Steeltech: GanttPRO ile kurucunun kontrolünde uzun vadeli gayrimenkul projeleri
“GanttPRO, birbiriyle oldukça bağımsız olan süreçleri birbirine bağlamamızı ve benim kurucu olarak çok kritik olan genel resmi görmemizi sağlıyor.”
Proje aşamalarını birbirine bağlamak, üst düzey kontrolü sürdürmek ve kurucuya uzun vadeli geliştirme projeleri hakkında görünürlük kazandırmakla ilgili bir hikâye.
Şirket genel görünümü
Şirket: Steeltech
Görüşülen roller: Madiyar Kystaubayev, kurucu
Proje türleri: müşteriye yönelik, tam döngü inşaat projeleri
Dış etkenler: uzun karar alma döngüleri, müşteriyle yüz yüze hesap verebilirlik, farklı iş aşamalarını bağlama ihtiyacı
Araç geçmişi: yerel işletme yönetim platformu
İpuçları verilen sorunlar: yüksek görünürlüğe sahip zaman çizelgesi tabanlı bir çözüm ihtiyacı
Özet
Şirketin Arka Planı
Şirketiniz neye odaklanıyor?
Steeltech, sıfırdan inşa etmeye, mevcut ticari gayrimenkulleri yeniden inşa etmeye, yeniden yapılandırmaya ve yeniden değerlendirmeye odaklanan uçtan uca (full-cycle) bir geliştirme şirketidir.
“Biz klasik bir inşaat şirketi değiliz. Üç ana alana sahip uçtan uca bir geliştiriciyiz: konsept geliştirme, tasarım ve inşaat. Bu alanlar oldukça bağımsızdır, ancak yine de birbirleriyle bağlantılıdır. Bu yüzden GanttPRO’ya ihtiyacımız var: süreçleri birbirine bağlamamıza ve benim kurucu olarak çok önemli gördüğüm büyük resmi görmemize olanak tanır.”
Görevler arasında bağımlılıkları ayarlamak ve farklı seviyelerde bağlantıları görmek inşaatta şarttır. Üst düzey kontrolle birlikte, Gantt tabanlı bir aracın yapması gereken her şeyi ihtiyaçlarıma tamamen uyarlıyor.
Mücadele
GanttPRO'dan önce yaklaşımınız nasıldı?
Önceden ekip, uzun vadeli planlamayı destekleyen önemli bir unsurdan yoksun olan bir iş yönetimi platformu kullanıyordu: tutarlı bir zaman çizelgesi. GanttPRO ilk bakışta uygun bir seçenek gibi göründü ve benim de benimseme süreci bu şekilde başladı.
Madiyar’ın aktardığına göre deneyim oldukça kademeli ilerledi: “Aracı iki aşamada keşfettim. Yeni bir şeyi uygulamak her zaman zor ve zaman alıcıdır; bu yüzden ilk aşamada tüm işlevleri derinlemesine inceleyemedim. Sonra yorumlara baktım ve bunun karmaşıklıktan değil, emek/çaba eksikliğinden kaynaklandığını fark ettim. En sonunda, kendim öğrenebilmem için bilerek zaman ayırdım.
İkinci aşama doğal olarak geldi ve ardından işlevselliğin aslında ne kadar harika olduğunu anladım. Henüz tüm özelliklere geçmedim, ama artık proje yönetim aracında istediğim kontrol düzeyine sahibim.”
Çözüm
Madiyar için dependencies ayarlamak, GanttPRO’nun genelini kapsayan olumlu izlenimini şekillendiren öne çıkan özellik haline geldi. Steeltech’in temel hizmetleri olan konsept geliştirme, detaylı tasarım, dokümantasyon ve inşaat bağlamında her aşamanın, hem ekip hem de müşteri için anlaşılır olması gereken ayrıntılı bir zaman çizelgesine ihtiyacı var.
“İnşaatta görevler arasında bağımlılıkları ayarlamak ve farklı seviyelerdeki görev bağlantılarını görmek şarttır. Üst düzey kontrolle birlikte, Gantt tabanlı bir aracın yapması gereken her şeyi ihtiyaçlarıma tamamen uyarlıyor.”“Sektörümüzde bütçeleme oldukça karmaşıktır. Pek çok etken vardır ve metraj/ hacimler sürekli değişir. Ben bütçe özelliğini daha çok yaklaşık tahminler için kullanıyorum ve benim için bu yeterli. İnşaat tarafında çok daha derine inmek muhtemelen ölçümler, hacimler ve daha birçok ayrıntıyı hesaba katacak ayrı bir modül gerektirir ve bunun fazla ağır olacağını düşünüyorum.”
Madiyar ve ekibi için GanttPRO, tüm projeleri görünür tutmayı sağlayan eksik parçayı tamamladı; hızının daha yavaş olduğu ve kolayca odağının dışına çıkabilecek projeler de dahil.
“Ben ayrıca farklı proje türlerimiz olduğunu da fark ettim. Bazılarında müşteriyle neredeyse her gün etkileşimde bulunuyoruz; bazılarında ise ayda sadece bir kez. Daha önce bu daha yavaş ilerleyen projeleri bazen unutuyordum ama şimdi hepsi kontrol altında. Bu, en belirgin fayda haline geldi: GanttPRO, şu an daha az aktif gibi görünen ama stratejik olarak hâlâ önemli olan projeleri unutmamaya yardımcı oluyor.”
Etkisi
GanttPRO ile iş süreçleriniz artık nasıl görünüyor?
Artık GanttPRO, stratejik planlama amacıyla kullanılıyor ve şirketin sahibi ile ana proje lideri olan Madiyar’a, devam eden her geliştirmeyi net bir şekilde görme imkânı sağlıyor. Anlattığı gibi, sahip olmak her ayrıntının içine girmek demek değildir; ancak proje ilerlerken büyük resmi görmek, kritik değişiklikleri fark etmek ve müşteriye açık biçimde rapor vermek gerekir.
“GanttPRO’nun bana sağladığı ilk şey şeffaflık. İnşaat zaman çizelgesini ayrıntılara çok fazla dalmadan, daha üst seviyede takip ediyorum."
Tam teslim tarihlerini görüyor ve her bir öğe için sorumlu kişileri atıyorum. Bu yüzden sadece beş kullanıcı var: görev verdiğim kişiler, departmanların kilit başları. En alt seviyeye kadar inmiyorum; sadece kilit sonucu görmek istiyorum.”
GanttPRO ile Steeltech, ayrı bir proje yöneticisi olmadan yaklaşık 10–11 mülkü yönetebiliyor. Madiyar üst seviyedeki resmi kontrol altında tutarken, asistanı görevleri güncelliyor ve ekipten temel ölçümleri topluyor: “Birçok projemiz var ve platformun yardımıyla hepsini tek başıma kontrol edebiliyorum. Genellikle şirketlerde bununla ilgilenen ayrı bir proje yöneticisi olur; ancak benim durumumda işi benim, asistanımın ve GanttPRO’nun birlikte üstlenmesi, ayrı bir çalışana duyulan ihtiyacı azaltıyor.”