Peter Communication Systems: de capaciteit van technici plannen met GanttPRO
“We hebben andere tools getest, maar ze hebben niet het workloadoverzicht zoals we dat nodig hadden.”
Een verhaal over hoe een techbedrijf klantgerichte oplossingen levert met GanttPRO’s Workload en virtuele resources.
Bedrijfsoverzicht
Bedrijf: Peter Communication Systems
Geïnterviewde: Marc Becker, hoofd IT & Technical Operations
Projecttypen: kortlopende IT-projecten voor klanten
Externe druk: verwachtingen van klanten, korte levertijdslijnen
Voorgeschiedenis: Microsoft Project
Problemen die opkwamen: beperkte mogelijkheden voor Workload in eerdere tools
Samenvatting
Achtergrond van het bedrijf
Waar richt uw bedrijf zich op?
Peter Communication Systems is een techbedrijf dat een breed scala aan oplossingen aanbiedt om ondersteuning te bieden op locatie of op basis van een individueel project op het gebied van netwerktechnologie, cloudgebaseerde infrastructuur, managed services en onderdelen van IT-beveiliging. Het team van ongeveer 20 specialisten runt projecten die tot vier weken duren en helpt klanten taken te beheren buiten hun kernexpertise.
Marc Becker, Head of IT & Technical Operations, legt uit waarom GanttPRO is gekozen en hoe het nu is geïntegreerd in hun workflow.
“Ons werk hangt sterk af van de klanten en we moeten snel kunnen inschatten of we een nieuw project kunnen aannemen. Met Workload begrijpen we dat moeiteloos.”
Strijd
Hoe pakte u projecten aan voordat u GanttPRO gebruikte?
“Voordat we GanttPRO vonden, gebruikten we Microsoft Project en later hebben we overgeschakeld naar Microsoft Planner. Ons technische team groeide en we hadden een gedeelde omgeving nodig waarin iedereen kon zien wie beschikbaar was en wiens capaciteit het mogelijk maakte om binnen een korte termijn extra taken op zich te nemen. Microsoft Planner kon deze behoefte niet volledig invullen.”
Oplossing
Omdat het werkproces van het team is opgebouwd rond de vereisten van de klant en korte projectcycli, is het beheren van initiatieven met een korte cyclus terwijl technici worden toegewezen hun absolute prioriteit. Daarom was Workload het meest in het oog springende en de belangrijkste reden om GanttPRO te adopteren.
“Ons werk hangt sterk af van de klanten en we moeten snel kunnen inschatten of we een nieuw project kunnen aannemen. Met Workload begrijpen we dat moeiteloos.”
“We hebben wel andere tools getest, maar die hebben niet het Workload-overzicht zoals wij het nodig hadden.”De Workload-functie wordt ondersteund door virtuele resources, die samen een samenhangende structuur vormen: “Virtuele resources worden gebruikt voor de initiële capaciteitsplanning, omdat we meestal niet weten wie uiteindelijk aan een taak wordt toegewezen. In dit stadium belasten we onze technici licht om zo te helpen capaciteitsknelpunten te voorkomen. Zodra we bevestiging van de klant ontvangen, worden deze virtuele plekken vervangen door echte teamleden.”
“De integratiefase was vrij eenvoudig. Een paar teamleden hebben enkele weken onboarding gedaan, gevolgd door één grotere bijeenkomst waarin we de tool aan iedereen hebben voorgesteld en hebben uitgelegd hoe ze die moesten gebruiken. Verder bleek GanttPRO ook erg intuïtief.”
Impact
Hoe ziet uw werk er nu uit met GanttPRO?
Momenteel fungeert GanttPRO als het strategische planningsmechanisme van het team en zorgt het ervoor dat iedereen de capaciteit voor de komende maanden kan begrijpen en kan bepalen of er extra specialisten nodig zijn. Ook het meer spontane deel van het werk is daardoor gemakkelijker te beheren: zo kan snel worden geëvalueerd of een specialist een nieuwe taak kan oppakken. In de kern van dit proces staat de functie Workload, in combinatie met virtuele resources, waardoor resourceplanning voorspelbaarder wordt en beslissingen over bezetting zekerder zijn.