Steeltech: holde langsiktige eiendomsprosjekter under kontroll av grunnleggeren med GanttPRO
“GanttPRO lar oss koble sammen ganske uavhengige prosesser og se helhetsbildet som er avgjørende for meg som grunnlegger.”
En historie om hvordan man kobler sammen prosjektrinn, opprettholder kontroll på et høyt nivå og gir grunnleggeren synlighet i langsiktige utviklingsprosjekter.
Bedriftsoversikt
Selskap: Steeltech
Rolle(r) intervjuet: Madiyar Kystaubayev, grunnlegger
Prosjekttyper: kundetilpassede, prosjekter innen bygg med full gjennomføring
Eksterne forhold: lange beslutningssykluser, ansvar overfor klienter, behov for å koble sammen ulike faser i arbeidet
Verktøyhistorikk: lokal plattform for bedriftsstyring
Identifiserte problemer: behov for en løsning basert på en tidslinje med høy oversikt
Sammendrag
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
Steeltech er et utviklingsselskap med full syklus som fokuserer på å bygge fra bunnen av, bygge om, rekonstruere og omdisponere eksisterende kommersielle eiendommer.
«Vi er ikke et klassisk byggeselskap. Vi er en utvikler med full syklus og tre hovedretninger: konseptutvikling, prosjektering og bygging. Disse områdene er ganske uavhengige, men fortsatt knyttet sammen. Det er derfor vi trenger GanttPRO: det lar oss koble sammen prosessene og se helhetsbildet, noe som er avgjørende for meg som grunnlegger.»
Å sette avhengigheter mellom oppgaver og se forbindelser på ulike nivåer er et must i bygg. Sammen med kontroll på høyt nivå møter det fullt ut det jeg trenger at et Gantt-basert verktøy skal kunne gjøre.
Kamp
Hvordan så tilnærmingen din ut før GanttPRO?
Tidligere brukte teamet en plattform for forretningsstyring som manglet et viktig element som kunne støtte langsiktig planlegging – en sammenhengende tidslinje. GanttPRO virket som et passende alternativ ved første øyekast, og det er slik adopsjonsprosessen startet.
Som Madiyar husker, var erfaringen ganske gradvis: “Jeg oppdaget verktøyet i to trinn. Å implementere noe nytt er alltid vanskelig og tidkrevende, så i det første trinnet klarte jeg ikke å gå dypt inn i full funksjonalitet. Deretter så jeg på anmeldelser og innså at problemet ikke handlet om kompleksitet, men om mangel på innsats. Det jeg til slutt gjorde, var å sette av tid bevisst for å finne ut av det på egen hånd.”
Det andre trinnet kom naturlig, og så forstod jeg hvor flott funksjonaliteten faktisk er. Jeg har ikke tatt i bruk alle funksjonene ennå, men nå har jeg det kontrollnivået jeg ønsket fra et prosjektstyringsverktøy.”
Løsning
For Madiyar ble det å sette opp dependencies den fremste funksjonen som formet det positive inntrykket hans av GanttPRO som helhet. I sammenheng med Steeltechs kjerneområder — konseptutvikling, detaljert prosjektering, dokumentasjon og bygging — krever hvert trinn en detaljert tidslinje som er tydelig både for teamet og for kunden.
«Å sette avhengigheter og se forbindelsene mellom oppgaver på ulike nivåer er et must i bygg. Sammen med kontroll på høyt nivå møter det fullt ut det jeg trenger at et Gantt-basert verktøy skal kunne gjøre.»“I vår bransje er budsjettering veldig komplekst. Det er mange faktorer, og volumene endrer seg hele tiden. Jeg bruker budsjett-funksjonen hovedsakelig til omtrentlige estimater, og for meg er det nok. I byggebransjen ville det trolig krevd en egen modul for å ta hensyn til målinger, volumer og mange andre detaljer, og jeg synes det ville blitt for tungt.”
For Madiyar og teamet hans ble GanttPRO den manglende brikken for å holde alle prosjekter synlige – også de som går saktere og som lett kan miste fokus.
“Jeg innså også at vi har ulike typer prosjekter. I noen samarbeider vi med kunden nesten daglig, i andre bare én gang i måneden. Før kunne det hende at jeg glemte de prosjektene som gikk saktere, men nå har vi full kontroll. Dette ble den mest tydelige fordelen: GanttPRO hjelper meg å ikke glemme prosjekter som kanskje virker mindre aktive akkurat nå, men som fortsatt er viktige strategisk.”
Innvirkning
Hvordan ser arbeidet ditt ut nå med GanttPRO?
Nå fungerer GanttPRO for Steeltech som et verktøy for strategisk planlegging, og gir Madiyar, som eier av selskapet og hovedprosjektleder, en tydelig oversikt over hvert pågående utviklingsarbeid. Som han forklarer, betyr det å være eier ikke at man må gå inn i alle detaljer, men det krever at man ser det store bildet, oppdager kritiske endringer etter hvert som prosjektet skrider frem, og rapporterer tydelig til kunden.
«Det første GanttPRO gir meg er transparens. Jeg følger fremdriftsplanen for bygging på et overordnet nivå, uten å gå for dypt inn i detaljene.»
Jeg ser de eksakte fristene og tilordner personer som er ansvarlige for hvert element. Derfor har vi bare fem brukere: personene jeg tildeler oppgaver er nøkkelpersonene som leder avdelingene. Jeg går ikke helt ned til laveste nivå; jeg trenger bare det viktigste resultatet.»
Med GanttPRO kan Steeltech håndtere rundt 10–11 eiendommer uten en egen prosjektleder. Madiyar holder kontroll på bildet på et høyt nivå, mens assistenten hans oppdaterer oppgaver og samler inn nøkkeltall fra teamet: “Vi har mange prosjekter, og ved hjelp av plattformen kan jeg kontrollere dem alle selv. Vanligvis pleier selskaper å ha en prosjektleder som er ansvarlig for dette, men i mitt tilfelle håndteres arbeidet av meg, assistenten min og GanttPRO, noe som reduserer behovet for en egen ansatt.”