Amicus: colaboración, control de estado y documentación en un flujo de trabajo unificado con GanttPRO
«Necesitábamos algo fácil de usar. Antes, probamos diferentes herramientas, pero ninguna combinaba una buena colaboración, el seguimiento de estados, la compatibilidad con adjuntos y los comentarios. GanttPRO resolvió este problema».
Una historia sobre cómo pasar de herramientas fragmentadas y la coordinación manual a un flujo de trabajo unificado, donde la colaboración, el seguimiento del estado y la documentación se reúnen en un solo lugar.
Descripción de la empresa
Compañía: Amicus
Personas entrevistadas: Amit Mendiratta, vicepresidente
Tipos de proyectos: abastecimiento estratégico, incorporación de proveedores, optimización de costos y configuración de la cadena de suministro con múltiples partes interesadas
Presiones externas: dependencia de los plazos y coordinación con proveedores; necesidad de priorizar debido a distintos niveles de urgencia
Historial de la herramienta: MS Project, Excel, Monday
Problemas detectados: capacidades de colaboración limitadas, seguimiento de estado deficiente y soporte insuficiente para adjuntos en herramientas anteriores.
Resumen
Contexto de la empresa
¿En qué se enfoca su empresa?
Amicus es una empresa de servicios de compras y gestión de la cadena de suministro que ayuda a las organizaciones a obtener materiales, gestionar proveedores y optimizar los procesos de compra en operaciones complejas con múltiples partes interesadas. El proyecto, en promedio, dura hasta 6 meses, implica una estrecha coordinación con el cliente y requiere una priorización continua, ya que pueden surgir iniciativas urgentes.
“Nuestro trabajo es bastante matizado: tratamos con distintos tipos de proyectos, cada uno con su propio enfoque, con muchas actividades en paralelo, documentación extensa y una colaboración estrecha del equipo. Dependiendo del proyecto, todavía utilizamos varias plataformas, pero la mayor parte del alcance se ha trasladado a GanttPRO.”
Necesitábamos algo que fuera fácil de usar. Antes probamos distintas herramientas, pero ninguna combinaba bien la colaboración, el seguimiento del estado, la posibilidad de adjuntar archivos y el soporte de comentarios. GanttPRO resolvió este problema.
Desafíos
¿Cómo era su enfoque antes de GanttPRO?
Antes de implementar GanttPRO, el equipo había probado varias herramientas, desde Excel hasta Monday, Asana y MS Project. Pero seguían existiendo problemas: la dependencia de un único project manager, demasiado trabajo manual y la falta de funcionalidades clave.
“Llevábamos un tiempo gestionando proyectos dentro de un marco estructurado, pero algunos elementos todavía se trataban de forma manual y requerían reuniones de sincronización adicionales, lo que generaba una carga innecesaria para una sola persona. GanttPRO ayudó a eliminar esa sobrecarga creando un sistema en el que todos pueden contribuir, actualizar su estado y mantener informado al project manager antes de las discusiones.”
“Necesitábamos algo que fuera fácil de usar. Antes probamos diferentes herramientas, pero ninguna combinaba buena colaboración, seguimiento del estado, soporte de adjuntos y comentarios en un solo lugar. GanttPRO resolvió este problema.”
Solución
“Lo que funcionó especialmente para nuestras necesidades fueron los campos personalizados. Nos permiten organizar los detalles del proyecto y del cliente, definir qué elementos hay que atender primero y asignar recursos según esas prioridades. A partir de ahí, normalmente estructuramos los proyectos en portafolios basándonos en similitudes en el tipo de proyecto para el reporting interno. La posibilidad de gestionar tanto proyectos como portafolios y hacerlo de una forma tan sencilla es lo mejor.”
Exportación se convirtió en una parte importante de los procesos internos relacionados con el análisis y el almacenamiento de datos. “Exportamos datos en formato XML y luego los archivamos o volvemos a cargarlos en nuestro ERP u otras aplicaciones internas.”
Una de las razones por las que las herramientas anteriores no se ajustaban del todo era la colaboración limitada. Con GanttPRO, se mejoró tanto por dentro como hacia fuera: “Además de la exportación, usamos la función de colaboración para que nuestro cliente se mantenga al tanto del estado del proyecto”.
Para Amit, lo más destacado fue la colaboración con otros miembros del equipo a nivel de tareas: “Una de las funciones más valiosas para mí es la posibilidad de conservar los documentos y hacer seguimiento de las respuestas a medida que llegan. Cada tarea incluye ahora comentarios, así que el equipo puede volver fácilmente y ver exactamente qué está pasando. Y si algo se retrasa, podemos ver con claridad el estado, el responsable y las acciones que se están llevando a cabo, todo dentro de una interfaz sencilla.”
Impacto
¿Cómo es su trabajo ahora con GanttPRO?
“Lo que una herramienta debería hacer es ayudar a las personas a entender rápidamente en qué punto están las cosas, sin tener que pasar tiempo recopilando información por separado. Cuando vuelven después de una pausa, deberían poder retomar fácilmente donde lo dejaron, acotando sus tareas y el contexto del proyecto en cuestión de segundos.”
Ahora, GanttPRO representa la forma en que el equipo aborda la gestión de proyectos. Usado por unas 20 personas, su sencillez combinada con una variedad de funciones ha transformado la colaboración del caos a un entorno de datos estructurado, en el que el trabajo es fácil de navegar, las responsabilidades están claras y el progreso se ve al instante.