Amicus: об’єднання співпраці, відстеження статусів і документації в єдиний робочий процес за допомогою GanttPRO
«Нам потрібен був простий і зручний інструмент. Раніше ми пробували різні платформи, але жодна з них не поєднувала якісну спільну роботу, відстеження статусів, можливість додавати вкладення та залишати коментарі. GanttPRO вирішив цю проблему».
Історія про перехід від розрізнених інструментів і ручної координації до єдиного робочого процесу, де співпраця, відстеження статусів і документація зібрані в одному місці.
Огляд компанії
Компанія: Amicus
Посади, з якими проводили інтерв’ю: Амит Мендиратта, віцепрезидент
Типи проєктів: стратегічні закупівлі, онбординг постачальників, оптимізація витрат і налаштування ланцюга постачання за участі кількох зацікавлених сторін
Зовнішні фактори: залежність від термінів і координація з підрядниками, необхідність розставляти пріоритети через різний рівень терміновості
Історія інструменту: MS Project, Excel, Monday
Виявлені проблеми: обмежені можливості для спільної роботи, слабке відстеження статусів і недостатня підтримка вкладень у попередніх інструментах.
Резюме
Контекст компанії
На чому зосереджена ваша компанія?
Amicus — це компанія, що надає послуги з закупівель і керування ланцюгами постачання та допомагає організаціям знаходити матеріали, керувати постачальниками й оптимізувати закупівельні процеси в складних операціях за участі багатьох зацікавлених сторін. У середньому проєкт триває до 6 місяців, передбачає тісну координацію з клієнтом і потребує постійного пріоритизування, адже термінові ініціативи можуть з’являтися будь-коли.
«Наша робота доволі багатошарова: ми працюємо з різними типами проєктів, і кожен потребує власного підходу. Багато процесів ідуть паралельно, документації багато, а взаємодія всередині команди постійна. Залежно від проєкту ми все ще використовуємо різні платформи, але більшу частину процесів уже перенесли в GanttPRO».
Нам потрібно було щось просте у використанні. Раніше ми пробували різні інструменти, але жоден із них не поєднував добре співпрацю, відстеження статусів, підтримку вкладень і коментарів. GanttPRO вирішив цю проблему.
Виклик
Як виглядав ваш підхід до GanttPRO?
До впровадження GanttPRO команда вже пробувала низку інструментів — від Excel до Monday, Asana та MS Project. Але залежність від одного проєктного менеджера, надмірна ручна робота та брак ключових функцій залишалися.
«Ми вже певний час керували проєктами в структурованій системі, але деякі елементи все ще виконувалися вручну та вимагали додаткових зустрічей для синхронізації, що створювало зайве навантаження для однієї людини. GanttPRO допоміг прибрати цей перегруз: тепер кожен може вносити свій вклад, оновлювати свій статус і тримати проєктного менеджера в курсі змін до початку обговорень».
«Нам потрібен був простий і зрозумілий інструмент. До цього ми пробували різні платформи, але жодна з них не поєднувала в одному місці зручну співпрацю, статусы, вкладення та коментарі. GanttPRO закрив це питання».
Рішення
«Найкраще для наших потреб спрацювали кастомні поля. Вони дають нам змогу впорядковувати дані про проєкти та клієнтів, визначати пріоритети того, що потрібно опрацювати в першу чергу, і призначати ресурси відповідно до цих пріоритетів. Зазвичай далі ми структуруємо проєкти в портфелі за подібністю типів проєктів для внутрішньої звітності. Можливість керувати і проєктами, і портфелями та робити це так просто — це найкраща частина.»
Експорт став важливою частиною внутрішніх процесів, пов’язаних з аналітикою та зберіганням даних. «Ми експортуємо дані у форматі XML, а далі або архівуємо їх, або завантажуємо назад потрібну інформацію в нашу ERP-систему чи будь-яку іншу внутрішню програму» .
Однією з причин, чому попередні інструменти не були ідеальним відповідником, була обмежена співпраця. З GanttPRO її покращили як усередині, так і назовні: «Крім експорту, ми також використовуємо функцію співпраці, щоб наш клієнт залишався в контексті завдяки відстеженню статусів».
Для Аміта найважливішим виявився аспект співпраці з іншими членами команди на рівні окремих задач: «Одна з найцінніших для мене можливостей — зберігати документи й відстежувати відповіді в міру їх надходження. Тепер кожна задача містить коментарі, тож команда легко може повернутися й побачити, що саме відбувається. А якщо щось затримується, ми чітко бачимо статус, відповідального та дії, які виконуються, — усе в простому інтерфейсі».
Вплив
Як зараз виглядає ваша робота з GanttPRO?
“Те, що має робити інструмент, — допомагати людям швидко розуміти, як зараз ідуть справи, не витрачаючи час на те, щоб збирати інформацію докупи. Коли вони повертаються після перерви, вони мають без труднощів відновити роботу з того місця, на якому зупинилися: потрібно лише за кілька секунд звузити свої задачі та контекст проєкту.”
Нині GanttPRO відображає підхід команди до керування проєктами. Його використовують приблизно 20 учасників. Поєднання простоти й широкого набору функцій перетворило співпрацю з хаосу на структуроване середовище даних — там роботу легко переглядати, відповідальність чітка, а прогрес видно миттєво.