Amicus: Zusammenarbeit, Statusverfolgung und Dokumentation in einem einheitlichen Workflow mit GanttPRO
„Wir brauchten etwas, das einfach zu bedienen ist. Zuvor haben wir verschiedene Tools ausprobiert, aber keines von ihnen kombinierte gute Zusammenarbeit, Statusverfolgung, Unterstützung für Anhänge und Kommentare. GanttPRO hat dieses Problem gelöst.“
Eine Geschichte darüber, wie man von fragmentierten Tools und manueller Abstimmung zu einem einheitlichen Workflow wechselt, in dem Zusammenarbeit, Statusverfolgung und Dokumentation an einem Ort zusammenkommen.
Unternehmensübersicht
Unternehmen: Amicus
Interviews mit: Amit Mendiratta, Vice President
Projektarten: strategische Beschaffung, Lieferanten-Onboarding, Kostenoptimierung sowie Aufbau der Lieferkette mit mehreren beteiligten Stakeholdern
Externe Einflüsse: Abhängigkeit von Zeitplänen und Abstimmung mit Lieferanten, Bedarf an Priorisierung aufgrund unterschiedlicher Dringlichkeitsgrade
Tool-Verlauf: MS Project, Excel, Monday
Hinweise auf Probleme: eingeschränkte Kollaborationsmöglichkeiten, schwaches Status-Tracking und unzureichender Support für Anhänge in früheren Tools.
Zusammenfassung
Unternehmenshintergrund
Worauf konzentriert sich Ihr Unternehmen?
Amicus ist ein Dienstleistungsunternehmen für Beschaffung und Supply-Chain-Services, das Organisationen dabei unterstützt, Materialien zu beschaffen, Lieferanten zu verwalten und die Einkaufsprozesse in komplexen, mehrteiligen Abläufen mit vielen Stakeholdern zu optimieren. Das Projekt läuft im Durchschnitt bis zu 6 Monate, erfordert eine enge Abstimmung mit dem Kunden und eine fortlaufende Priorisierung, da jederzeit dringende Initiativen auftreten können.
„Unsere Arbeit ist ziemlich differenziert: Wir arbeiten mit unterschiedlichen Projekttypen, die jeweils einen eigenen Ansatz erfordern. Dabei laufen viele Aktivitäten parallel, es gibt eine umfangreiche Dokumentation und die Zusammenarbeit im Team ist sehr eng. Je nach Projekt nutzen wir zwar noch verschiedene Plattformen, aber der Großteil des Leistungsumfangs wurde bereits auf GanttPRO verlagert.“
Wir brauchten etwas, das einfach zu verwenden ist. Zuvor haben wir verschiedene Tools ausprobiert, aber keines verband gute Zusammenarbeit, Statusverfolgung, die Unterstützung von Anhängen und Kommentaren. GanttPRO hat dieses Problem gelöst.
Herausforderung
Wie sah Ihr Ansatz vor GanttPRO aus?
Bevor GanttPRO eingeführt wurde, hatte das Team eine Reihe von Tools ausprobiert – von Excel bis Monday, Asana und MS Project. Doch trotz allem blieben Probleme bestehen: die Abhängigkeit von einem einzigen Projektmanager, zu viel manueller Aufwand und das Fehlen entscheidender Funktionen.
„Wir haben Projekte schon einige Zeit lang in einem strukturierten Rahmen verwaltet, aber bestimmte Elemente wurden noch manuell erledigt und erforderten zusätzliche Abstimmungstermine, wodurch unnötige Arbeit für eine Person entstand. GanttPRO hat diese Überlastung beseitigt, indem ein System geschaffen wurde, in dem alle beitragen, ihren Status aktualisieren und den Projektmanager vor den Gesprächen über Änderungen informieren können.“
„Wir brauchten etwas, das einfach zu bedienen ist. Zuvor haben wir verschiedene Tools getestet, aber keines davon vereinte eine gute Zusammenarbeit, Statusverfolgung, Unterstützung für Anhänge und Kommentare an einem einzigen Ort. GanttPRO hat dieses Problem gelöst.“
Lösung
„Was für unsere Anforderungen wirklich funktioniert hat, waren die benutzerdefinierten Felder. Sie ermöglichen es uns, Projekt- und Kundendetails zu organisieren, zu priorisieren, welche Punkte zuerst bearbeitet werden sollen, und Ressourcen anhand dieser Prioritäten zuzuweisen. Darauf folgt normalerweise die Strukturierung von Projekten in Portfolios auf Basis von Ähnlichkeiten im Projekttyp für das interne Reporting. Die Möglichkeit, sowohl Projekte als auch Portfolios zu verwalten – und das so einfach, wie es hier möglich ist – ist der beste Teil.“
Der Export ist ein wichtiger Bestandteil interner Prozesse geworden, die mit Analysen und der Speicherung von Daten zu tun haben. „Wir exportieren Daten im XML-Format und speichern sie anschließend entweder für Archivierungszwecke oder laden die benötigten Informationen zurück in unser ERP oder in eine andere interne Anwendung.“
Einer der Gründe, warum die vorherigen Tools nicht wirklich perfekt zu unseren Anforderungen passten, lag in der eingeschränkten Zusammenarbeit. Mit GanttPRO wurde das sowohl intern als auch extern verbessert: „Zusätzlich zum Export nutzen wir die Zusammenarbeitsfunktion, damit unser Kunde mithilfe des Status-Trackings im Bild bleibt.“
Für Amit war der besonders herausragende Punkt die Zusammenarbeit mit anderen Teammitgliedern aufgabenbezogen: „Eines der wertvollsten Features für mich ist die Möglichkeit, Dokumente zu speichern und die Antworten zu verfolgen, sobald sie eingehen. Jede Aufgabe enthält jetzt Kommentare, sodass das Team problemlos zurückgehen und genau sehen kann, was gerade passiert. Und wenn etwas verzögert wird, erkennen wir klar den Status, den Verantwortlichen und die gerade durchgeführten Aktionen – alles in einer einfachen Oberfläche.“
Auswirkungen
Wie sieht Ihre Arbeit jetzt mit GanttPRO aus?
„Was ein Tool wirklich können sollte, ist, dass Menschen schnell verstehen, wie der aktuelle Stand ist, ohne Zeit damit zu verbringen, Informationen mühsam zusammensetzen zu müssen. Wenn sie nach einer Pause zurückkommen, sollten sie in der Lage sein, in wenigen Sekunden dort wieder anzusetzen, wo sie aufgehört haben, indem sie ihre Aufgaben und den Projektkontext gezielt eingrenzen.“
Heute bildet GanttPRO die Art ab, wie das Team Projektmanagement angeht. Von rund 20 Teammitgliedern genutzt, hat die Kombination aus Einfachheit und einer Vielzahl von Funktionen die Zusammenarbeit vom Chaos in eine strukturierte Datenumgebung verwandelt: Die Arbeit ist leicht zu überblicken, Verantwortlichkeiten sind klar und der Fortschritt ist sofort sichtbar.