ViaSay: de herramientas dispersas a calendarios claros y listos para el cliente con GanttPRO
“El producto hace su trabajo cuando puedo crear el diagrama de Gantt en 10-20 minutos sin querer romper mi portátil y cada vez que lo comparto internamente con mis colegas, hay ‘cómo has hecho esto porque es muy guay’.”
Una historia sobre cómo reemplazar herramientas de planificación complejas y fragmentadas por un flujo de trabajo sencillo que deja los cronogramas del proyecto claros y listos para el cliente.
Descripción de la empresa
Empresa: ViaSay
Roles entrevistados: Gary Jehan, director de operaciones
Tipos de proyecto: proyectos de desarrollo de software de ciclos cortos (soluciones de atención al cliente basadas en IA)
Presiones externas: trabajo orientado al cliente con actualizaciones frecuentes y ciclos de entrega cortos
Historial de la herramienta: Notion, Excel
Problemas detectados: funcionalidad insuficiente en las herramientas anteriores, necesidad de mostrar el progreso de forma clara al cliente
Resumen
Contexto de la empresa
¿En qué se enfoca su empresa?
ViaSay es una empresa de desarrollo centrada en la creación de agentes de IA para plataformas de atención al cliente. Cada proyecto es una solución de software ligera, normalmente entregada en un ciclo de 8 semanas.
Gary Jehan, director de operaciones, explica cómo GanttPRO ayuda al equipo a gestionar y presentar estas iniciativas para clientes, de ritmo rápido, con facilidad.
Probé Notion, probé Excel, probé de todo. Y dije: está bien, estamos en 2025, debería existir un software de enfoque único. Encontré GanttPRO a través de una búsqueda en Google y la prueba me fue muy bien; así fue como empezó.
Desafíos
¿Cómo era su enfoque antes de GanttPRO?
Gary tenía experiencia previa trabajando con software basado en diagramas de Gantt, y todas las opciones que usó parecían buenas para una planificación sencilla, pero les faltaba funcionalidad para un trabajo más complejo.
“Solíamos trabajar mucho con Gantt. No recuerdo el nombre del software, pero era un software de ingeniería típico que se usa en las grandes empresas. Y era horrible de usar. Intenté crear un diagrama de Gantt en Notion, pero requería demasiado esfuerzo para usarlo de manera efectiva. Aunque me encanta Notion, creo que es bueno para una planificación muy sencilla. Pero cuando el trabajo se vuelve complejo, Notion no es la mejor opción.”
“Probé Notion, probé Excel, probé de todo. Y dije: está bien, estamos en 2025, debería existir un software de enfoque único. Encontré GanttPRO a través de una búsqueda en Google y la prueba me fue muy bien, y así fue como empezó.”
Solución
“Lo que más me gustó de GanttPRO, y lo que me costó encontrar en otros productos, fue la facilidad de uso. El producto cumple su función cuando puedo crear el diagrama de Gantt en 10-20 minutos sin querer romper mi portátil, y cada vez que lo comparto internamente con mis colegas, siempre oigo: ‘¿cómo has hecho esto? porque es muy bueno’.”
Para ViaSay, otro aspecto importante fue la accesibilidad: cada miembro del equipo puede revisar, actualizar y trabajar con el proyecto de forma independiente.Como el trabajo de ViaSay se construye en torno al cliente, las actualizaciones constantes forman parte de su enfoque. Ahí es donde resulta útil la función de enlace privado compartido : “Para nosotros, lo importante es que podemos compartir un enlace público para que mi cliente pueda ver las actualizaciones. Como tenemos reuniones frecuentes durante la fase de desarrollo, no tengo que tomar una captura de pantalla y enviársela cada vez sobre la fecha límite o cualquier actualización de los pasos.”
