Amicus: samla samarbete, statusuppföljning och dokumentation i ett enhetligt arbetsflöde med GanttPRO
”Vi behövde något som var enkelt att använda. Tidigare testade vi olika verktyg, men inget av dem kombinerade bra samarbete, statusuppföljning, stöd för bilagor och kommentarer. GanttPRO löste problemet.”
En berättelse om hur man går från splittrade verktyg och manuell samordning till ett enhetligt arbetsflöde där samarbete, statusuppföljning och dokumentation samlas på ett och samma ställe.
Företagsöversikt
Företag: Amicus
Intervjuade roller: Amit Mendiratta, Vice President
Projekttyper: strategisk sourcing, onboarding av leverantörer, kostnadsoptimering och uppsättning av supply chain med flera intressenter
Externa påtryckningar: beroende av tidplaner och samordning med leverantörer, behov av prioritering på grund av varierande grad av brådska
Verktygshistorik: MS Project, Excel, Monday
Identifierade problem: begränsade samarbetsmöjligheter, svag statusuppföljning och otillräckligt stöd för bilagor i tidigare verktyg.
Sammanfattning
Företagsbakgrund
Vad fokuserar ditt företag på?
Amicus är ett företag som erbjuder tjänster inom upphandling och supply chain, och som hjälper organisationer att hitta material, hantera leverantörer och optimera inköpsprocesser i komplexa verksamheter med många intressenter. Projektet pågår i genomsnitt i upp till 6 månader, kräver tät samordning med kunden och innebär att man behöver prioritera löpande eftersom brådskande initiativ kan dyka upp när som helst.
”Vårt arbete är ganska nyanserat: vi hanterar olika projekttyper, där var och en kräver ett eget arbetssätt, med många aktiviteter som pågår parallellt, omfattande dokumentation och ett nära samarbete i teamet. Beroende på projektet använder vi fortfarande flera plattformar, men den största delen av omfattningen har flyttats till GanttPRO.”
Vi behövde något som var enkelt att använda. Tidigare testade vi olika verktyg, men inget av dem kombinerade bra samarbete, statusuppföljning, stöd för bilagor och kommentarer. GanttPRO löste problemet.
Kamp
Hur såg din strategi ut innan GanttPRO?
Innan GanttPRO infördes hade teamet testat en rad olika verktyg, från Excel till Monday, Asana och MS Project. Men beroendet av en enda projektledare, för mycket manuellt arbete och bristen på avgörande funktioner fanns fortfarande kvar.
“Vi hade hanterat projekt inom en strukturerad ram en tid, men vissa delar sköttes fortfarande manuellt och krävde extra synkmöten, vilket skapade onödig arbetsbelastning för en person. GanttPRO hjälpte till att ta bort den överbelastningen genom att skapa ett system där alla kan bidra, uppdatera sin status och hålla projektledaren informerad innan diskussionerna.”
“Vi behövde något som var enkelt att använda. Tidigare testade vi olika verktyg, men inget av dem kombinerade bra samarbete, statusuppföljning, stöd för bilagor och kommentarer på ett och samma ställe. GanttPRO löste den här frågan.”
Lösning
“Det som verkligen fungerade för vår specifika situation var anpassade fält. De gör att vi kan organisera projekt- och kunduppgifter, prioritera vilka objekt som behöver tas om hand först och tilldela resurser utifrån de prioriteringarna. Därefter följer vanligtvis att vi strukturerar projekt i portföljer baserat på likheter i projekttyp för intern rapportering. Möjligheten att göra både projekt- och portföljhantering och att göra det så enkelt är det bästa.”
Export har blivit en viktig del av de interna processerna som rör analys och lagring av data. «Vi exporterar data i XML-format och sparar dem antingen för arkiveringsändamål eller laddar upp den information som krävs tillbaka i vårt ERP eller någon annan intern applikation».
En av anledningarna till att de tidigare verktygen inte var en perfekt match var begränsat samarbete. Med GanttPRO förbättrades det både internt och externt: “Förutom export använder vi samarbetsfunktionen så att vår kund kan hålla sig i sammanhang med statusuppföljning.”
För Amit var den mest framträdande delen samarbetet med andra teammedlemmar på uppgiftsnivå: “En av de mest värdefulla funktionerna för mig är möjligheten att spara dokument och följa upp svaren när de kommer in. Varje uppgift innehåller nu kommentarer, så teamet kan enkelt gå tillbaka och se exakt vad som händer. Och om något blir försenat kan vi tydligt se status, ansvarig och vilka åtgärder som vidtas—allt i ett enkelt gränssnitt.”
Påverkan
Hur ser ditt arbete ut nu med GanttPRO?
“Det en verktyg ska göra är att göra det möjligt för människor att snabbt förstå var saker och ting står, utan att behöva lägga tid på att pussla ihop information. När de kommer tillbaka efter en paus ska de enkelt kunna ta vid där de slutade genom att avgränsa sina uppgifter och projektets kontext på bara några sekunder.”
Numera representerar GanttPRO hur teamet arbetar med projektledning. Används av cirka 20 medlemmar och dess enkelhet i kombination med ett brett utbud av funktioner har förvandlat samarbetet från kaos till en strukturerad datamiljö där arbetet är enkelt att navigera i, ansvar är tydliga och framsteg syns direkt.