Virginia Commonwealth University: met GanttPRO een WBS-structuur opzetten voor een langdurig zorgproject
“Ik had andere cloudgebaseerde producten bekeken en vond dat GanttPRO een redelijke verhouding bood tussen prestaties, prijs en functionaliteit.”
Een verhaal over hoe GanttPRO helpt bij het beheren van één complex zorgproject over meerdere jaren.
Bedrijfsoverzicht
Bedrijf: Virginia Commonwealth University
Geïnterviewd: Danny Mallory, projectlead
Projecttypen: een langlopend project met een complexe structuur van taken en subtaken
Externe druk: veel partijen betrokken, elk met hun eigen verantwoordelijkheden, tools en projectmanagers; druk door afhankelijkheden
Toolgeschiedenis: monday.com
Vermoede problemen: beperkingen van de vorige tool
Samenvatting
Achtergrond van het bedrijf
Waar richt uw bedrijf zich op?
Virginia Commonwealth University is een nationaal erkende openbare onderzoeksinstelling die zich inzet voor geavanceerde zorg, klinisch onderzoek en innovatie in de geneeskunde. Met de kernmissie om gezondheid te behouden en te herstellen, identificeert de organisatie oorzaken van ziekten, ontwikkelt ze behandelingen via onderzoek en leidt ze professionals op die de mensheid dienen.
Danny Mallory, Project Manager van VCU’s Research Imaging-project, deelde hoe GanttPRO helpt om dit langdurige initiatief op te delen in beheersbare onderdelen.
“Er waren momenten met de vorige tool waarop de voortgang die ik had geboekt werd gewist door softwareproblemen. In dit opzicht vind ik GanttPRO betrouwbaar.”
Strijd
Hoe pakte u projecten aan voordat u GanttPRO gebruikte?
Danny beheert het Research Imaging-project in GanttPRO al twee jaar. Voordat hij het in zijn workflow opnam, testte hij ook monday.com, maar dat bood niet de transparantie en betrouwbaarheid die hij nodig had.
“Ongeveer 10 jaar geleden had ik ervaring met Excel en de software van toen was vrij beperkt. Dus toen ik weer terugkeerde naar projectmanagement, wilde ik iets moderns en up-to-date. Voordat ik GanttPRO ontdekte, heb ik monday.com getest, maar die tool deed het voor mij niet goed. De weergaven misten duidelijkheid en er waren enkele beperkingen met de dependency-functies.”
Danny merkte op dat betrouwbaarheid, vergeleken met zijn eerdere ervaring, nog een grote factor was bij de beslissing. GanttPRO bracht hem een stabielere omgeving, zonder het risico om werk te verliezen door technische fouten.
“Er waren bepaalde momenten met de vorige tool waarop de voortgang die ik had geboekt werd gewist door softwareproblemen. In dit opzicht vind ik GanttPRO betrouwbaar.”
“Ik had andere cloudgebaseerde producten bekeken en voelde dat GanttPRO een redelijke verhouding bood tussen prestaties, prijs en functionaliteit.”
Oplossing
Omdat het project Research Imaging veel niveaus en onderling verbonden taken omvat, is het van cruciaal belang om een duidelijke structuur van het werk te behouden. GanttPRO helpt hierbij via de work breakdown-structuur: het totale bereik wordt opgesplitst in kleinere, beter te beheren elementen.
“Ik zou de tool graag elke dag gebruiken. Nu helpt GanttPRO me om het hele project in het vizier te houden en het op te delen in duidelijkere, beter beheersbare onderdelen—wat essentieel is bij zo’n omvangrijk werk.”Een essentieel onderdeel van Dannys werkproces is dat het wordt gevormd door verschillende interne partijen. Daardoor is het cruciaal om afgestemd te blijven met andere managers en de verbindingen tussen verschillende workstreams te zien. In dit geval helpt een hiërarchie van taken en subtaken die via task dependencies met elkaar verbonden zijn, hem om dit complexe ecosysteem met meer controle en zichtbaarheid te beheren.
Impact
Hoe ziet uw werk er nu uit met GanttPRO?
De impact van GanttPRO komt tot uiting in de manier waarop het een duidelijke structuur biedt om complexe, gelaagde werkzaamheden te organiseren: begrijpen wat er moet worden gedaan en zicht houden op het project als geheel. Voor Danny, als projectlead, fungeert de tool als een strategische planningsomgeving waar scope, deliverables en structuur samenkomen op één plek.