Steeltech: langetermijnvastgoedprojecten onder controle van de oprichter houden met GanttPRO
“Met GanttPRO kunnen we behoorlijk onafhankelijke processen met elkaar verbinden en het totaaloverzicht zien dat voor mij als oprichter cruciaal is.”
Een verhaal over het verbinden van projectfasen, het behouden van controle op hoog niveau en het geven van zichtbaarheid aan de oprichter over langetermijnontwikkelingsprojecten.
Bedrijfsoverzicht
Bedrijf: Steeltech
Geïnterviewde rollen: Madiyar Kystaubayev, oprichter
Projecttypes: klantgerichte projecten voor de volledige cyclus van bouw
Externe factoren: lange beslissingscycli, verantwoordelijkheid richting klant, behoefte om verschillende werkfasen te verbinden
Toolgeschiedenis: lokaal platform voor bedrijfsbeheer
Aan het licht gekomen problemen: behoefte aan een oplossing op basis van een tijdlijn met sterk overzicht
Samenvatting
Achtergrond van het bedrijf
Waar richt uw bedrijf zich op?
Steeltech is een full-cycle ontwikkelbedrijf dat zich richt op het bouwen van nul af aan, het herbouwen, het renoveren en het herbestemmen van bestaande commerciële vastgoedpanden.
“We zijn geen klassiek bouwbedrijf. We zijn een full-cycle ontwikkelaar met drie hoofdonderdelen: conceptontwikkeling, ontwerp en bouw. Deze onderdelen zijn grotendeels onafhankelijk, maar toch met elkaar verbonden. Daarom hebben we GanttPRO nodig: het stelt ons in staat om processen aan elkaar te koppelen en het grote geheel te zien, wat voor mij als oprichter cruciaal is.”
Afhankelijkheden instellen tussen taken en verbindingen op verschillende niveaus zien, is een must in de bouw. Samen met de controle op hoog niveau voldoet het volledig aan mijn behoeften voor wat een Gantt-gebaseerde tool zou moeten doen.
Strijd
Hoe pakte u projecten aan voordat u GanttPRO gebruikte?
Eerder gebruikte het team een business managementplatform, maar daarin ontbrak een belangrijk element dat kon ondersteunen bij langetermijnplanning: een samenhangende tijdlijn. GanttPRO leek op het eerste gezicht een geschikte optie en zo begon het adoptieproces.
Zoals Madiyar zich herinnert, verliep de ervaring vrij geleidelijk: “Ik ontdekte de tool in twee fases. Iets nieuws implementeren is altijd moeilijk en tijdrovend, dus tijdens de eerste fase kon ik niet diep genoeg in alle functionaliteit duiken. Daarna bekeek ik de reviews en besefte ik dat het probleem niet de complexiteit was, maar het gebrek aan inspanning. Wat ik uiteindelijk deed, was doelbewust tijd vrijmaken om het zelf uit te zoeken.
De tweede fase kwam vanzelf en toen begreep ik hoe goed de functionaliteit in feite is. Ik heb nog niet alle functies ingevoerd, maar nu heb ik het controleniveau dat ik van een projectmanagementtool wilde.”
Oplossing
Voor Madiyar is het instellen van dependencies de opvallendste functie geworden die zijn positieve indruk van GanttPRO als geheel heeft gevormd. In de context van de belangrijkste diensten van Steeltech — conceptontwikkeling, gedetailleerd ontwerp, documentatie en bouw — vereist elke fase een gedetailleerde tijdlijn die duidelijk is voor zowel het team als de klant.
“Afhankelijkheden instellen en de verbindingen tussen taken op verschillende niveaus zien, is een must in de bouw. Samen met controle op hoog niveau voldoet het volledig aan mijn behoeften voor wat een Gantt-gebaseerde tool zou moeten doen.”“In onze branche is budgettering heel complex. Er zijn veel factoren en de volumes veranderen constant. Ik gebruik de budgetfunctie vooral voor een eerste, grove schatting en dat is voor mij genoeg. In de bouw zou verder gaan waarschijnlijk een aparte module vereisen om metingen, volumes en nog veel andere details te verwerken. Ik denk dat dat te zwaar zou worden.”
Voor Madiyar en zijn team werd GanttPRO het ontbrekende onderdeel om alle projecten zichtbaar te houden, ook de projecten die langzamer verlopen en daardoor gemakkelijk uit het zicht zouden kunnen raken.
“Ik besefte ook dat we verschillende soorten projecten hebben. In sommige projecten communiceren we bijna dagelijks met de klant, terwijl het in andere slechts eens per maand gebeurt. Voorheen gebeurde het soms dat ik die langzamer verlopende projecten vergat, maar nu staan ze allemaal onder controle. Dat is het meest duidelijke voordeel geworden: GanttPRO helpt me niet te vergeten welke projecten op dit moment misschien minder actief lijken, maar nog steeds strategisch belangrijk zijn.”
Impact
Hoe ziet uw werk er nu uit met GanttPRO?
Nu heeft GanttPRO bij Steeltech een strategisch planningsdoel en geeft het Madiyar, als eigenaar van het bedrijf en de belangrijkste projectleider, een duidelijk overzicht van elke lopende ontwikkeling. Zoals hij uitlegt, betekent eigenaar zijn niet dat je in elk afzonderlijk detail duikt, maar het vereist wel dat je het grotere geheel ziet, kritieke wijzigingen opmerkt naarmate het project vordert en duidelijk rapporteert aan de klant.
“Het eerste wat GanttPRO mij geeft, is transparantie. Ik houd het bouwschema op een hoog niveau in de gaten, zonder te diep in de details te gaan."
Ik zie de exacte deadlines en wijs mensen toe die verantwoordelijk zijn voor elk onderdeel. Daarom hebben we maar vijf gebruikers: de mensen aan wie ik taken toewijs, zijn de belangrijkste hoofden van de afdelingen. Ik ga niet helemaal door tot het laagste niveau; ik heb alleen het kernresultaat nodig.”
Met GanttPRO kan Steeltech ongeveer 10–11 eigenschappen beheren zonder een aparte projectmanager. Madiyar houdt het overzicht op hoog niveau onder controle, terwijl zijn assistent taken bijwerkt en belangrijke statistieken uit het team verzamelt: “We hebben veel projecten, en met behulp van het platform kan ik ze allemaal zelf controleren. Meestal hebben bedrijven hiervoor een projectmanager, maar in mijn geval wordt het werk gedaan door mij, mijn assistent en GanttPRO, waardoor de behoefte aan een aparte medewerker afneemt.”