Amicus: объединение совместной работы, контроля статусов и документации в одном процессе с GanttPRO
«Нам нужен был простой и понятный инструмент. До этого мы пробовали разные платформы, но ни одна не сочетала совместную работу, отслеживание статусов, возможность добавлять вложения и оставлять комментарии. GanttPRO решил эту проблему».
История о том, как Amicus ушли от разрозненных инструментов и ручной координации к единому рабочему процессу, где вся работа по проекту собрана в одном месте.
О компании
Компания: Amicus
Наш собеседник: Амит Мендиратта, вице-президент
Типы проектов: стратегические закупки, онбординг поставщиков, оптимизация затрат и настройка процессов цепочек поставок с участием нескольких сторон
Внешние факторы: зависимость от сроков и координации с подрядчиками, необходимость гибко менять приоритеты из-за разного уровня срочности задач
Ранее использовали: MS Project, Excel, Monday
Выявленные проблемы: неудобная совместная работа, отслеживание статусов и ограниченная работа с документацией в предыдущих инструментах.
Главное
Чем занимается компания
На чем специализируется ваша компания?
Amicus помогает компаниям выстраивать процессы закупок и управления цепочками поставок: от работы с поставщиками до оптимизации закупочных процессов в проектах с большим количеством участников. В среднем проекты длятся до полугода и требуют постоянной координации с клиентом, а также гибкой приоритизации задач, поскольку срочные запросы могут появляться в любой момент.
«Наша работа достаточно многослойная: у нас разные типы проектов, каждый требует своего подхода. Многие процессы идут параллельно, документации много, а взаимодействие внутри команды постоянное. В зависимости от проекта мы всё ещё используем разные платформы, но большую часть процессов уже перенесли в GanttPRO».
Нам нужен был простой и понятный инструмент. До этого мы пробовали разные платформы, но ни одна не сочетала совместную работу, отслеживание статусов, возможность добавлять вложения и оставлять комментарии. GanttPRO решил эту проблему
Как было раньше
Каким был ваш подход до GanttPRO?
До внедрения GanttPRO команда успела попробовать множество инструментов – от Excel до Monday, Asana и MS Project. Но даже при этом оставались проблемы: слишком много ручной работы, зависимость от одного проектного менеджера и нехватка нужных функций.
«У нас уже была выстроенная система управления проектами, но часть процессов все еще велась вручную и требовала дополнительных встреч. В итоге это создавало лишнюю нагрузку на одного человека. GanttPRO помог убрать этот перегруз: теперь каждый может работать со статусами, вносить изменения и держать менеджера в курсе обновлений».
«Нам нужен был простой и понятный инструмент. До этого мы пробовали разные платформы, но ни одна не сочетала удобную совместную работу, статусы, вложения и комментарии в одном месте. GanttPRO закрыл этот вопрос».
Решение
Для команды Amicus одной из самых полезных функций стали настраиваемые поля. «Поля помогают нам структурировать информацию по проектам и клиентам, расставлять приоритеты и распределять ресурсы в зависимости от важности задач. После этого мы группируем проекты в портфолио по типам для внутренней отчетности». «Возможность одновременно управлять проектами и портфолио, причём делать это настолько просто, одна из главных причин, почему нам подошёл GanttPRO».
Экспорт стал важной частью внутренних процессов, связанных с аналитикой и хранением данных. «Мы экспортируем данные в XML-формате, а дальше либо архивируем их, либо загружаем обратно в ERP-систему или другие внутренние приложения».
Одной из главных проблем предыдущих инструментов были ограниченные возможности для совместной работы. GanttPRO помог наладить взаимодействие как внутри команды, так и с клиентами. «Помимо экспорта, мы активно используем collaboration-функции, чтобы клиент всегда понимал текущий статус проекта и оставался в контексте».
Для Амита особенно важной оказалась возможность совместной работы на уровне отдельных задач. «Одна из самых полезных функций для меня – возможность хранить документы и коммуницировать прямо внутри задач. Теперь у каждой задачи есть комментарии, и команда всегда может быстро понять, что происходит. А если что-то задерживается, мы сразу видим статус, ответственного и текущие действия, всё внутри одного интерфейса».
Что изменилось
Как теперь выглядит ваша работа с GanttPRO?
«Хороший инструмент должен сразу показывать, что происходит в проекте, а не заставлять собирать информацию по кусочкам. Даже если человек возвращается к проекту после паузы, он должен за считанные секунды понять, что происходит и на каком этапе всё находится».
Сегодня GanttPRO во многом определяет подход Amicus к управлению проектами. Инструментом пользуются около 20 человек, а сочетание простоты и функциональности помогло превратить хаотичную коммуникацию в структурированный процесс, где легко ориентироваться в задачах, понимать зоны ответственности и быстро отслеживать прогресс проекта.