Usein kysytyt kysymykset AI-projektisuunnittelijasta

• Mikä on tekoälyprojektisuunnittelija?

  AI-projektisuunnittelija on työkalu, joka muuttaa projektisi kuvauksen jäsennellyksi suunnitelmaksi, jota voit käyttää heti. Kuvaa projekti vain omilla sanoillasi käyttäen tekstiä tai puhetta tai voit jopa liittää tiedostoja.
  
  Tämän seurauksena GanttPRO tuottaa projektiaikataulun, jossa on suunnitteluvaiheita, tehtäviä, aloitus- ja lopetuspäivät, riippuvuuksia, virstanpylväitä ja rooleja.
  
  Saat toimivan Gantt-kaavion, jota voit muokata ja jonka parissa voit tehdä yhteistyötä.

• Onko tekoälyprojektisuunnittelija ilmainen?

  Kyllä. AI-projektisuunnittelija verkossa on maksuton kokeilujakson 14 päivän ajan suunnitelmien luomiseen. Kokeilujakson päätyttyä se on edelleen saatavilla kaikissa maksullisissa suunnitelmissa.

• Mistä löydän sen GanttPRO:ssa?

  Löydät tekoälyprojektisuunnittelijan työkalun sovelluksesta. Se on saatavilla, kun luot uusia projekteja.

• Onko tekoälyprojektisuunnittelija saatavilla mobiilissa?

  Tekoälyprojektisuunnittelija on tehty työpöydälle. Sivun voi avata puhelimella tai tabletilla, mutta asettelu on suunniteltu suuremmalle näytölle.
  
  Parhaan tuloksen saat käyttämällä GanttPRO:ta tietokoneella.

• Miten tekoälyprojektisuunnittelija toimii?

  Kuvaile projektisi niin kuin selittäisit sen kollegalle. Siihen on useita vaihtoehtoja. Voit esimerkiksi kirjoittaa sen selkeällä kielellä tai käyttää myös kehittyneempiä termejä. Voit lisäksi sanoa sen ääneen aivan kuten tavallisessa keskustelussa. Myös liitteet toimivat: briefit, laskentataulukot tai kuvat.
  
  GanttPRO lukee antamasi tiedot, selvittää suunnitteluvaiheet, tehtävät niiden kestoineen, riippuvuudet ja virstanpylväät, joita projektisi tarvitsee, ja rakentaa aikataulun.
  
  Keskeistä on, että voit seurata sen tekemiä vaiheita. Sen jälkeen voit pyytää muutoksia aina, kun niitä tarvitaan, ja hienosäätää suunnitelmaasi.

• Kuinka yksityiskohtainen projektikuvauksen pitää olla?

  Riippuu siitä, kuinka yksityiskohtaisesti haluat. Minimirajaa ei ole, ja jopa yksi ainoa rivi riittää. Kerro tavoitteesi, tuotokset, kenttä ja karkea aikataulu, niin se riittää. Joka tapauksessa GanttPRO rakentaa täydellisen suunnitelman.
  
  Voit käyttää mitä tahansa muotoa: tekstimuotoa, luettelomerkkejä, numeroituja listoja, sarakkeilla varustettuja taulukoita, sisennyksillä tai 1.1.1-numeroinnilla luotua hierarkiaa, otsikollisia osioita ja jopa tekstipohjaisia kaavioita. Lisää vain enemmän, ja kaikki säilyy: tehtävien nimet, päivämäärät ja riippuvuudet siirtyvät täsmälleen sellaisenaan.
  
  Jos jotain puuttuu, suunnittelija täydentää sen eikä keksi mitään uutta.

• Onko kuvauksen määrälle rajoitusta?

  Voit syöttää jopa 20 000 merkkiä. Se vastaa suunnilleen kahdeksaa sivua tekstiä. Minimirajaa ei ole, joten yksi ainoa rivi toimii yhtä hyvin. Puhekuvaus kestää enintään 60 sekuntia kerrallaan. Voit liittää enintään 5 tiedostoa yhteensä 10 MB.
  
  Näin tai näin, tämän pitäisi riittää, sillä käytännössä useimmat projektikuvaukset mahtuvat näihin rajoihin ja vielä reilusti.

• Entä jos minulla on vain tavoite ja määräpäivä, mutta ei tehtäväluetteloa?

  Älä huoli, saat toimivan suunnitelman. Juuri tätä varten AI-projektisuunnittelija on rakennettu.
  
  Syötä tavoite, sphere ja aikataulu. Ne voivat olla jopa karkeita. Jotta työkalu voi luoda suunnitelman, tämä on oikeasti aivan tarpeeksi. GanttPRO laskee projektin tarvitsemat tehtävät, sijoittaa ne aikajanalle oikeilla aloitus- ja lopetuspäivillä, linkittää riippuvat tehtävät loogisesti ja lisää virstanpylväitä vaiheiden väliin.
  
  Annet yhden lauseen, ja sen jälkeen saat suunnitelman, jossa on alan kannalta sopivia tehtäviä, päivämääriä ja projektirooleja.
  
  Kun suunnitelma on valmis, suunnittelija ei jää vaiti — ja se on sen tärkein ero. Se esittää kysymyksiä, jotka todella merkitsevät, yhdellä tavoitteella: räätälöidä suunnitelma tarpeisiisi.

• Pitääkö minun tuntea projektinhallinta voidakseni käyttää sitä?

  Ei. Sinun tarvitsee vain kuvata projektisi yksinkertaisesti, aivan kuten kertoisit siitä kollegalle.
  
  Muu hoituu GanttPRO:n puolesta: se rakentaa rakenteen, määrittää rinnakkaiset ja peräkkäiset tehtävät, niiden keston sekä sen, mihin virstanpylväät sijoitetaan. Se kertoo myös, mitä se olettaa, ja kysyy kaikesta, mikä vaikuttaa aikajanaan, joten sinun ei tarvitse tietää mitään projektinhallinnan menetelmistä.

• Kuinka kauan kestää suunnitelman luominen tekoälyllä?

  Suunnitelman luominen kestää vain hetken. Kun se käynnissä, näet mitä GanttPRO tekee puolestasi: miten se etenee projektisi suunnitteluvaiheiden läpi, erityisesti miten se kartoittaa vaiheet, mitkä vaiheet ne ovat, miten se yhdistää riippuvaiset tehtävät, arvioi kestot ja määrittää roolit.
  
  Kun se valmistuu, suunnitelma avautuu normaalina projektina, jota voit muokata haluamallasi tavalla.

• Mitä voin käyttää syötteenä: tekstiä, puhetta vai tiedostoja?

  Kaikki kolme, ja missä tahansa yhdistelmässä. Kirjoita tai liitä projektisi kuvaus, tallenna puhe tai liitä tiedostoja — kaikki toimii, ja GanttPRO ymmärtää kaikki. Lisäksi sinun ei tarvitse lisätä tekstia latauksen yhteyteen: pelkkä tiedosto yksinään on jo riittävä pyyntö.

• Mitä tiedostomuotoja voin ladata?

  Dokumentit PDF-, DOC-, DOCX-, XLS- ja XLSX-muodoissa sekä kuvat PNG-, JPG- ja WEBP-muodoissa, mukaan lukien valokuvia whiteboardista tai taulukon kuvakaappauksia, sekä GIF. Voit ladata enintään 5 tiedostoa yhteensä 10 MB.
  
  Tässä on oleellinen asia: GanttPRO ei vain liitä tiedostojasi. Se lukee niiden sisällön. Se poimii tehtävien nimet, päivämäärät, kestot ja työnjako-/työrakenteen (WBS), ja saat valmiin muokattavissa olevan projektirakenteen.

• Voinko ladata valokuvan whiteboardista tai tulostetusta aikataulusta?

  Kyllä. Liitä kuvia, niin AI-projektisuunnittelijan työkalu lukee sisällön suoraan kuvasta. Kaikki tärkeä tieto siirtyy rivi riviltä. Mukana ovat tehtävien nimet, aloitus- ja lopetuspäivämäärät sekä rakenne. Mitään ei keksitä.
  
  Ja vielä lisänä: lisää yksi puhuttu lause, esimerkiksi ”tee tästä kahden kuukauden suunnitelma, joka alkaa maanantaina”. Saat suunnitelman etkä ole kirjoittanut mitään.

• Voinko muokata suunnitelmaa sen luomisen jälkeen?

  Kyllä. Voit tehdä sen kahdella tavalla. Pyydä muutoksia tavallisella kielellä projektisi tietyssä osassa, esimerkiksi ”tee tästä vaiheesta neljä kuukautta sen sijaan että se olisi kuusi”. Vain se osa rakennetaan uudelleen.
  
  Tai voit muokata suunnitelmaa suoraan Gantt-kaaviossa kuten missä tahansa muussa projektissa: siirrä tehtäviä, säädä päivämääriä jne.
  
  Jokainen tekoälymuokkaus tallennetaan uutena versiona, joten aiemmat suunnitelmat pysyvät saatavilla.

• Rikoiko yhden osan muokkaaminen muun aikatauluni?

  Ei. Voit pyytää yhden muutoksen, ja tekoälyprojektisuunnittelija säätää sen täsmälleen. Kaikki muu jätetään paikoilleen. Lisää kaksi virstanpylvästä, eikä nykyisten tehtävien päivämääriä siirretä. Tai pyydä nimeämään sprintit uudelleen iteraatioiksi. Tällöin nimet muuttuvat, mutta kestot ja riippuvuudet pysyvät samana.
  
  Kuitenkin GanttPRO ymmärtää seuraukset: joidenkin muokkausten täytyy oikeasti siirtää muita tehtäviä. Esimerkiksi testauksen pidentäminen yhdellä kuukaudella vaikuttaa tietysti projektin aikatauluun. Tässä tilanteessa työkalu siirtää eteenpäin tulevaa ja jättää aiemman ennalleen.

• Voinko palata suunnitelman aiempaan versioon?

  Kyllä. Kaikki muutokset luovat uuden version eivätkä ylikirjoita edellistä. Aiemmat suunnitelmat jäävät keskusteluun, ja voit jopa vaihtaa niiden välillä tai vertailla niitä.
  
  Myös keskustelut tallennetaan. Jos projektin aikataulussa tapahtuu jotain odottamatonta tai et vain pidä siitä, miten asiat etenevät, voit palata vaikka viime viikon keskusteluun ja jatkaa siitä, mihin jäit.
  
  Voit kokeilla vapaasti, koska mitään ei voi rikkoa. Kokeileminen on täysin turvallista: hyvä versio ei voi kadota.

• Asettaako suunnittelija tehtävien riippuvuudet ja välitavoitteet automaattisesti?

  Kyllä. GanttPRO ymmärtää prosessit sen sijaan, että se vain ketjuttaisi tehtäviä järjestykseen. Se erottaa selkeästi rinnakkaiset ja peräkkäiset tehtävät. Esimerkiksi markkinointi voi tapahtua samaan aikaan kuin kehitys. Mutta kaikki testaukseen liittyvä alkaa vasta, kun kehitys on valmis.
  
  Välitavoitteet lisätään luontevasti: esimerkiksi vaiheiden luovutus, asiakkaan hyväksynnät, lanseeraukset, vastaanotto, jne.
  
  Tärkeää on, että kaikki sijoittelut ovat perusteltuja, eivät arvauksia. Voit muokata mitä tahansa jälkikäteen, mutta logiikka on valmiina ennen kuin aloitat.

• Arvioiko se, kuinka kauan jokainen tehtävä kestää?

  Kyllä. Jokaiselle tehtävälle annetaan aloitus- ja lopetuspäivämäärät sekä niiden kesto. Arviot perustuvat työn tyyppiin. Niitä ei valita satunnaisesti. Jos kyse on lyhyistä vaiheista, ne kestävät yhdestä kolmeen päivään. Keskikokoiset työt kestävät viidestä viiteentoista päivään, ja suuremmat kokonaisuudet jopa kolmekymmentä.
  
  Mutta jos määrität kestot itse, ei hätää: ne säilytetään täsmälleen niin kuin kirjoitit ne.

• Määrittääkö suunnittelija ihmiset tehtäviin?

  Se määrittää rooleja, ei oikeita tiimin jäseniä. Jokaiselle tehtävälle annetaan sopiva rooli toimialasi perusteella. Se voi olla esimerkiksi QA-insinööri ohjelmistokehityksessä, työmaan vastaava rakennusalalla jne. GanttPRO valitsee ne ymmärtämällä, mitä työ oikeasti vaatii. Ei ole missään kaikkialla oletusroolia “projektipäällikkö” tai “tiimin jäsen”.
  
  Mutta jos nimität ihmisiä kuvauksessasi, ne säilytetään niin kuin kirjoitit ne. Kunkin tiimin jäsenen tarkka määritys tehdään myöhemmin GanttPRO:ssa.

• Kuinka tarkkoja tekoälyn luomat projektisuunnitelmat ovat?

  Ne ovat tarpeeksi tarkkoja, jotta niistä voi lähteä liikkeelle. GanttPRO rakentaa realistisen projektirakenteen alallesi. Se tekee oletuksia, ja tiedät niistä, koska työkalu kertoo niistä suoraan.
  
  Lisäksi suunnittelija kysyy sinulta kaikkea, mikä vaikuttaa projektin aikatauluun.
  
  Kuitenkin se säilyttää kaiken, minkä olet määrittänyt, täsmälleen niin kuin kirjoitit sen. Käsittele suunnitelmaa luotettavana ensimmäisenä luonnoksena. Mutta tämä luonnos on sinun hallinnassasi, ja päätökset jäävät sinun tehtäväksesi.

• Muuttuuko ne tehtävät ja päivämäärät, jotka määritin itse?

  Ei. Kaikki, minkä määrität, säilytetään täsmälleen: sana sanalta ja päivämäärä kerrallaan. Tehtävien nimet eivät muutu eikä päivämääriä lasketa uudelleen. Jos kirjoitat 2036, suunnitelmassa on 2036. Jos annat suljetun listan seitsemästä tehtävästä, saat seitsemän. Työkalu ei kirjoita uudelleen päätöksiäsi.

• Mitä oletuksia se tekee ja voinko nähdä ne?

  Jos on mitään oletuksia, tekoälyavusteinen projektisuunnittelija kertoo niistä sinulle ilman että pyydät. GanttPRO kertoo, mitä se oletti, ja kysyy siitä suoraan. Saatat saada jotain tällaista: "Asetin aloituspäiväksi 1. syyskuuta. Milloin projekti alkaa todellisuudessa?"
  
  Yleensä se voi esittää enintään kolme kysymystä ja vain asioista, jotka todella vaikuttavat päivämääriisi. Jos kuvauksesi kattoi kaiken, kysymyksiä ei tule lainkaan.

• Mitä toimialoja ja projektityyppejä se tukee?

  Kuusi­toista toimialaa, ja se käyttää kunkin alan todellista sanastoa. Rakennusalan projektipäällikkö saa suunnitelman tehtävillä kuten mittaukset, luvat ja luovutus. Ohjelmistokehityksessä tuotevastaava saa aktiviteetteja kuten sprintit, QA ja staging. Tutkimusprojekti saa kirjallisuuskatsauksen ja puolustuksen.
  
  Se voi olla myös markkinointikampanjoita, tuotelanseerauksia, tapahtumia, valmistusta ja konsultointia.
  
  Kaikissa tapauksissa saat rakenteen ja terminologian, joka vastaa työtä. Et saa geneeristä mallipohjaa.

• Millä kielillä se toimii?

  Millä tahansa kielellä. Sinun ei tarvitse edes valita sitä: GanttPRO tunnistaa kielen kuvauksestasi ja vastaa sillä kielellä. Sen jälkeen se rakentaa koko projektin samalla kielellä. Saat tehtävien nimet, vaiheet ja alitehtävät sekä välitavoitteet siinä kielessä, jolla kirjoitit.

• Laskeeko tekoälyprojektisuunnittelija projektin budjetit tai kustannukset?

  Ei. Työkalu rakentaa aikataulun, ja saat aktiviteetit, päivämäärät, riippuvuudet ja roolit. Se ei tuota kustannusarvioita. Budjetin mainitseminen projektikuvauksessa antaa vain kontekstin. Sitä ei näytetä numeroina suunnitelmassa.
  
  Kuitenkin, kun projekti on luotu, voit muokata sitä ja asettaa kustannukset itse tekemällä budjettiseurannan. GanttPRO mahdollistaa kustannuksen määrittämisen tehtäväkohtaisesti ja resurssikohtaisesti.

• Käsitteleekö se resurssien kuormitusta ja etenemisen seurantaa?

  Ei suunnitteluvaiheessa. AI-projektisuunnittelija tekee projektisuunnitelman, jossa on työnjako (WBS), tehtävät, päivämäärät, riippuvuudet ja roolit.
  
  Sen jälkeen voit seurata projektin etenemistä yleisesti ja myös jokaisen yksittäisen tehtävän osalta sekä tasata työkuormaa suoraan GanttPRO:ssa. Voit määrittää oikeita tiimin jäseniä tai luoda virtuaalisia resursseja ja tasata niiden kuormitusta.