Amicus: przeniesienie współpracy, śledzenia statusu i dokumentacji do ujednoliconego procesu z GanttPRO
„Potrzebowaliśmy czegoś, co jest proste w użyciu. Wcześniej próbowaliśmy różnych narzędzi, ale żadne z nich nie łączyło dobrej współpracy, śledzenia statusu, obsługi załączników i komentarzy. GanttPRO rozwiązał ten problem.”
Historia o przejściu od rozproszonych narzędzi i ręcznej koordynacji do ujednoliconego procesu, w którym współpraca, śledzenie statusu i dokumentacja są zebrane w jednym miejscu.
Przegląd firmy
Firma: Amicus
Rozmówcy: Amit Mendiratta, Wiceprezes
Typy projektów: strategic sourcing, wdrożenie dostawców, optymalizacja kosztów oraz konfiguracja łańcucha dostaw z udziałem wielu interesariuszy
Czynniki zewnętrzne: zależność od harmonogramów i koordynacja z dostawcami, potrzeba priorytetyzacji ze względu na różne poziomy pilności
Historia narzędzia: MS Project, Excel, Monday
Zasygnalizowane problemy: ograniczone możliwości współpracy, słabe śledzenie statusu oraz niewystarczające wsparcie dla załączników w poprzednich narzędziach.
Podsumowanie
Tło firmy
Na czym koncentruje się Twoja firma?
Amicus to firma świadcząca usługi w zakresie zakupów i zarządzania łańcuchem dostaw, która pomaga organizacjom pozyskiwać materiały, zarządzać dostawcami i optymalizować procesy zakupowe w złożonych działaniach z udziałem wielu interesariuszy. Projekt przeciętnie trwa do 6 miesięcy, wymaga ścisłej koordynacji z klientem i ciągłego ustalania priorytetów, ponieważ mogą pojawiać się pilne inicjatywy.
„Nasza praca jest dość zniuansowana: zajmujemy się różnymi typami projektów, a każdy z nich wymaga własnego podejścia. Wiele działań realizuje się równolegle, dokumentacja jest obszerna, a współpraca zespołowa odbywa się blisko i konsekwentnie. W zależności od projektu nadal korzystamy z różnych platform, ale większość zakresu została już przeniesiona do GanttPRO”.
Potrzebowaliśmy czegoś prostego w obsłudze. Wcześniej próbowaliśmy różnych narzędzi, ale żadne z nich nie łączyło w dobry sposób współpracy, śledzenia statusu, obsługi załączników i komentarzy. GanttPRO rozwiązał ten problem.
Problem
Jak wyglądało twoje podejście przed GanttPRO?
Zanim wdrożono GanttPRO, zespół testował wiele narzędzi — od Excela po Monday, Asanę i MS Project. Mimo to wciąż pozostawały problemy: zależność od jednego project managera, zbyt dużo pracy ręcznej oraz brak kluczowych funkcji.
„Przez pewien czas zarządzaliśmy projektami w uporządkowanych ramach, ale niektóre elementy nadal były obsługiwane ręcznie i wymagały dodatkowych spotkań synchronizacyjnych, co tworzyło niepotrzebne obciążenie dla jednej osoby. GanttPRO pomogło zlikwidować ten nadmiar pracy, tworząc system, w którym każdy może się przyłączać, aktualizować swój status i informować project managera przed dyskusjami.”
„Potrzebowaliśmy czegoś prostego w użyciu. Wcześniej próbowaliśmy różnych narzędzi, ale żadne z nich nie łączyło w jednym miejscu dobrej współpracy, śledzenia statusów, obsługi załączników i komentarzy. GanttPRO rozwiązało ten problem.”
Rozwiązanie
„To, co naprawdę sprawdziło się w naszym przypadku, to pola niestandardowe. Umożliwiają nam organizowanie szczegółów projektu i klienta, nadawanie priorytetów temu, co należy zająć się w pierwszej kolejności, oraz przydzielanie zasobów na podstawie tych priorytetów. Następnie zwykle strukturyzujemy projekty w portfolia w oparciu o podobieństwa w typie projektu, aby przygotować raportowanie wewnętrzne. Możliwość prowadzenia zarówno projektów, jak i portfolio oraz robienie tego w tak prosty sposób to najlepsza część.”
Eksport stał się ważną częścią wewnętrznych procesów związanych z analityką i przechowywaniem danych. „Eksportujemy dane w formacie XML, a następnie albo przechowujemy je do celów archiwizacji, albo wgrywamy z powrotem wymagane informacje do naszego systemu ERP lub dowolnej innej aplikacji wewnętrznej”.
Jednym z powodów, dla których wcześniejsze narzędzia nie były idealnym dopasowaniem, była ograniczona współpraca. Dzięki GanttPRO udało się ją poprawić zarówno wewnętrznie, jak i zewnętrznie: „Oprócz eksportu korzystamy także z funkcji współpracy, aby nasz klient mógł pozostawać w kontekście dzięki śledzeniu statusów.”
Dla Ameta szczególnie wyróżniającym elementem była współpraca z innymi członkami zespołu na poziomie zadań: „Jedną z najcenniejszych funkcji dla mnie jest możliwość przechowywania dokumentów i śledzenia odpowiedzi, gdy tylko napływają. Każde zadanie ma teraz komentarze, dzięki czemu zespół może łatwo wrócić i zobaczyć dokładnie, co się dzieje. A jeśli coś się opóźnia, możemy jasno zobaczyć status, osobę odpowiedzialną i podejmowane działania — wszystko w prostym interfejsie.”
Wpływ
Jak teraz wygląda twoja praca z GanttPRO?
„Dobre narzędzie powinno sprawiać, że ludzie szybko rozumieją, na jakim etapie są sprawy, bez konieczności składania informacji w całość. Gdy wracają po przerwie, powinni móc łatwo wrócić do miejsca, w którym skończyli, zawężając swoje zadania i kontekst projektu w ciągu kilku sekund.”
Obecnie GanttPRO odzwierciedla sposób, w jaki zespół podchodzi do zarządzania projektami. Używane przez około 20 osób, połączenie prostoty i szerokiej gamy funkcji przekształciło współpracę z chaosu w uporządkowane środowisko danych — w którym łatwo nawigować po pracy, role i odpowiedzialności są jasno określone, a postęp jest natychmiast widoczny.