ViaSay: van versnipperde tools naar duidelijke, klantklare tijdlijnen met GanttPRO
“Het product doet zijn werk wanneer ik in 10 tot 20 minuten een Gantt-diagram kan maken zonder dat ik mijn laptop wil slopen, en telkens wanneer ik het intern deel met mijn collega’s, is er ‘hoe hebben jullie dit gedaan want dit is echt heel cool’.”
Een verhaal over het vervangen van complexe en versnipperde planningshulpmiddelen door een eenvoudig workflow waarmee projecttijdlijnen duidelijk en klantklaar worden.
Bedrijfsoverzicht
Bedrijf: ViaSay
Geïnterviewde rollen: Gary Jehan, Chief Operating Officer
Projecttypen: softwareontwikkelingsprojecten met korte cycli (AI-gestuurde oplossingen voor klantenondersteuning)
Externe druk: klantgerichte werkzaamheden met frequente updates en korte doorlooptijden
Toolgeschiedenis: Notion, Excel
Problemen die werden aangegeven: onvoldoende functionaliteit in de eerdere tools, behoefte om de voortgang duidelijk aan de klant te presenteren
Samenvatting
Achtergrond van het bedrijf
Waar richt uw bedrijf zich op?
ViaSay is een ontwikkelbedrijf dat zich richt op het bouwen van AI-agents voor klantenserviceplatforms. Elk project is een lichtgewicht softwareoplossing, die doorgaans binnen een cyclus van 8 weken wordt opgeleverd.
Gary Jehan, Chief Operating Officer, legt uit hoe GanttPRO het team helpt om deze snel veranderende initiatieven voor klanten gemakkelijk te beheren en te presenteren.
Ik probeerde Notion, ik probeerde Excel, ik probeerde alles. En ik zei: oké, we zitten in 2025, er moet één software zijn met één focus. Ik vond GanttPRO via een Google-zoekopdracht en de proefversie werkte heel goed voor mij. Zo is het begonnen.
Strijd
Hoe pakte u projecten aan voordat u GanttPRO gebruikte?
Gary had al ervaring met Gantt-gebaseerde software en alle opties die hij gebruikte leken goed voor eenvoudige planning, maar misten functionaliteit voor complexer werk.
“We werkten vroeger heel vaak met Gantt. Ik kan me niet meer herinneren hoe de software heette, maar het was een typische engineeringsoftware die we in grote bedrijven gebruiken. En het was verschrikkelijk om mee te werken. Ik probeerde een Gantt-diagram te maken in Notion, maar het kostte te veel moeite om het effectief te gebruiken. Hoewel ik Notion leuk vind, denk ik dat het goed is voor heel eenvoudige planning. Maar als het werk complex wordt, is Notion niet de beste optie.”
“Ik probeerde Notion, ik probeerde Excel, ik probeerde alles. En ik zei: oké, we zitten in 2025, er moet één software met één duidelijke focus zijn. Ik vond GanttPRO via een Google-zoekopdracht en de proefversie werkte heel goed voor mij. Zo is het begonnen.”
Oplossing
“Wat ik het meeste waardeerde aan GanttPRO, en wat ik in andere producten moeilijk vond om te vinden, was het gebruiksgemak. Het product doet zijn werk wanneer ik in 10 tot 20 minuten een Gantt-diagram kan maken zonder dat ik het gevoel heb dat ik mijn laptop moet slopen, en telkens wanneer ik het intern deel met mijn collega’s, is er ‘hoe heb je dit gedaan, want dit is echt heel cool’.”
Voor ViaSay was een ander belangrijk aspect toegankelijkheid: elk teamlid kan het project zelfstandig bekijken, bijwerken en ermee werken.Omdat het werk van ViaSay draait om samenwerking met de klant, hoort constante updating bij hun aanpak. Daar komt de functie voor gedeelde privélink goed van pas: “Voor ons is het belangrijkste dat we een openbare link kunnen delen, zodat mijn klant de updates kan zien. Tijdens de bouwfase hebben we vaak meetings, dus ik hoef niet telkens een screenshot te maken en die naar hen te sturen, elke keer over de deadline of een update van een stap.”
