Amicus: GanttPROでコラボレーション、ステータス追跡、ドキュメントを統一ワークフローに
「使いやすいものが必要でした。以前はいろいろなツールを試しましたが、どれも優れたコラボレーション、ステータスの追跡、添付ファイル、コメント対応をうまく組み合わせていませんでした。GanttPROがこの問題を解決しました。」
分断されたツールや手作業の調整から、コラボレーション、ステータス追跡、ドキュメントがひとつの場所に集約された統一ワークフローへの移行を描くストーリー。
会社概要
会社： Amicus
インタビューした役職： Amit Mendiratta、副社長
プロジェクトの種類： 戦略的調達、サプライヤーのオンボーディング、コスト最適化、複数の関係者が関与するサプライチェーンのセットアップ
外部からのプレッシャー： スケジュールへの依存とベンダーとの調整、緊急度の度合いが異なるため優先順位付けが必要
ツールの履歴： MS Project、Excel、Monday
示唆された問題： 限られたコラボレーション機能、弱いステータス追跡、過去のツールでの添付ファイル対応の不十分さ。
要約
会社の背景
あなたの会社は何に焦点を当てていますか？
Amicus は調達・サプライチェーン領域のサービス企業であり、組織が資材を調達し、サプライヤーを管理し、複雑な多ステークホルダー型の運用において購入プロセスを最適化できるよう支援します。プロジェクトは平均で最大 6 か月かかり、クライアントとの緊密な連携が必要で、緊急の取り組みが発生する可能性があるため継続的な優先順位付けが求められます。
「私たちの仕事はかなりきめ細かいものです。私たちはさまざまなプロジェクトタイプを扱い、それぞれに最適なアプローチが必要になります。多くの活動が並行して進み、資料・ドキュメントも充実しており、チームの連携も密に行います。プロジェクトによっては複数のプラットフォームをまだ使うこともありますが、全体の大半は GanttPRO に移行済みです。」
私たちには、使いやすいものが必要でした。以前はいろいろなツールを試しましたが、どれも共同作業、進捗（ステータス）管理、添付ファイル、コメント対応をうまくまとめてくれませんでした。GanttPROがこの問題を解決してくれました。
苦闘
GanttPRO の前にあなたのアプローチはどのようなものでしたか？
GanttPROを導入する前、チームはExcelからMonday、Asana、MS Projectまで、さまざまなツールを試していました。とはいえ、1人のプロジェクトマネージャーへの依存、手作業が多すぎること、そして重要な機能が不足していることは、依然として残っていました。
「私たちはしばらく構造化された枠組みの中でプロジェクトを管理していましたが、いくつかの要素はまだ手作業で対応しており、さらに追加の同期ミーティングが必要でした。その結果、特定の1人に不要な負担がかかっていました。GanttPROは、誰もが参加してステータスを更新し、議論の前にプロジェクトマネージャーへ情報を共有できる仕組みを作ることで、この過度な負担を取り除くのに役立ちました。」
「私たちに必要だったのは、使いやすいものです。以前はさまざまなツールを試しましたが、どれも良いコラボレーション、ステータス追跡、添付ファイル、コメント対応を1か所にまとめて提供していませんでした。GanttPROがこの課題を解決してくれました。」
ソリューション
「私たちの運用に本当に合っていたのは、カスタムフィールドです。これにより、プロジェクトとクライアントの情報を整理し、まず対応すべき項目に優先順位を付け、さらにその優先順位に基づいてリソースを割り当てられます。その後、内部レポートのために、プロジェクトの種類が似ているもの同士をまとめてポートフォリオとして構造化するのが一般的です。 プロジェクトとポートフォリオの両方を管理できて、それもこれほどシンプルにできる点が一番良いところです。」
エクスポートは、分析とデータ保存に関連する社内プロセスの重要な一部になりました。 「データをXML形式でエクスポートし、その後、アーカイブ用に保管するか、必要な情報をERPやその他の社内アプリケーションに再アップロードします。」
以前のツールが私たちのニーズに完全に合わなかった理由の一つは、コラボレーションが限られていたことです。GanttPROでは社内外の両方で改善されました。 「エクスポートに加えて、私たちは collaboration feature を活用しており、ステータスの追跡によってクライアントが常にプロジェクトの文脈を保てるようにしています。」
アミットにとって特に際立っていたのは、タスク単位での他のチームメンバーとのコラボレーションでした。「私にとって最も価値がある機能のひとつは、ドキュメントを保管し、届いた返信を追跡できることです。各タスクには今やコメントが含まれるようになったので、チームは簡単に振り返って、今まさに何が起きているかを正確に確認できます。そして、何かが遅れている場合でも、ステータス、担当者、実施されているアクションをすべてシンプルなインターフェースの中で明確に見ることができます。」
影響
GanttPROを使った今のあなたの仕事はどのようなものですか？
「ツールが本来できるべきなのは、人が情報をかみ砕いてつなぎ合わせるのに時間を費やすことなく、物事の状況をすぐに理解できるようにすることです。休憩のあとに戻ったときも、数秒以内に自分のタスクとプロジェクトの文脈を絞り込むことで、そこで止めていたところに簡単に復帰できるはずです。」
現在、GanttPROはチームのプロジェクト管理への取り組み方を体現しています。約20名が使用しており、シンプルさに加えて幅広い機能が揃ったことで、協力体制は混乱から整理されたデータ環境へと変わりました。仕事は迷わずに進められ、責任範囲は明確で、進捗は即座に把握できます。