Peter Communication Systems: GanttPRO ile teknisyen kapasitesini planlamak
“Bazı başka araçlar denedik ama ihtiyaç duyduğumuz şekilde iş yükü görünümü sunmuyorlar.”
GanttPRO’nun İş Yükü ve sanal kaynaklarıyla müşteri odaklı çözümler sunan bir teknoloji şirketinin hikayesi.
Şirket genel görünümü
Şirket: Peter Communication Systems
Görüşülen kişi: Marc Becker, BT ve Teknik Operasyonlar Yöneticisi
Proje türleri: kısa döngülü BT müşteri projeleri
Dış baskılar: müşteri beklentileri, kısa teslimat zaman çizelgeleri
Önce kullanılan: Microsoft Project
İpucu verilen sorunlar: önceki araçlarda sınırlı Workload özellikleri
Özet
Şirketin Arka Planı
Şirketiniz neye odaklanıyor?
Peter Communication Systems, ağ teknolojisi, bulut tabanlı altyapılar, yönetilen hizmetler ve BT güvenliği bileşenleri alanlarında, yerinde veya bireysel bir proje bazında destek sağlamak için geniş bir çözüm yelpazesi sunan bir teknoloji şirketidir. Yaklaşık 20 uzmandan oluşan ekip, dört haftaya kadar süren projeleri yürütür ve müşterilerin kendi temel uzmanlıklarının dışındaki görevleri yönetmelerine yardımcı olur.
IT & Teknik Operasyonlar Başkanı Marc Becker, GanttPRO’nun neden seçildiğini ve günümüzde iş akışlarına nasıl entegre edildiğini anlatıyor.
“İşimiz büyük ölçüde müşterilere bağlı ve yeni bir projeyi kabul edip edemeyeceğimizi hızlıca değerlendirmemiz gerekiyor. Workload bunu zahmetsizce anlamamıza yardımcı oluyor.”
Mücadele
GanttPRO'dan önce yaklaşımınız nasıldı?
“GanttPRO’yu bulmadan önce Microsoft Project kullanıyorduk ve daha sonra Microsoft Planner’a geçtik. Teknik departmanımız büyüyordu ve herkesin kimin müsait olduğunu ve kapasitesinin kısa zaman içinde ek görevler almasına olanak sağlayıp sağlamadığını görebileceği ortak bir ortam gerekiyordu. Microsoft Planner bu ihtiyacı tam olarak karşılayamadı.”
Çözüm
Ekibin çalışma akışı müşteri gereksinimlerine ve kısa proje döngülerine dayanır; bu nedenle kısa döngülü girişimleri yönetirken teknisyenleri atamak, onların bir numaralı önceliğidir. Bu yüzden Workload en dikkat çeken özellik oldu ve GanttPRO’yu benimsemedeki temel neden oldu.
“İşimiz büyük ölçüde müşteriye bağlı ve yeni bir projeyi kabul edip edemeyeceğimizi hızlıca değerlendirmemiz gerekiyor. Workload bunu zahmetsizce anlamamıza yardımcı oluyor.”
“Bazı başka araçları da denedik ancak ihtiyaç duyduğumuz şekilde bir Workload görünümü yoktu.”Yük (Workload) özelliği sanal kaynaklar ile desteklenir ve birlikte uyumlu bir yapı oluşturur: “Sanal kaynaklar, başlangıç kapasite planlaması için kullanılır; çünkü genellikle bir görevin sonunda kimin atanacağını henüz bilmiyoruz. Bu aşamada, kapasite darboğazlarını önlemeye yardımcı olmak için teknisyenlerimizi biraz fazla yükleriz. Müşteriden onay geldiğinde, bu sanal alanlar gerçek ekip üyeleriyle değiştirilir.”
“Entegrasyon aşaması oldukça kolay geçti. Birkaç ekip üyesi birkaç hafta boyunca onboarding yaptı; ardından aracı herkese tanıttığımız ve nasıl kullanılacağını anlattığımız daha büyük bir toplantı gerçekleştirdik. Bunun dışında GanttPRO oldukça sezgiseldi.”
Etkisi
GanttPRO ile iş süreçleriniz artık nasıl görünüyor?
Şu anda GanttPRO, ekibin stratejik planlama mekanizması olarak hizmet ediyor; böylece herkes yaklaşan aylara yönelik kapasiteyi anlayabiliyor ve ek uzmanlara ihtiyaç olup olmadığını belirleyebiliyor. İşin daha spontane tarafı da yönetimi kolaylaştı; bir uzmanın yeni bir görevi üstlenip üstlenemeyeceğini hızlıca değerlendirmek mümkün oluyor. Bu iş akışının merkezinde, sanal kaynaklarla birlikte kullanılan Workload (İş Yükü) özelliği yer alır. Bu sayede kaynakların tahsisi daha öngörülebilir hale gelir ve personel planlamasıyla ilgili kararlar daha güvenilir olur.