Amicus: GanttPRO로 통합 워크플로에 협업, 상태 추적, 문서를 모두 담기
“우리는 사용하기 쉬운 무언가가 필요했습니다. 이전에는 다양한 도구를 써봤지만, 그중 어디에도 좋은 협업, 상태 추적, 첨부 파일 및 코멘트 지원이 함께 제공되지는 않았습니다. GanttPRO가 이 문제를 해결했습니다.”
파편화된 도구와 수동적인 조정에서 통합 워크플로로 전환해, 협업, 상태 추적, 문서화를 한곳에 모은 이야기입니다.
기업 개요
외부 압박: 일정에 대한 의존과 협력사 조율, 긴급도 수준이 다른 만큼 우선순위를 정해야 함
도구 이력: MS Project, Excel, Monday
문제점: 제한적인 협업 기능, 미흡한 상태 추적, 이전 도구에서의 첨부 파일 지원 부족.
요약
기업 배경
귀사는 어떤 분야에 중점을 두고 있나요?
Amicus는 조달 및 공급망 서비스 회사로, 조직이 자재를 소싱하고 공급업체를 관리하며 복잡한 다수 이해관계자 운영 전반에서 구매 프로세스를 최적화하도록 돕습니다. 프로젝트는 평균적으로 최대 6개월이 소요되며, 고객과의 긴밀한 협업이 필요하고 긴급 이니셔티브가 언제든지 발생할 수 있어 지속적인 우선순위 조정이 요구됩니다.
“우리의 작업은 꽤 섬세합니다. 우리는 다양한 프로젝트 유형을 다루며, 각 프로젝트는 고유한 접근 방식이 필요합니다. 여러 활동이 병렬로 진행되고, 방대한 문서가 있으며, 팀 간 협업도 매우 밀접합니다. 프로젝트에 따라 여전히 여러 플랫폼을 사용하지만, 대부분의 범위는 이미 GanttPRO로 옮겼습니다.”
우리는 사용하기 쉬운 무언가가 필요했습니다. 이전에는 여러 도구를 사용해 봤지만, 그 어떤 도구도 원활한 협업, 상태 추적, 첨부 파일, 코멘트 지원을 제대로 함께 제공하지 못했습니다. GanttPRO가 이 문제를 해결해 주었습니다.
고민
GanttPRO 도입 전에는 어떤 방식으로 업무를 처리했나요?
GanttPRO를 도입하기 전, 팀은 Excel부터 Monday, Asana, MS Project까지 다양한 도구를 사용해 봤습니다. 하지만 여전히 남아 있던 문제들이 있었어요. 한 명의 프로젝트 매니저에 대한 의존, 너무 많은 수작업, 그리고 꼭 필요한 기능의 부재입니다.
“우리는 한동안 구조화된 프레임워크 안에서 프로젝트를 관리해 왔지만, 일부 요소는 여전히 수작업으로 처리해야 했고 추가 동기화 미팅이 필요해서 한 사람이 과도한 부담을 떠안게 됐습니다. GanttPRO는 모두가 참여하고, 자신의 상태를 업데이트하며, 논의가 시작되기 전에 프로젝트 매니저에게 정보를 공유할 수 있는 시스템을 만들어 이러한 과부하를 없애는 데 도움을 줬습니다.”
“저희에게는 사용하기 쉬운 무언가가 필요했습니다. 이전에는 여러 도구를 시험했지만, 그 어떤 도구도 좋은 협업, 상태 추적, 첨부파일과 코멘트 지원을 한곳에서 모두 결합하지는 못했습니다. GanttPRO가 이 문제를 해결해 줬습니다.”
솔루션
“저희에게 정말 잘 맞았던 것은 맞춤 필드였습니다. 이를 통해 프로젝트와 고객의 세부 정보를 정리하고, 먼저 처리해야 할 항목의 우선순위를 정하며, 그 우선순위에 따라 리소스를 배정할 수 있습니다. 보통 그 다음 단계로는, 내부 리포팅을 위해 프로젝트 유형이 비슷한 것끼리 묶어서 포트폴리오 형태로 구조화합니다. 프로젝트와 포트폴리오를 모두 관리할 수 있고, 그것도 이렇게 간단하게 할 수 있다는 점이 가장 좋은 부분입니다.”
내보내기(Export)는 분석과 데이터 저장과 관련된 내부 프로세스에서 중요한 부분이 되었습니다. “우리는 데이터를 XML 형식으로 내보낸 다음, 보관/아카이빙을 위해 저장하거나 필요한 정보를 다시 ERP 또는 다른 내부 애플리케이션에 업로드합니다.”
이전 도구들이 완벽하게 맞지 않았던 이유 중 하나는 협업 기능이 제한적이었기 때문입니다. GanttPRO에서는 내부적으로도, 외부적으로도 모두 개선되었습니다. “내보내기 기능 외에도, 저희는 collaboration feature를 사용해서 클라이언트가 상태 추적을 통해 프로젝트의 맥락을 계속 유지할 수 있도록 합니다.”
아미트에게는 개인적으로 팀원들과의 작업 단위 협업이 가장 두드러진 점이었습니다. “제가 가장 가치 있게 여기는 기능 중 하나는 문서를 보관하고 응답이 들어오는 대로 추적할 수 있다는 점입니다. 이제 각 작업에는 코멘트가 포함되어 있어서 팀이 쉽게 다시 돌아가 정확히 무엇이 일어나고 있는지 확인할 수 있어요. 그리고 뭔가 지연되면 상태, 담당자, 진행 중인 조치까지 단순한 인터페이스 안에서 명확히 볼 수 있습니다.”
성과
GanttPRO를 도입한 후 업무는 어떻게 달라졌나요?
“도구가 해야 할 일은 사람들이 정보를 여기저기 맞추느라 시간을 쓰지 않고도, 현재 상황이 어디인지 빠르게 이해할 수 있게 하는 것입니다. 휴식 후에 돌아왔을 때는 몇 초 안에 자신의 작업과 프로젝트 맥락을 좁혀서, 마지막에 멈췄던 지점부터 쉽게 다시 시작할 수 있어야 합니다.”
이제 GanttPRO는 팀이 프로젝트 관리를 접근하는 방식을 대변합니다. 약 20명이 사용하며, 단순함에 다양한 기능이 더해져 협업이 혼란에서 구조화된 데이터 환경으로 바뀌었습니다. 업무는 쉽게 탐색할 수 있고, 책임은 명확하며, 진행 상황은 즉시 확인할 수 있습니다.