Steeltech: hålla långsiktiga fastighetsprojekt under grundarens kontroll med GanttPRO
“GanttPRO gör att vi kan koppla ihop ganska oberoende processer och se överblicken som är avgörande för mig som grundare.”
En berättelse om att koppla ihop projektets olika faser, bibehålla kontroll på hög nivå och ge grundaren insyn i långsiktiga utvecklingsprojekt.
Företagsöversikt
Företag: Steeltech
Intervjuade roller: Madiyar Kystaubayev, grundare
Projekttyper: kundorienterade byggprojekt i hela cykeln
Externa påfrestningar: långa beslutsprocesser, ansvar gentemot kunder, behov av att koppla ihop olika arbetssteg
Verktygshistorik: plattform för lokalt företagsstyrning
Identifierade problem: behov av en lösning baserad på en tidslinje med hög överblick
Sammanfattning
Företagsbakgrund
Vad fokuserar ditt företag på?
Steeltech är ett utvecklingsbolag i full cykel som fokuserar på att bygga från grunden, bygga om, renovera och ta befintliga kommersiella fastigheter i bruk på nya sätt.
”Vi är inte ett klassiskt byggföretag. Vi är en full-cykelutvecklare med tre huvudinriktningar: konceptutveckling, projektering och byggande. De här områdena är ganska oberoende men ändå kopplade till varandra. Därför behöver vi GanttPRO: det gör att vi kan koppla ihop processerna och se helhetsbilden, vilket är avgörande för mig som grundare.”
Att skapa beroenden mellan uppgifter och se kopplingar på olika nivåer är ett måste inom bygg. Tillsammans med kontroll på hög nivå uppfyller det helt mina behov när det gäller vad ett Gantt-baserat verktyg ska kunna göra.
Kamp
Hur såg din strategi ut innan GanttPRO?
Tidigare använde teamet en affärs-/verksamhetsplattform för management som saknade en viktig del som kunde stödja långsiktig planering: en sammanhängande tidslinje. GanttPRO verkade till en början vara ett passande alternativ, och så började införlivningsprocessen.
Som Madiyar berättar var erfarenheten ganska gradvis: “Jag upptäckte verktyget i två steg. Att införa något nytt är alltid svårt och tar tid, så under det första steget hann jag inte riktigt gå in på hela funktionaliteten. Sedan läste jag recensionerna och insåg att problemet inte handlade om komplexitet, utan om brist på ansträngning. Det jag till slut gjorde var att medvetet lägga tid på att ta reda på det själv.
Steg två kom naturligt och då förstod jag hur bra funktionaliteten faktiskt är. Jag har inte ännu aktiverat alla funktioner, men nu har jag den kontrollnivå jag ville ha från ett projektledningsverktyg.”
Lösning
För Madiyar blev det avgörande och mest framträdande att konfigurera dependencies , vilket formade hans positiva helhetsintryck av GanttPRO. I sammanhanget för Steeltechs huvudsakliga tjänster — konceptutveckling, detaljerad projektering, dokumentation och bygg — kräver varje steg en detaljerad tidslinje som är tydlig både för teamet och för kunden.
“Att skapa beroenden och se kopplingarna mellan uppgifter på olika nivåer är ett måste inom bygg. Tillsammans med kontroll på hög nivå uppfyller det helt mina behov när det gäller vad ett Gantt-baserat verktyg ska kunna göra.”“I vår bransch är budgetering väldigt komplex. Det finns många faktorer och volymerna förändras ständigt. Jag använder budgetfunktionen främst för ungefärliga uppskattningar, och för mig räcker det. Inom bygg vore det troligen nödvändigt med en separat modul för att räkna in mätningar, volymer och många andra detaljer, och jag tycker att det skulle bli alltför tungrott.”
För Madiyar och hans team blev GanttPRO den saknade pusselbiten för att hålla alla projekt synliga, även de som går långsammare och som annars lätt kan hamna utanför fokus.
“Jag insåg också att vi har olika typer av projekt. I vissa har vi kontakt med kunden nästan varje dag, i andra bara en gång i månaden. Förut hände det att jag glömde de projekt som gick långsammare, men nu har jag full kontroll. Det här blev den tydligaste fördelen: GanttPRO hjälper mig att inte glömma projekt som kanske inte ser lika aktiva ut just nu, men som fortfarande är viktiga ur ett strategiskt perspektiv.”
Påverkan
Hur ser ditt arbete ut nu med GanttPRO?
Nu har GanttPRO för Steeltech en strategisk planeringsfunktion och ger Madiyar, som företagets ägare och huvudansvarig för projektet, en tydlig överblick över varje pågående utveckling. Som han förklarar betyder det inte att vara ägare att gå in på alla enskilda detaljer, men det kräver att man ser helheten, upptäcker kritiska förändringar när projektet fortskrider och rapporterar tydligt till kunden.
“Det första GanttPRO ger mig är transparens. Jag följer byggtidplanen på en övergripande nivå, utan att gå för djupt i detaljerna."
Jag ser de exakta deadlines och tilldelar personer som ansvarar för varje del. Därför har vi bara fem användare: personerna jag tilldelar uppgifter är avdelningarnas nyckelchefer. Jag går inte hela vägen ner till lägsta nivå; jag behöver bara det viktigaste resultatet.”
Med GanttPRO kan Steeltech hantera cirka 10–11 fastigheter utan en separat projektledare. Madiyar håller kontroll på överblicken på hög nivå, medan hans assistent uppdaterar uppgifter och samlar in viktiga nyckeltal från teamet: “Vi har många projekt och med hjälp av plattformen kan jag själv kontrollera alla. Vanligtvis brukar företag ha en projektledare som ansvarar för detta, men i mitt fall sköts arbetet av mig, min assistent och GanttPRO, vilket minskar behovet av en separat anställd.”