Peter Communication Systems: pianificare la capacità dei tecnici con GanttPRO
“Abbiamo testato altri strumenti, ma non offrono la vista del carico di lavoro come ci serviva.”
Una storia su come un’azienda tecnologica realizza soluzioni orientate al cliente con la Funzione Carichi di lavoro e le risorse virtuali di GanttPRO.
Panoramica dell'azienda
Azienda: Peter Communication Systems
Ruoli intervistati: Marc Becker, responsabile IT e operazioni tecniche
Tipi di progetto: progetti IT per clienti a ciclo breve
Pressioni esterne: aspettative dei clienti, tempistiche di consegna ridotte
Storia degli strumenti: Microsoft Project
Problemi intravisti: capacità di carico limitate negli strumenti precedenti
Riepilogo
Contesto aziendale
Su cosa si concentra la Sua azienda?
Peter Communication Systems è una società tecnologica che offre un’ampia gamma di soluzioni per supportare su sede o su base di progetto individuale in ambiti come tecnologia di rete, infrastrutture basate sul cloud, servizi gestiti e componenti di sicurezza IT. Il team di circa 20 specialisti gestisce progetti della durata fino a quattro settimane, aiutando i clienti a gestire attività al di fuori della loro competenza principale.
Marc Becker, Head of IT & Technical Operations, spiega perché GanttPRO è stato scelto e in che modo è integrato nel loro flusso di lavoro oggi.
“Il nostro lavoro è molto orientato ai clienti e dobbiamo valutare rapidamente se possiamo accettare un nuovo progetto. Workload ci aiuta a capirlo senza sforzo.”
Difficoltà
Com'era il Suo approccio prima di GanttPRO?
“Prima di trovare GanttPRO, usavamo Microsoft Project e in seguito abbiamo fatto il passaggio a Microsoft Planner. Il nostro dipartimento tecnico stava crescendo e avevamo bisogno di un ambiente condiviso in cui tutti potessero capire chi fosse disponibile e la cui capacità permettesse di prendere in carico ulteriori attività in un breve lasso di tempo. Microsoft Planner non riusciva a soddisfare completamente questa esigenza.”
Soluzione
Poiché il flusso di lavoro del team si basa sulle esigenze dei clienti e su cicli di progetto brevi, la gestione delle iniziative a ciclo rapido insieme all’assegnazione dei tecnici è la loro priorità numero uno. Ecco perché Workload è stata la caratteristica principale e la ragione decisiva per l’adozione di GanttPRO.
“Il nostro lavoro è molto orientato ai clienti e dobbiamo valutare rapidamente se possiamo accettare un nuovo progetto. Workload ci aiuta a capirlo senza sforzo.”
“Abbiamo testato altri strumenti, ma non hanno la vista Workload come ci serviva.”La funzione di carico è supportata da risorse virtuali, che insieme creano una struttura coerente: “Le risorse virtuali vengono usate per la pianificazione iniziale della capacità, poiché di solito non sappiamo ancora a chi verrà assegnato un’attività. In questa fase sovraccarichiamo leggermente i nostri tecnici per aiutare a prevenire i colli di bottiglia di capacità. Una volta ricevuta la conferma del cliente, questi slot virtuali vengono sostituiti con membri reali del team.”
“La fase di integrazione è stata abbastanza semplice. Alcuni membri del team hanno trascorso diverse settimane per l’onboarding, seguite da un incontro più grande in cui abbiamo presentato lo strumento a tutti e spiegato come usarlo. In più, GanttPRO è risultato molto intuitivo.”
Impatto
Come appare il Suo lavoro ora con GanttPRO?
Attualmente, GanttPRO funge da meccanismo di pianificazione strategica per il team, consentendo a tutti di capire la capacità per i prossimi mesi e di determinare se potrebbero essere necessari specialisti aggiuntivi. Anche la parte più spontanea del lavoro è diventata più facile da gestire, permettendo di valutare rapidamente se uno specialista può assumere un nuovo task. Al centro di questo flusso di lavoro c’è la funzione Workload, in combinazione con risorse virtuali, che rende l’allocazione delle risorse più prevedibile e le decisioni di staffing più sicure.