Amicus: yhteistyön, tilan seurannan ja dokumentoinnin yhdistäminen yhdeksi yhtenäiseksi työnkuluksi GanttPRO:n avulla
”Tarvitsimme jotain, joka on helppokäyttöinen. Aiemmin kokeilimme erilaisia työkaluja, mutta mikään niistä ei yhdistänyt hyvää yhteistyötä, tilan seurantaa, liitteiden ja kommenttien tukea. GanttPRO ratkaisi tämän ongelman.”
Tarina siitä, miten siirryttiin hajanaisista työkaluista ja manuaalisesta koordinoinnista yhtenäiseen työnkulkuun, jossa yhteistyö, tilan seuranta ja dokumentointi tuodaan yhteen paikkaan.
Yrityksen yleiskatsaus
Yritys: Amicus
Haastatellut roolit: Amit Mendiratta, varapresident
Projektityypit: strateginen hankinta, toimittajien käyttöönotto, kustannusten optimointi ja toimitusketjun määrittäminen, jossa mukana useita sidosryhmiä.
Ulkoinen paine: riippuvuus aikatauluista ja toimittajien koordinoinnista, tarve asettaa prioriteetteja erilaisten kiireystasojen vuoksi.
Työkaluhistoria: MS Project, Excel, Monday
Esitetyt ongelmat: rajalliset yhteistyöominaisuudet, heikko tilan seuranta ja riittämätön tuki liitteille aiemmissa työkaluissa.
Yhteenveto
Yrityksen tausta
Mihin yrityksesi keskittyy?
Amicus on hankinta- ja toimitusketjupalveluihin erikoistunut yritys, joka auttaa organisaatioita hankkimaan materiaaleja, hallitsemaan toimittajia ja optimoimaan hankintaprosesseja monimutkaisissa, useita sidosryhmiä sisältävissä toimintaympäristöissä. Projekti kestää keskimäärin enintään 6 kuukautta, edellyttää tiivistä yhteistyötä asiakkaan kanssa ja vaatii jatkuvaa priorisointia, koska kiireellisiä aloitteita voi ilmaantua milloin tahansa.
”Työmme on varsin vivahteikasta: käsittelemme erilaisia projektityyppejä, joista jokainen edellyttää omanlaistaan lähestymistapaa. Monet toiminnot etenevät rinnakkain, dokumentaatiota on runsaasti ja tiimien välinen yhteistyö on tiivistä. Projektista riippuen käytämme edelleen useita alustoja, mutta suurin osa laajuudesta on siirretty GanttPRO:hon.”
Meidän piti löytää jotain, joka oli helppo käyttää. Aiemmin kokeilimme erilaisia työkaluja, mutta mikään niistä ei yhdistänyt hyvin sujuvaa yhteistyötä, tilan seurantaa, liitteiden tukea ja kommentointia. GanttPRO ratkaisi tämän ongelman.
Taistelu
Miltä lähestymistapasi näytti ennen GanttPRO:ta?
Ennen kuin GanttPRO otettiin käyttöön, tiimi oli kokeillut monenlaisia työkaluja Excelistä Mondayhin, Asanaan ja MS Projectiin. Ongelmat eivät kuitenkaan kadonneet: riippuvuus yhdestä projektipäälliköstä, liikaa manuaalista työtä ja ratkaisevien ominaisuuksien puute.
“Olimme hallinnoineet projekteja jäsennellyssä kehyksessä jo jonkin aikaa, mutta tietyt osat hoidettiin silti manuaalisesti ja ne vaativat lisää synkronointikokouksia, mikä loi tarpeetonta työkuormaa yhdelle henkilölle. GanttPRO auttoi poistamaan tämän ylikuormituksen luomalla järjestelmän, jossa kaikki voivat osallistua, päivittää oman tilansa ja pitää projektipäällikön ajan tasalla ennen keskusteluja.”
“Me tarvitsimme jotain, joka on helppo käyttää. Aiemmin kokeilimme erilaisia työkaluja, mutta mikään niistä ei yhdistänyt hyvää yhteistyötä, tilan seurantaa, liitteiden ja kommenttien tukea samaan paikkaan. GanttPRO ratkaisi tämän ongelman.”
Ratkaisu
“Se, mikä todella toimi juuri meidän tarpeisiimme, olivat mukautetut kentät. Niiden avulla voimme jäsentää projektin ja asiakkaan tiedot, priorisoida, mitkä kohteet tulee hoitaa ensin, ja kohdistaa resursseja näiden prioriteettien perusteella. Sen jälkeen projektit yleensä ryhmitellään portfolioksi samankaltaisten projektityyppien mukaan sisäistä raportointia varten. Sekä projektien että portfolioiden hallinta — ja vielä niin yksinkertaisesti — on parasta.”
Vienti on tullut tärkeäksi osaksi sisäisiä prosesseja, jotka liittyvät analytiikkaan ja datan tallentamiseen. “Vi viemme tiedot XML-muodossa, ja sitten joko tallennamme ne arkistointia varten tai lataamme tarvittavat tiedot takaisin ERP-järjestelmäämme tai mihin tahansa muuhun sisäiseen sovellukseen.”
Yksi syy siihen, miksi aiemmat työkalut eivät olleet täysin sopiva ratkaisu, oli rajallinen yhteistyö. GanttPRO:n avulla yhteistyötä parannettiin sekä sisäisesti että ulkoisesti: “Viennin lisäksi käytämme yhteistyötoimintoa, jotta asiakkaamme pysyy asiayhteydessä statuksen seurannan avulla.”
Amitille henkilökohtaisesti parasta oli yhteistyö muiden tiimin jäsenten kanssa tehtävätasolla: ”Yksi arvokkaimmista ominaisuuksista minulle on mahdollisuus säilyttää dokumentteja ja seurata vastauksia heti, kun ne tulevat. Nyt jokaisessa tehtävässä on kommentteja, joten tiimi voi helposti palata takaisin ja nähdä täsmälleen, mitä on tapahtumassa. Ja jos jokin viivästyy, näemme selkeästi tilan, vastuuhenkilön ja mitä toimia tehdään — kaikki yhdessä yksinkertaisessa käyttöliittymässä.”
Vaikutus
Miltä työsi näyttää nyt GanttPRO:n kanssa?
“Hyvän työkalun tulisi auttaa ihmisiä ymmärtämään nopeasti, missä mennään, ilman että heidän tarvitsee käyttää aikaa tietojen kokoamiseen palanen kerrallaan. Kun he palaavat tauon jälkeen, heidän pitäisi pystyä jatkamaan helposti siitä, mihin jäivät, rajata omat tehtävänsä ja projektin konteksti muutamassa sekunnissa.”
Nyt GanttPRO kuvaa sitä, miten tiimi lähestyy projektinhallintaa. Sitä käyttää noin 20 henkilöä, ja sen yksinkertaisuus yhdistettynä monipuoliseen ominaisuusvalikoimaan on muuttanut yhteistyön kaaoksesta jäsennellyksi tietoympäristöksi — missä työtä on helppo selata, vastuut ovat selkeät ja edistyminen näkyy heti.