Amicus : regrouper la collaboration, le suivi de l’état d’avancement et la documentation dans un workflow unifié avec GanttPRO
« Nous avions besoin de quelque chose de simple à utiliser. Auparavant, nous avons essayé différents outils, mais aucun ne combinait une bonne collaboration, le suivi de l’état d’avancement, la prise en charge des pièces jointes et des commentaires. GanttPRO a résolu ce problème. »
Un récit sur la façon de passer d’outils fragmentés et d’une coordination manuelle à un workflow unifié, où la collaboration, le suivi de l’état d’avancement et la documentation se retrouvent au même endroit.
Aperçu de l'entreprise
Société : Amicus
Rôles interrogés : Amit Mendiratta, vice-président
Types de projets : approvisionnement stratégique, intégration des fournisseurs, optimisation des coûts et mise en place de la chaîne d’approvisionnement avec plusieurs parties prenantes
Pressions externes : dépendance aux délais et coordination avec les fournisseurs ; besoin de prioriser en raison de niveaux d’urgence variables
Historique de l’outil : MS Project, Excel, Monday
Problèmes identifiés : capacités de collaboration limitées, suivi de statut faible et support des pièces jointes insuffisant dans les outils précédents.
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
Amicus est une société de services d’approvisionnement et de gestion de la chaîne d’approvisionnement qui aide les organisations à s’approvisionner en matériaux, à gérer leurs fournisseurs et à optimiser leurs processus d’achat dans des opérations complexes impliquant de nombreuses parties prenantes. En moyenne, le projet dure jusqu’à 6 mois, nécessite une coordination étroite avec le client et requiert une priorisation continue, car des initiatives urgentes peuvent surgir.
« Notre travail est assez nuancé : nous traitons différents types de projets, chacun nécessitant sa propre approche, avec de nombreuses activités menées en parallèle, une documentation complète et une collaboration étroite de l’équipe. Selon le projet, nous utilisons encore diverses plateformes, mais l’essentiel du périmètre a été déplacé vers GanttPRO. »
Nous avions besoin de quelque chose de simple à utiliser. Auparavant, nous avions essayé différents outils, mais aucun ne combinait une bonne collaboration, le suivi de l’avancement, la prise en charge des pièces jointes et des commentaires. GanttPRO a résolu ce problème.
Difficultés
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
Avant la mise en place de GanttPRO, l’équipe avait essayé toute une gamme d’outils, d’Excel à Monday, Asana et MS Project. Mais la dépendance à un seul chef de projet, trop de travail manuel et l’absence de fonctionnalités essentielles persistaient.
« Nous gérions des projets dans un cadre structuré depuis un certain temps, mais certains éléments étaient encore traités manuellement et nécessitaient des réunions de synchronisation supplémentaires, ce qui créait une charge inutile pour une seule personne. GanttPRO a permis de supprimer cette surcharge en mettant en place un système dans lequel chacun peut contribuer, mettre à jour son statut et tenir le chef de projet informé avant les discussions. »
« Nous avions besoin de quelque chose de simple à utiliser. Auparavant, nous avions essayé différents outils, mais aucun ne combinait une bonne collaboration, le suivi des statuts, la prise en charge des pièces jointes et des commentaires au même endroit. GanttPRO a résolu ce problème. »
Solution
« Ce qui a vraiment fonctionné pour nos besoins, ce sont les champs personnalisés. Ils nous permettent d’organiser les détails du projet et du client, de prioriser les éléments qui doivent être traités en premier et d’assigner des ressources en fonction de ces priorités. Ensuite, nous structurons généralement les projets en portefeuilles en fonction des similitudes de type de projet pour le reporting interne. La possibilité de gérer à la fois les projets et les portefeuilles, et de le faire aussi simplement, est ce qu’il y a de mieux. »
L’export est devenu un élément important des processus internes liés à l’analyse et à la conservation des données. « Nous exportons les données au format XML, puis soit nous les stockons pour les archives, soit nous téléchargeons à nouveau les informations nécessaires dans notre ERP ou dans toute autre application interne. »
L’une des raisons pour lesquelles les outils précédents ne correspondaient pas parfaitement, c’était la collaboration limitée. Avec GanttPRO, l’amélioration a été apportée à la fois en interne et en externe : « En plus de l’export, nous utilisons la fonction de collaboration pour que notre client reste dans le contexte grâce au suivi des statuts. »
Pour Amit, l’aspect le plus marquant a été la collaboration avec les autres membres de l’équipe au niveau des tâches : « L’une des fonctionnalités les plus précieuses pour moi, c’est la possibilité de conserver les documents et de suivre les réponses au fur et à mesure qu’elles arrivent. Chaque tâche inclut désormais des commentaires, ce qui permet à l’équipe de revenir facilement en arrière et de voir exactement ce qui se passe. Et si quelque chose est en retard, nous voyons clairement le statut, l’attribué et les actions en cours, le tout dans une interface simple. »
Impact
À quoi ressemble votre travail aujourd’hui avec GanttPRO ?
« Ce que doit faire un outil, c’est permettre aux personnes de comprendre rapidement où en sont les choses, sans avoir à passer du temps à recoller des informations. En revenant après une pause, elles devraient pouvoir reprendre facilement là où elles s’étaient arrêtées en réduisant leurs tâches et le contexte du projet à quelques éléments, en quelques secondes seulement. »
Aujourd’hui, GanttPRO traduit la façon dont l’équipe aborde la gestion de projet. Utilisé par une vingtaine de personnes, sa simplicité associée à toute une gamme de fonctionnalités a transformé la collaboration : du chaos vers un environnement de données structuré, où le travail est facile à parcourir, les responsabilités sont claires et l’avancement est instantanément visible.