hver oppgave inkluderer nå kommentarer, så teamet kan enkelt gå tilbake og se nøyaktig hva som skjer. Og hvis noe er forsinket, kan vi tydelig se status, hvem som er tildelt, og hvilke tiltak som iverksettes, alt i et enkelt grensesnitt.»
Innvirkning
Hvordan ser arbeidet ditt ut nå med GanttPRO?
«Det et verktøy bør gjøre, er å gjøre det mulig for mennesker å forstå raskt hvor ting står, uten å måtte bruke tid på å sette sammen informasjon. Når de kommer tilbake etter en pause, bør de enkelt kunne fortsette der de slapp ved å avgrense oppgavene sine og prosjektsammenhengen på få sekunder.»
Nå representerer GanttPRO måten teamet tilnærmer seg prosjektstyring på. Brukt av rundt 20 medlemmer, har enkelheten kombinert med et bredt spekter av funksjoner omgjort samarbeid fra kaos til et strukturert datamiljø, der arbeid er lett å navigere i, ansvaret er tydelig og fremdriften er umiddelbart synlig.