Virginia Commonwealth University: ta WBS-struktur inn i et langsiktig helseprosjekt med GanttPRO
“Jeg hadde sett på andre skybaserte produkter og følte at GanttPRO hadde et rimelig forhold mellom ytelse, pris og funksjonalitet.”
En historie om hvordan GanttPRO støtter styringen av ett enkelt, komplekst helsevesenprosjekt i flere år.
Bedriftsoversikt
Selskap: Virginia Commonwealth University
Intervjuet: Danny Mallory, prosjektleder
Prosjekttyper: et langvarig prosjekt med en kompleks struktur av oppgaver og underoppgaver
Eksterne påkjenninger: mange parter involvert, hver med sine egne ansvarsområder, verktøy og prosjektledere; avhengighetspress
Verktøyhistorikk: monday.com
Problemene antydet: begrensninger i det forrige verktøyet
Sammendrag
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
Virginia Commonwealth University er et offentlig forskningsinstitusjon i USA som er nasjonalt anerkjent, og som er viet avansert behandling, klinisk forskning og innovasjon innen medisin. Med et kjerneoppdrag om å bevare og gjenopprette helse identifiserer organisasjonen årsakene til sykdom, utvikler kurer gjennom forskning og utdanner fagpersoner som tjener menneskeheten.
Danny Mallory, prosjektleder for VCU sitt Research Imaging-prosjekt, delte hvordan GanttPRO hjelper med å dele denne langsiktige satsingen opp i håndterbare deler.
“Det fantes enkelte øyeblikk med det forrige verktøyet der fremgangen jeg hadde gjort ble slettet på grunn av noen programvareproblemer. I denne sammenhengen synes jeg GanttPRO er pålitelig.”
Kamp
Hvordan så tilnærmingen din ut før GanttPRO?
Danny har håndtert initiativet Research Imaging i GanttPRO i to år. Før han gjorde det til en del av arbeidsflyten sin, testet han også monday.com, som ikke ga den transparensen og påliteligheten han trengte.
«Omtrent 10 år tilbake hadde jeg erfaring med Excel, og programvaren den gangen var ganske begrenset. Så da jeg kom tilbake til prosjektledelse, ville jeg ha noe moderne og oppdatert. Før jeg kom over GanttPRO testet jeg monday.com, og det verktøyet fungerte ikke godt for meg. Utsnittene manglet tydelighet, og det var noen begrensninger med avhengighetsfunksjonene.»
Danny la merke til at, sammenlignet med hans tidligere erfaring, var pålitelighet en annen viktig faktor i beslutningen. GanttPRO ga ham et mer stabilt miljø uten risikoen for å miste arbeid på grunn av tekniske feil.
«Det fantes enkelte øyeblikk med det forrige verktøyet da fremgangen jeg hadde gjort ble slettet på grunn av enkelte programvareproblemer. I denne sammenhengen synes jeg GanttPRO er pålitelig.»
«Jeg hadde sett på andre skybaserte produkter og følte at GanttPRO hadde et rimelig forhold mellom ytelse, pris og funksjonalitet.»
Løsning
Siden Research Imaging-prosjektet har mange nivåer og sammenkoblede oppgaver, er det svært viktig å beholde en tydelig struktur for arbeidet. GanttPRO hjelper med å bygge den opp gjennom arbeidsnedbrytning: den totale omfanget brytes ned i mindre og mer håndterbare deler.
“Jeg skulle ønske jeg brukte verktøyet daglig. Foreløpig gir GanttPRO meg en WBS-basert metode som hjelper meg å estimere hele skalaen og bryte ned strukturen i mindre deler. Dette er avgjørende når man håndterer så omfattende arbeid.”En nøkkel til Dannys arbeidsflyt er at den formes av en rekke interne parter, noe som gjør det kritisk å holde seg på linje med andre ledere og å se sammenhengene mellom ulike arbeidsstrømmer. I dette tilfellet hjelper en hierarkisk struktur av oppgaver og underoppgaver som er koblet via task dependencies, ham med å håndtere dette komplekse økosystemet med bedre kontroll og oversikt.
Innvirkning
Hvordan ser arbeidet ditt ut nå med GanttPRO?
Effekten av GanttPRO vises i hvordan det gir en tydelig struktur for å organisere komplekst, flerlags arbeid, forstå hva som må gjøres, og opprettholde synlighet i hele prosjektet. For Danny, som prosjektleder, fungerer verktøyet som et strategisk planleggingsmiljø som samler omfang, leveranser og struktur på ett sted.