Peter Communication Systems: Kapazität der Techniker mit GanttPRO planen
„Wir haben andere Tools getestet, aber keines bietet die Auslastungsansicht so, wie wir sie gebraucht haben.“
Eine Story darüber, wie ein Technologieunternehmen mit der Workload- und den virtuellen Ressourcen von GanttPRO kundenzentrierte Lösungen liefert.
Unternehmensübersicht
Unternehmen: Peter Communication Systems
Interviewpartner: Marc Becker, Leiter der IT- und Technischen Betreuung
Projektarten: kurzfristige IT-Kundenprojekte
Externe Faktoren: Kundenerwartungen, kurze Lieferzeiträume
Tool-Verlauf: Microsoft Project
Hinweise auf Probleme: begrenzte Workload-Funktionen in früheren Tools
Zusammenfassung
Unternehmenshintergrund
Worauf konzentriert sich Ihr Unternehmen?
Peter Communication Systems ist ein Tech-Unternehmen, das eine breite Palette an Lösungen anbietet, um Unterstützung vor Ort oder im Rahmen eines einzelnen Projekts in den Bereichen Netzwerktechnologie, Cloud-basierte Infrastrukturen, Managed Services und Komponenten der IT-Sicherheit bereitzustellen. Das Team aus rund 20 Spezialisten führt Projekte durch, die bis zu vier Wochen dauern, und unterstützt Kunden dabei, Aufgaben außerhalb ihres Kerngeschäfts zu managen.
Marc Becker, Leiter IT & Technische Operations, erklärt, warum GanttPRO gewählt wurde und wie es heute in ihren Arbeitsablauf integriert ist.
„Unsere Arbeit ist sehr kundenorientiert, und wir müssen schnell einschätzen können, ob wir ein neues Projekt annehmen können. Workload hilft uns dabei, das mühelos zu verstehen.“
Herausforderung
Wie sah Ihr Ansatz vor GanttPRO aus?
„Bevor wir GanttPRO gefunden haben, haben wir Microsoft Project genutzt und sind später auf Microsoft Planner umgestiegen. Unser technisches Team wuchs, und wir brauchten eine gemeinsame Umgebung, in der alle sehen konnten, wer verfügbar ist und wessen Kapazität es ihnen ermöglicht, zusätzliche Aufgaben innerhalb eines kurzen Zeitrahmens zu übernehmen. Microsoft Planner konnte diese Anforderung nicht vollständig erfüllen.“
Lösung
Da der Ablauf des Teams auf den Anforderungen der Kunden basiert und die Projektzyklen kurz sind, hat die Steuerung von Initiativen mit kurzem Zyklus bei gleichzeitiger Zuweisung von Technikern für sie oberste Priorität. Deshalb war Workload der Höhepunkt und der Hauptgrund für die Einführung von GanttPRO.
„Unsere Arbeit ist stark kundengetrieben und wir müssen schnell einschätzen können, ob wir ein neues Projekt annehmen können. Workload hilft uns dabei, das mühelos zu verstehen.“
„Wir haben zwar andere Tools getestet, aber die haben nicht die Workload-Ansicht so, wie wir sie gebraucht haben.“Die Funktion „Workload“ wird durch virtuelle Ressourcen unterstützt – gemeinsam ergeben sie eine stimmige Struktur: „Die virtuellen Ressourcen werden für die erste Kapazitätsplanung verwendet, da wir in der Regel noch nicht wissen, wer am Ende einer Aufgabe zugewiesen wird. In dieser Phase überlasten wir unsere Techniker leicht, um Kapazitätsengpässe vorzubeugen. Sobald wir die Bestätigung vom Kunden erhalten, werden diese virtuellen Slots durch echte Teammitglieder ersetzt.“
„Die Integrationsphase war ziemlich einfach. Einige Teammitglieder haben mehrere Wochen lang Onboarding gemacht, gefolgt von einem größeren Termin, bei dem wir das Tool allen vorgestellt und erklärt haben, wie es genutzt wird. Darüber hinaus war GanttPRO sehr intuitiv.“
Auswirkungen
Wie sieht Ihre Arbeit jetzt mit GanttPRO aus?
Derzeit dient GanttPRO als strategisches Planungsinstrument des Teams: So kann jeder die Kapazität für die kommenden Monate einordnen und entscheiden, ob zusätzliche Spezialisten benötigt werden. Auch der spontanere Teil der Arbeit lässt sich nun besser steuern: Damit lässt sich schnell bewerten, ob ein Spezialist eine neue Aufgabe übernehmen kann. Im Mittelpunkt dieses Workflows steht die Funktion „Workload“ – kombiniert mit virtuellen Ressourcen. Das macht die Ressourcenplanung verlässlicher und Personalentscheidungen deutlich sicherer.