Virginia Commonwealth University : déployer une structure WBS sur un projet de santé de longue durée avec GanttPRO
« J’avais examiné d’autres produits basés sur le cloud et j’ai estimé que GanttPRO offrait un bon équilibre entre performances, prix et fonctionnalités. »
Une histoire sur la manière dont GanttPRO accompagne la gestion d’un seul projet de santé complexe sur plusieurs années.
Aperçu de l'entreprise
Entreprise : Virginia Commonwealth University
Personne interrogée : Danny Mallory, chef de projet
Types de projet : un projet mené sur la durée, avec une structure complexe de tâches et sous-tâches
Pressions externes : de nombreuses parties prenantes avec leurs propres responsabilités, outils et chefs de projet ; pression liée aux dépendances
Historique de l’outil : monday.com
Problèmes évoqués : limites de l’outil précédent
Résumé
Contexte de l'entreprise
Sur quoi votre entreprise se concentre-t-elle ?
Virginia Commonwealth University est un établissement public de recherche, reconnu à l’échelle nationale, dédié aux soins de pointe, à la recherche clinique et à l’innovation en médecine. Avec une mission centrale consistant à préserver et à restaurer la santé, l’organisation identifie les causes des maladies, élabore des traitements grâce à la recherche et forme des professionnels qui œuvrent au service de l’humanité.
Danny Mallory, chef de projet du projet Research Imaging de la VCU, a expliqué comment GanttPRO l’aide à décomposer cette initiative de longue durée en éléments plus faciles à gérer.
« Il y a eu certains moments avec l’outil précédent où la progression que j’avais faite était effacée à cause de problèmes logiciels. À cet égard, je trouve que GanttPRO est fiable. »
Difficultés
À quoi ressemblait votre approche avant GanttPRO ?
Danny gère le projet Research Imaging dans GanttPRO depuis deux ans. Avant de l’adopter, il avait testé monday.com, mais l’outil ne lui a pas apporté la clarté, la stabilité et la flexibilité dont il avait besoin pour travailler avec les dépendances.
« Environ 10 ans plus tôt, j’avais déjà travaillé avec Excel, mais à cette époque, les possibilités de ce type de logiciel étaient assez limitées. Quand je suis revenu à la gestion de projets, je cherchais quelque chose de plus moderne et à jour. Avant de découvrir GanttPRO, j’ai testé monday.com, et cet outil n’a pas répondu à mes attentes : le manque de visualisation claire s’est fait sentir, et les possibilités de travail avec les dépendances étaient limitées ».
La fiabilité est également devenue un critère important lors du choix. Après son expérience précédente, il était essentiel pour Danny de pouvoir travailler dans un environnement stable, où les données déjà saisies ne se perdent pas à cause de pannes techniques.
« Dans l’outil précédent, il y a eu des cas où, à cause d’erreurs techniques, les résultats du travail disparaissaient simplement. À cet égard, GanttPRO s’est révélé bien plus fiable ».
« J’ai comparé différentes solutions cloud et j’ai constaté que GanttPRO offre le meilleur équilibre entre fonctionnalités, coût et facilité d’utilisation ».
Solution
Comme le projet Research Imaging comporte de nombreux niveaux et des tâches interdépendantes, il est essentiel de conserver une structure de travail claire. GanttPRO aide à la mettre en place grâce à la structure de découpage du travail : le périmètre global est décomposé en éléments plus petits et plus faciles à gérer.
« J’aimerais utiliser l’outil au quotidien. Pour l’instant, GanttPRO m’aide à garder l’ensemble du projet sous les yeux et à le découper en parties plus compréhensibles et plus faciles à gérer, ce qui est essentiel dans le cadre d’un travail aussi vaste ».Un élément clé du flux de travail de Danny est qu’il est façonné par une variété de parties internes, ce qui rend essentiel de rester aligné avec les autres responsables et de voir les liens entre les différents volets de travail. Dans ce cas, une hiérarchie de tâches et de sous-tâches connectées via task dependencies l’aide à gérer cet écosystème complexe avec davantage de contrôle et de visibilité.
Impact
À quoi ressemble votre travail aujourd’hui avec GanttPRO ?
L’impact de GanttPRO se traduit par la manière dont il propose une structure claire pour organiser un travail complexe et multicouche, comprendre ce qu’il faut faire et conserver une visibilité sur l’ensemble du projet. Pour Danny, en tant que chef de projet, l’outil sert d’environnement de planification stratégique qui réunit le périmètre, les livrables et la structure au même endroit.