Peter Communication Systems: teknikoiden kapasiteetin suunnittelu GanttPRO:lla
“Kokeilimme joitakin muita työkaluja, mutta niissä ei ollut sellaista työkuormanäkymää kuin me tarvitsimme.”
Tarina siitä, miten teknologiayritys toimittaa asiakaskeskeisiä ratkaisuja GanttPRO:n työkuormalla ja virtuaalisilla resursseilla.
Yrityksen yleiskatsaus
Yritys: Peter Communication Systems
Haastateltu rooli: Marc Becker, IT- ja teknisten operaatioiden päällikkö
Projektityypit: lyhyen syklin IT-asiakasprojektit
Ulkopuoliset paineet: asiakkaiden odotukset, lyhyet toimitusaikataulut
Työkaluhistoria: Microsoft Project
Mahdolliset ongelmat: aiempien työkalujen rajalliset kuormitusominaisuudet
Yhteenveto
Yrityksen tausta
Mihin yrityksesi keskittyy?
Peter Communication Systems on teknologiayritys, joka tarjoaa laajan valikoiman ratkaisuja tuen tarjoamiseen paikan päällä tai yksittäisen projektin pohjalta verkostoteknologian, pilvipohjaisen infrastruktuurin, hallittujen palveluiden sekä IT-tietoturvan komponenttien alueilla. Noin 20 asiantuntijan tiimi toteuttaa projekteja, jotka kestävät jopa neljä viikkoa, ja auttaa asiakkaita hallitsemaan tehtäviä, jotka ovat heidän ydinosaamisensa ulkopuolella.
Marc Becker, IT & Technical Operationsin johtaja, kertoo, miksi GanttPRO valittiin, ja miten se on integroitunut heidän työskentelyynsä tänä päivänä.
“Työmme riippuu hyvin paljon asiakkaista, joten meidän on tärkeää arvioida nopeasti, voimmeko ottaa vastaan uuden projektin. Workload auttaa meitä ymmärtämään sen vaivatta.”
Taistelu
Miltä lähestymistapasi näytti ennen GanttPRO:ta?
“Ennen kuin löysimme GanttPRO:n käytimme Microsoft Projectia ja myöhemmin vaihdoimme Microsoft Planneriin. Tekninen osastomme kasvoi, ja tarvitsimme yhteisen ympäristön, jossa kaikki voisivat nähdä, kuka on käytettävissä ja kenen kapasiteetti mahdollistaa lisätehtävien ottamisen lyhyellä aikajänteellä. Microsoft Planner ei pystynyt vastaamaan tähän tarpeeseen täysin.”
Ratkaisu
Koska tiimin työnkulku rakentuu asiakkaiden vaatimusten ja lyhyiden projektisyklien ympärille, teknikkojen kohdentaminen ja lyhyen syklin aloitteiden hallinta on heidän tärkein prioriteettinsa. Siksi Workload oli kohokohta ja tärkein syy GanttPROn käyttöönottoon.
“Työmme on hyvin asiakaslähtöistä, ja meidän täytyy pystyä arvioimaan nopeasti, voimmeko ottaa vastaan uuden projektin. Workload auttaa meitä ymmärtämään sen vaivatta.”
“Testasimme joitain muita työkaluja, mutta niissä ei ollut Workload-näkymää niin kuin tarvitsimme.”Kuormitusominaisuutta tuetaan virtuaalisilla resursseilla, jotka yhdessä muodostavat yhtenäisen rakenteen: “Virtuaalisia resursseja käytetään kapasiteetin alkuvaiheen suunnitteluun, koska emme yleensä vielä tiedä, kenelle tehtävä lopulta osoitetaan. Ylikuormitamme tässä vaiheessa teknikkojamme hieman, jotta kapasiteettipullonkauloja voidaan ehkäistä. Kun saamme asiakkaalta vahvistuksen, nämä virtuaaliset paikat korvataan oikeilla tiimin jäsenillä.”
“Integrointivaihe sujui melko helposti. Muutama tiimin jäsen käytti useita viikkoja onboardingissa, minkä jälkeen pidimme yhden isomman tapaamisen, jossa esittelimme työkalun kaikille ja selitimme, miten sitä käytetään. Sen lisäksi GanttPRO osoittautui erittäin intuitiiviseksi.”
Vaikutus
Miltä työsi näyttää nyt GanttPRO:n kanssa?
Tällä hetkellä GanttPRO toimii tiimin strategisen suunnittelun mekanismina ja auttaa kaikkia ymmärtämään kapasiteetin tuleville kuukausille sekä arvioimaan, tarvitaanko mahdollisesti lisää asiantuntijoita. Myös työn spontaanimpi puoli on helpompi hallita, sillä sen avulla voidaan arvioida nopeasti, voiko asiantuntija ottaa vastaan uuden tehtävän. Tämän työnkulun ytimessä on Workload-ominaisuus yhdessä virtuaalisten resurssien kanssa, mikä tekee resurssien kohdistamisesta ennustettavampaa ja henkilöstöpäätöksistä luotettavampia.