Amicus: portare collaborazione, monitoraggio dello stato e documentazione in un flusso di lavoro unificato con GanttPRO
«Avevamo bisogno di qualcosa di semplice da usare. In precedenza abbiamo provato strumenti diversi, ma nessuno di essi combinava una buona collaborazione, il monitoraggio dello stato, il supporto per allegati e commenti. GanttPRO ha risolto questo problema».
Una storia sul passaggio da strumenti frammentati e coordinamento manuale a un flusso di lavoro unificato, in cui collaborazione, monitoraggio dello stato e documentazione si ritrovano in un unico posto.
Panoramica dell'azienda
Azienda: Amicus
Ruoli intervistati: Amit Mendiratta, Vice President
Tipi di progetto: approvvigionamento strategico, onboarding dei fornitori, ottimizzazione dei costi e configurazione della supply chain con più stakeholder coinvolti
Pressioni esterne: dipendenza dalle tempistiche e coordinamento con i fornitori, necessità di dare priorità a causa di livelli di urgenza diversi
Storia dello strumento: MS Project, Excel, Monday
Problemi evidenziati: capacità di collaborazione limitate, scarso monitoraggio dello stato e supporto insufficiente per gli allegati negli strumenti precedenti.
Riepilogo
Contesto aziendale
Su cosa si concentra la Sua azienda?
Amicus è un’azienda di servizi per gli acquisti e la gestione della supply chain che aiuta le organizzazioni a reperire materiali, gestire i fornitori e ottimizzare i processi di acquisto in operazioni complesse con molti stakeholder. Il progetto, in media, dura fino a 6 mesi, richiede un coordinamento stretto con il cliente e necessita di una prioritizzazione continua, poiché possono emergere iniziative urgenti.
“Il nostro lavoro è piuttosto articolato: gestiamo diversi tipi di progetto, ciascuno con un approccio dedicato, con molte attività che procedono in parallelo, una documentazione estesa e una stretta collaborazione tra i team. A seconda del progetto, utilizziamo ancora varie piattaforme, ma la maggior parte dell’ambito è stata spostata su GanttPRO.”
Ci serviva qualcosa di semplice da usare. In precedenza, abbiamo provato strumenti diversi, ma nessuno di essi combinava bene collaborazione, tracciamento dello stato, supporto per allegati e commenti. GanttPRO ha risolto questo problema.
Difficoltà
Com'era il Suo approccio prima di GanttPRO?
Prima dell’implementazione di GanttPRO, il team aveva provato diversi strumenti, da Excel a Monday, Asana e MS Project. Tuttavia, restavano ancora alcuni problemi: la dipendenza da un solo project manager, troppo lavoro manuale e la mancanza di funzionalità fondamentali.
“Gestivamo i progetti in un framework strutturato da qualche tempo, ma alcuni elementi venivano ancora gestiti manualmente e richiedevano ulteriori riunioni di sincronizzazione, creando un carico di lavoro non necessario per una sola persona. GanttPRO ha aiutato a rimuovere questo sovraccarico creando un sistema in cui tutti possono contribuire, aggiornare il proprio stato e tenere informato il project manager prima delle discussioni.”
“Avevamo bisogno di qualcosa di semplice da usare. In precedenza avevamo provato strumenti diversi, ma nessuno di essi univa una buona collaborazione, il monitoraggio dello stato, il supporto per gli allegati e la possibilità di inserire commenti in un unico posto. GanttPRO ha risolto questo problema.”
Soluzione
“Quello che davvero ha funzionato per le nostre esigenze sono stati i campi personalizzati. Ci consentono di organizzare i dettagli del progetto e del cliente, dare priorità a ciò che va gestito per primo e assegnare le risorse in base a queste priorità. Di solito, dopo, strutturiamo i progetti in portfolio in base alle somiglianze del tipo di progetto per il reporting interno. La possibilità di gestire sia i progetti sia i portfolio, e farlo in modo così semplice, è la parte migliore.”
L’export è diventato una parte importante dei processi interni legati all’analisi e all’archiviazione dei dati. «Esportiamo i dati in formato XML e poi li archiviamo oppure carichiamo nuovamente le informazioni necessarie nel nostro ERP o in qualsiasi altra applicazione interna».
Uno dei motivi per cui gli strumenti precedenti non erano una soluzione perfetta era la collaborazione limitata. Con GanttPRO, è stata migliorata sia internamente sia esternamente: “Oltre all’export, utilizziamo la funzionalità di collaborazione così che il nostro cliente possa restare nel contesto grazie al monitoraggio dello stato.”
Per Amit, l’aspetto più importante è stato la collaborazione con gli altri membri del team a livello di singole attività: “Uno dei vantaggi più preziosi per me è la possibilità di conservare i documenti e tenere traccia delle risposte man mano che arrivano. Ora ogni attività include commenti, così il team può tornare facilmente indietro e vedere esattamente cosa sta succedendo. E se qualcosa è in ritardo, possiamo vedere con chiarezza lo stato, l’assegnatario e le azioni che vengono intraprese, tutto in un’interfaccia semplice.”
Impatto
Come appare il Suo lavoro ora con GanttPRO?
“Quello che uno strumento dovrebbe fare è aiutare le persone a capire subito qual è la situazione, senza dover perdere tempo a ricostruire le informazioni pezzo per pezzo. Quando tornano da una pausa, devono poter riprendere facilmente da dove avevano lasciato, restringendo le proprie attività e il contesto del progetto in pochi secondi.”
Oggi GanttPRO rappresenta il modo in cui il team affronta la gestione dei progetti. Usato da circa 20 persone, la sua semplicità unita a un’ampia gamma di funzioni ha trasformato la collaborazione: dal caos a un ambiente di dati strutturato, dove il lavoro è facile da consultare, le responsabilità sono chiare e l’avanzamento è immediatamente visibile.