ViaSay: hajanaisista työkaluista selkeisiin, asiakkaalle valmiisiin aikatauluihin GanttPRO:n avulla
”Tuote tekee työnsä silloin, kun pystyn rakentamaan Gantt-kaavion 10–20 minuutissa ilman, että tekee mieli rikkoa kannettavaa, ja aina kun jaan sen sisäisesti kollegoilleni, kuuluu ‘miten olette saaneet tämän aikaan, koska tämä on tosi siistiä’.”
Tarina siitä, kuinka monimutkaiset ja pirstaleiset suunnittelutyökalut vaihdettiin yksinkertaiseen työnkulkuun, joka tekee projektin aikatauluista selkeät ja asiakkaalle valmiit.
Yrityksen yleiskatsaus
Yritys: ViaSay
Haastatellut roolit: Gary Jehan, Chief Operating Officer
Projektityypit: lyhyen syklin ohjelmistokehitysprojektit (tekoälyyn perustuvat asiakastukiratkaisut)
Ulkoiset paineet: asiakastyötä, jossa tehdään usein päivityksiä ja toimitussyklit ovat lyhyitä
Työkaluhistoria: Notion, Excel
Oletetut ongelmat: aiempien työkalujen riittämätön toiminnallisuus, tarve esittää edistyminen selkeästi asiakkaalle
Yhteenveto
Yrityksen tausta
Mihin yrityksesi keskittyy?
ViaSay on kehitysyhtiö, joka keskittyy rakentamaan tekoälyagentteja asiakastukialustoille. Jokainen projekti on kevyt ohjelmistoratkaisu, joka toimitetaan tyypillisesti 8 viikon syklissä.
Gary Jehan, Chief Operating Officer, kertoo, miten GanttPRO auttaa tiimiä hallitsemaan ja esittelemään nämä nopeatempotteiset, asiakkaalle suunnatut aloitteet vaivattomasti.
Kokeilin Notionia, kokeilin Exceliä, kokeilin kaikkea. Ja sanoin: okei, ollaan vuonna 2025, pitäisi olla yksi ohjelmisto, jolla on yksi selkeä fokus. Löysin GanttPRO:n Google-haulla, ja kokeilu toimi minulle tosi hyvin — siitä se sitten alkoi.
Taistelu
Miltä lähestymistapasi näytti ennen GanttPRO:ta?
Garylla oli aiempaa kokemusta Gantt-pohjaisesta ohjelmistosta, ja kaikki hänen käyttämänsä vaihtoehdot tuntuivat toimivilta yksinkertaiseen suunnitteluun, mutta niistä puuttui toiminnallisuutta vaativampiin töihin.
“Aiemmin teimme paljon Ganttilla. En muista enää ohjelmiston nimeä, mutta se oli tyypillinen insinööriohjelmisto, jota käytetään isoissa yrityksissä. Ja sitä oli kauhean hankala käyttää. Yritin tehdä Gantt-kaaviota Notionissa, mutta sen tehokas käyttäminen vaati liikaa työtä. Vaikka rakastan Notionia, mielestäni se on hyvä hyvin yksinkertaiseen suunnitteluun. Mutta kun työ muuttuu monimutkaisemmaksi, Notion ei ole paras.”
“Kokeilin Notionia, kokeilin Exceliä, kokeilin kaikkea. Ja sanoin: okei, ollaan vuonna 2025, pitäisi olla yksi ohjelmisto, jonka fokus on selkeä. Löysin GanttPRO:n Google-haulla, ja kokeilu toimi minulle tosi hyvin — siitä se sitten lähti.”
Ratkaisu
”Se, mistä pidin eniten GanttPRO:ssa ja mitä oli vaikea löytää muista tuotteista, oli käytön helppous. Tuote tekee tehtävänsä silloin, kun minä voin rakentaa Gantt-kaavion 10–20 minuutissa ilman, että pitäisi mieli rikkoa kannettavaa, ja aina kun jaan sen sisäisesti kollegoilleni, kuuluu ‘miten te teitte tämän, koska tämä on tosi siistiä’.”
ViaSaylle toinen tärkeä seikka oli saavutettavuus – tiimin jokainen jäsen voi tarkastella, päivittää ja työstää projektia itsenäisesti.Koska ViaSays työ perustuu yhteistyöhön asiakkaan kanssa, jatkuva päivittäminen kuuluu heidän toimintatapaansa. Silloin jaettu yksityinen linkki on kätevä: “Meille on tärkeää, että voimme jakaa julkisen linkin, jotta asiakkaani näkee päivitykset. Koska meillä on usein tapaamisia toteutusvaiheen aikana, minun ei tarvitse joka kerta ottaa kuvakaappausta ja lähettää sitä heille kunkin määräajan tai minkä tahansa vaihepäivityksen yhteydessä.”
