Virginia Commonwealth University: GanttPRO ile uzun süreli bir sağlık projesine WBS yapısı kazandırmak
“Diğer bulut tabanlı ürünlere baktım ve GanttPRO’nun performans, fiyat ve işlevsellik açısından makul bir oran sunduğunu hissettim.”
GanttPRO’nun yıllar boyunca tek bir karmaşık sağlık projesinin yönetimini nasıl desteklediğine dair bir hikâye.
Şirket genel görünümü
Şirket: Virginia Commonwealth University
Görüşülen kişi: Danny Mallory, Proje Lideri
Proje türleri: görevler ve alt görevlerden oluşan karmaşık bir yapıya sahip uzun süreli proje
Dış baskılar: sorumlulukları, araçları ve proje yöneticileri olan birçok taraf; bağımlılık baskısı
Aracın geçmişi: monday.com
İma edilen sorunlar: önceki aracın sınırlamaları
Özet
Şirketin Arka Planı
Şirketiniz neye odaklanıyor?
Virginia Commonwealth University, tıp alanında ileri düzey bakım, klinik araştırma ve yeniliğe odaklanan, ülke çapında tanınan bir kamu araştırma kurumudur. Sağlığı korumak ve yeniden kazandırmak temel misyonuyla; kuruluş hastalıkların nedenlerini belirler, araştırmalar yoluyla çözümler geliştirir ve insanlığa hizmet eden profesyonelleri yetiştirir.
VCU’nun Research Imaging projesinin Proje Yöneticisi Danny Mallory, GanttPRO’nun bu uzun soluklu girişimi yönetilebilir parçalara nasıl ayırmaya yardımcı olduğunu paylaştı.
“Önceki araçta, bazı yazılım sorunları nedeniyle kaydettiğim ilerlemenin silindiği bazı anlar yaşandı. Bu açıdan GanttPRO’yu güvenilir buluyorum.”
Mücadele
GanttPRO'dan önce yaklaşımınız nasıldı?
Danny, GanttPRO’da Research Imaging projesini iki yıldır yönetiyor. Bundan önce iş akışına dahil etmeden önce monday.com’u da test etmişti; ancak bu araç, ihtiyaç duyduğu şeffaflığı ve güvenilirliği sağlamadı.
“Yaklaşık 10 yıl önce Excel ile bir deneyimim vardı ve o dönemdeki yazılım oldukça sınırlıydı. Bu yüzden proje yönetimine tekrar döndüğümde, daha modern ve güncel bir şey arıyordum. GanttPRO ile karşılaşmadan önce monday.com’u test ettim ve o araç benim için iyi performans göstermedi. Görünümler net değildi ve bağımlılık fonksiyonlarında bazı sınırlamalar vardı.”
Danny, önceki deneyimine kıyasla güvenilirliğin de kararın bir diğer önemli faktörü olduğunu belirtti. GanttPRO, teknik hatalardan dolayı çalışmalarını kaybetme riskini ortadan kaldırarak ona daha stabil bir ortam sağladı.
“Önceki araçta, yazılımla ilgili bazı sorunlar nedeniyle kaydettiğim ilerlemenin silindiği bazı anlar yaşandı. Bu açıdan GanttPRO’yu güvenilir buluyorum.”
“Diğer bulut tabanlı ürünlere de baktım ve GanttPRO’nun performans, fiyat ve işlevsellik açısından makul bir orana sahip olduğunu hissettim.”
Çözüm
Research Imaging projesi çok sayıda seviye ve birbirine bağlı görevlerden oluştuğu için net bir çalışma yapısını korumak son derece önemlidir. GanttPRO bunu iş kırılım yapısı üzerinden kurmanıza yardımcı olur: genel kapsam daha küçük ve daha yönetilebilir öğelere ayrılır.
“Aracı her gün kullanmak isterdim. Şimdilik GanttPRO, tüm ölçeği tahmin etmeme ve yapıyı daha küçük parçalara ayırmama yardımcı olan WBS tabanlı bir yöntem sunuyor; bu kadar kapsamlı bir işi yönetirken bu hayati önem taşıyor.”Danny’nin iş akışının önemli bir parçası, farklı iç tarafların sürece şekil vermesidir; bu nedenle diğer yöneticilerle uyum içinde kalmak ve farklı iş akışları arasındaki bağlantıları görmek kritik hale gelir. Bu durumda, task dependencies ile birbirine bağlı görevler ve alt görevlerden oluşan hiyerarşik yapı, bu karmaşık ekosistemi daha fazla kontrol ve görünürlükle yönetmesine yardımcı olur.
Etkisi
GanttPRO ile iş süreçleriniz artık nasıl görünüyor?
GanttPRO’nun etkisi, karmaşık ve çok katmanlı çalışmayı düzenlemek için net bir yapı sunması; ne yapılması gerektiğini anlamaya yardımcı olması ve projenin genel görünürlüğünü korumasıyla ortaya çıkar. Proje lideri Danny için araç, kapsamı, teslimatları ve yapıyı tek bir yerde bir araya getiren stratejik bir planlama ortamı görevi görür.