Peter Communication Systems: планування потужностей технічних спеціалістів за допомогою GanttPRO
«Ми тестували інші інструменти, але жоден із них не має уявлення про завантаження працівників так, як нам було потрібно».
Історія про технологічну компанію, яка надає клієнтоорієнтовані рішення завдяки функції «Завантаження» та віртуальним ресурсам у GanttPRO.
Огляд компанії
Компанія: Peter Communication Systems
Герой інтерв’ю: Марк Беккер, керівник IT та технічного супроводу
Типи проєктів: короткострокові IT-проєкти для клієнтів
Зовнішні чинники: очікування клієнтів, стислі строки виконання
Історія інструменту: Microsoft Project
Виявлені проблеми: обмежені можливості планування навантаження в попередніх інструментах
Резюме
Контекст компанії
На чому зосереджена ваша компанія?
Peter Communication Systems — технічна компанія, яка пропонує широкий спектр рішень для підтримки на місці або в межах окремого проєкту у сферах мережевих технологій, хмарної інфраструктури, керованих послуг та компонентів ІТ-безпеки. Команда приблизно з 20 спеціалістів виконує проєкти тривалістю до чотирьох тижнів, допомагаючи клієнтам опрацьовувати завдання поза межами їхньої основної експертизи.
Marc Becker, керівник відділу ІТ та технічних операцій, пояснює, чому вибір було зроблено на користь GanttPRO і яку роль він відіграє в їхньому проєктному плануванні сьогодні.
“Наша робота багато в чому залежить від клієнтів, тож нам важливо швидко оцінити, чи можемо ми взяти новий проєкт. Workload допомагає нам це розуміти без зайвих зусиль.”
Виклик
Як виглядав ваш підхід до GanttPRO?
“Перш ніж знайти GanttPRO, ми використовували Microsoft Project, а згодом перейшли на Microsoft Planner. Наш технічний відділ ріс, і нам потрібне спільне середовище, де всі бачили б, хто доступний, і чиєї спроможності достатньо, щоб брати додаткові завдання у короткі строки. Microsoft Planner не міг повністю задовольнити цю вимогу.”
Рішення
Оскільки робочий процес команди побудований навколо вимог клієнтів і коротких циклів проєктів, керування ініціативами з коротким циклом під час розподілу технічних спеціалістів є для них пріоритетом номер один. Тому Workload стало головною перевагою та основною причиною для впровадження GanttPRO.
“Наша робота багато в чому залежить від клієнтів, тому нам важливо швидко оцінювати, чи можемо ми взяти новий проєкт. Workload допомагає нам робити це без зайвих зусиль.”
“Ми тестували й інші інструменти, але в жодному з них немає перегляду Workload так, як нам було потрібно.”Функція завантаження підтримується віртуальними ресурсами, які разом створюють цілісну структуру: «Віртуальні ресурси використовуються для початкового планування спроможності, адже зазвичай ми ще не знаємо, кому врешті-решт буде призначено завдання. На цьому етапі ми трохи перевантажуємо наших технічних спеціалістів, щоб допомогти запобігти вузьким місцям із спроможністю. Коли ми отримуємо підтвердження від клієнта, ці віртуальні слоти замінюються реальними членами команди».
“Етап інтеграції пройшов доволі легко. Кілька членів команди пройшли онбординг протягом кількох тижнів, а потім ми провели одну велику зустріч, на якій представили інструмент усім і пояснили, як ним користуватися. Крім того, GanttPRO виявився дуже інтуїтивним.”
Вплив
Як зараз виглядає ваша робота з GanttPRO?
Наразі GanttPRO виступає як механізм стратегічного планування для команди, даючи змогу кожному розуміти доступну потужність на найближчі місяці та визначати, чи можуть знадобитися додаткові спеціалісти. Більш спонтанна частина роботи також стала простішою в керуванні — тепер можна швидко оцінити, чи зможе спеціаліст узяти на себе нове завдання. У центрі цього процесу — функція Workload у поєднанні з віртуальними ресурсами, що робить розподіл ресурсів передбачуванішим, а рішення щодо укомплектування команди — впевненішими.