ViaSay: từ các công cụ rời rạc đến các mốc thời gian rõ ràng, sẵn sàng cho khách hàng nhờ GanttPRO
“Sản phẩm làm tốt công việc của mình khi tôi có thể tạo biểu đồ Gantt trong 10–20 phút mà không phải muốn đập cái laptop của mình. Và mỗi lần tôi chia sẻ nó nội bộ với các đồng nghiệp của mình, họ đều nói ‘làm sao mà bạn làm được vậy, vì nó rất tuyệt’.”
Câu chuyện về việc thay thế các công cụ lập kế hoạch phức tạp và rời rạc bằng một quy trình làm việc đơn giản giúp làm cho mốc thời gian của dự án rõ ràng và sẵn sàng cho khách hàng.
Tổng quan về công ty
Công ty: ViaSay
Vai trò được phỏng vấn: Gary Jehan, Giám đốc vận hành
Loại dự án: dự án phát triển phần mềm chu kỳ ngắn (giải pháp hỗ trợ khách hàng dựa trên AI)
Sức ép bên ngoài: công việc hướng tới khách hàng với các lần cập nhật thường xuyên và chu kỳ giao hàng ngắn
Lịch sử công cụ: Notion, Excel
Vấn đề được gợi ý: thiếu chức năng trong các công cụ trước đó, cần trình bày tiến độ một cách rõ ràng cho khách hàng
Tóm tắt
Bối cảnh công ty
Công ty của bạn tập trung vào điều gì?
ViaSay là một công ty phát triển tập trung vào việc xây dựng các tác nhân AI cho các nền tảng hỗ trợ khách hàng. Mỗi dự án là một giải pháp phần mềm nhẹ, thường được triển khai và bàn giao trong chu kỳ 8 tuần.
Gary Jehan, Giám đốc vận hành (Chief Operating Officer), chia sẻ cách GanttPRO giúp đội ngũ quản lý và trình bày những sáng kiến hướng tới khách hàng với tốc độ nhanh một cách dễ dàng.
Tôi đã thử Notion, tôi đã thử Excel, tôi đã thử mọi thứ. Và tôi nói: được rồi, bây giờ là năm 2025 rồi, phải có một phần mềm tập trung vào một điểm chính. Tôi tìm thấy GanttPRO qua tìm kiếm trên Google và bản dùng thử hoạt động rất tốt với tôi — thế là bắt đầu từ đó.
Cuộc đấu tranh
Cách tiếp cận của bạn trông như thế nào trước GanttPRO?
Gary đã từng làm việc với phần mềm dựa trên biểu đồ Gantt và mọi tùy chọn anh ấy sử dụng trước đây đều có vẻ phù hợp cho việc lập kế hoạch đơn giản, nhưng lại thiếu tính năng cho các công việc phức tạp hơn.
“Trước đây chúng tôi làm rất nhiều với Gantt. Tôi không nhớ tên của phần mềm đó nữa, nhưng đó là một phần mềm kỹ thuật điển hình mà các công ty lớn thường dùng. Và thật sự rất tệ khi sử dụng. Tôi đã thử tạo biểu đồ Gantt trong Notion nhưng nó đòi hỏi quá nhiều công sức để dùng hiệu quả. Dù tôi yêu Notion, tôi nghĩ nó phù hợp cho việc lập kế hoạch rất đơn giản. Nhưng khi công việc trở nên phức tạp thì Notion không phải là lựa chọn tốt nhất.”
“Tôi thử Notion, tôi thử Excel, tôi thử mọi thứ. Và tôi nói: được rồi, bây giờ là năm 2025, phải có một phần mềm chỉ tập trung vào một việc. Tôi tìm thấy GanttPRO thông qua tìm kiếm trên Google và bản dùng thử đã hoạt động rất tốt với tôi, thế là mọi thứ bắt đầu.”
Giải pháp
“Điều tôi thích nhất ở GanttPRO và điều mà tôi gặp khó khăn khi tìm thấy ở các sản phẩm khác chính là sự dễ sử dụng. Sản phẩm làm tốt công việc của mình khi tôi có thể tạo biểu đồ Gantt trong 10–20 phút mà không phải bực đến mức muốn đập cái laptop. Và bất cứ khi nào tôi chia sẻ nó nội bộ với đồng nghiệp của mình, đều có câu ‘bạn làm vậy bằng cách nào thế, vì nó rất tuyệt’.”
Với ViaSay, một khía cạnh quan trọng khác là khả năng tiếp cận — mỗi thành viên trong nhóm có thể xem xét, cập nhật và làm việc với dự án một cách độc lập.Vì công việc của ViaSay được xây dựng xoay quanh việc làm việc với khách hàng, việc liên tục cập nhật là một phần trong cách tiếp cận của họ. Đó là lúc tính năng liên kết riêng được chia sẻ phát huy tác dụng: “Với chúng tôi, điều quan trọng là chúng tôi có thể chia sẻ một liên kết công khai để khách hàng của tôi xem được các cập nhật. Vì trong giai đoạn triển khai chúng tôi có các cuộc họp thường xuyên, nên tôi không cần phải chụp màn hình và gửi cho họ mỗi lần về hạn chót hoặc bất kỳ cập nhật nào ở các bước.”
