Amicus: levar colaboração, acompanhamento de status e documentação para um fluxo de trabalho unificado com o GanttPRO
“Precisávamos de algo simples de usar. Antes, tentamos diferentes ferramentas, mas nenhuma delas combinava boa colaboração, acompanhamento de status, suporte a anexos e comentários. O GanttPRO resolveu esse problema.”
Uma história sobre como sair de ferramentas fragmentadas e da coordenação manual para um fluxo de trabalho unificado, onde colaboração, acompanhamento de status e documentação se reúnem em um só lugar.
Visão geral da empresa
Empresa: Amicus
Papéis entrevistados: Amit Mendiratta, Vice-Presidente
Tipos de projeto: sourcing estratégico, onboarding de fornecedores, otimização de custos e configuração da cadeia de suprimentos com vários stakeholders envolvidos
Pressões externas: dependência de cronogramas e coordenação com fornecedores, necessidade de priorização devido a diferentes níveis de urgência
Histórico da ferramenta: MS Project, Excel, Monday
Problemas identificados: recursos limitados para colaboração, fraca rastreabilidade de status e suporte inadequado para anexos em ferramentas anteriores.
Resumo
Contexto da empresa
Qual é o foco da sua empresa?
A Amicus é uma empresa de serviços de compras e supply chain que ajuda as organizações a encontrar materiais, gerenciar fornecedores e otimizar os processos de aquisição em operações complexas com muitos stakeholders. Em média, o projeto dura até 6 meses, envolve uma coordenação próxima com o cliente e requer priorização contínua, pois iniciativas urgentes podem surgir.
“Nosso trabalho é bastante detalhado: lidamos com diferentes tipos de projeto, ciascuno exigindo uma abordagem própria, com muitas atividades em paralelo, documentação extensa e uma colaboração próxima do time. Dependendo do projeto, ainda usamos várias plataformas, mas a maior parte do escopo foi movida para o GanttPRO.”
Precisávamos de algo simples de usar. Antes, testamos ferramentas diferentes, mas nenhuma combinava bem colaboração, acompanhamento de status, suporte a anexos e comentários. O GanttPRO resolveu esse problema.
Desafios
Como era sua abordagem antes do GanttPRO?
Antes da implementação do GanttPRO, a equipe havia testado uma variedade de ferramentas, desde o Excel até o Monday, Asana e o MS Project. Mas ainda restavam alguns problemas: dependência de um único gerente de projetos, trabalho manual demais e falta de funcionalidades cruciais.
“Nós estávamos gerenciando projetos dentro de uma estrutura organizada há algum tempo, mas alguns elementos ainda eram tratados manualmente e exigiam reuniões adicionais de sincronização, o que criava uma carga desnecessária para uma pessoa. O GanttPRO ajudou a remover esse excesso, criando um sistema em que todos podem contribuir, atualizar o próprio status e manter o gerente de projetos informado antes das discussões.”
“Precisávamos de algo simples de usar. Antes, testamos diferentes ferramentas, mas nenhuma delas combinava boa colaboração, acompanhamento de status, suporte a anexos e a comentários no mesmo lugar. O GanttPRO resolveu esse problema.”
Solução
“O que realmente funcionou para nossas necessidades foram os campos personalizados. Eles nos permitem organizar os detalhes do projeto e do cliente, priorizar quais itens devem ser tratados primeiro e atribuir recursos com base nessas prioridades. Em geral, depois disso, estruturamos os projetos em portfólios com base em semelhanças no tipo de projeto para o relatório interno. A capacidade de gerenciar projetos e portfólios e fazer isso de forma tão simples é, sem dúvida, o melhor.”
Exportação tornou-se uma parte importante dos processos internos ligados à análise e ao armazenamento de dados. «Exportamos dados no formato XML e, em seguida, ou os armazenamos para fins de arquivamento, ou carregamos novamente as informações necessárias de volta no nosso ERP ou em qualquer outro aplicativo interno».
Uma das razões pelas quais as ferramentas anteriores não eram uma combinação perfeita era a colaboração limitada. Com o GanttPRO, ela melhorou tanto internamente quanto externamente: “Além do recurso de exportação, também usamos a função de colaboração para que nosso cliente possa acompanhar o contexto com o rastreamento do status.”
Para o Amit, o destaque foi a colaboração com outros membros da equipe no nível das tarefas: “Um dos recursos mais valiosos para mim é a capacidade de manter documentos e acompanhar as respostas à medida que elas chegam. Agora, cada tarefa inclui comentários, então o time consegue voltar facilmente e ver exatamente o que está acontecendo. E se alguma coisa estiver atrasada, conseguimos visualizar claramente o status, o responsável e as ações que estão sendo tomadas, tudo em uma interface simples.”
Impacto
Como é o seu trabalho agora com o GanttPRO?
“O que uma ferramenta deve fazer é ajudar as pessoas a entender rapidamente como as coisas estão, sem gastar tempo juntando informações. Ao voltar depois de uma pausa, elas devem conseguir retomar facilmente de onde pararam, restringindo suas tarefas e o contexto do projeto em questão de segundos.”
Agora, o GanttPRO representa a forma como a equipe aborda a gestão de projetos. Usado por cerca de 20 membros, sua simplicidade combinada com uma gama de recursos transformou a colaboração do caos em um ambiente de dados estruturado, em que o trabalho é fácil de acompanhar, as responsabilidades estão claras e o progresso é instantaneamente visível.