Peter Communication Systems: planera teknikers kapacitet med GanttPRO
“Vi testade några andra verktyg, men de hade inte arbetsbelastningsvyn som vi behövde.”
En berättelse om hur ett teknikföretag levererar kundfokuserade lösningar med GanttPRO:s arbetsbelastning och virtuella resurser.
Företagsöversikt
Företag: Peter Communication Systems
Intervju: Marc Becker, chef för IT och teknisk support
Projekttyper: kortcykliska IT-projekt för kunder
Externa påtryckningar: kundernas förväntningar, korta leveranstider
Verktygshistorik: Microsoft Project
Problem som antyddes: begränsade funktioner för Workload i tidigare verktyg
Sammanfattning
Företagsbakgrund
Vad fokuserar ditt företag på?
Peter Communication Systems är ett teknikföretag som erbjuder ett brett utbud av lösningar för att stötta på plats eller på projektnivå i områden som nätverksteknik, molnbaserad infrastruktur, hanterade tjänster och komponenter inom IT-säkerhet. Teamet på cirka 20 specialister driver projekt som varar upp till fyra veckor och hjälper kunder att hantera uppgifter utanför deras kärnkompetens.
Marc Becker, chef för IT och tekniska operationer, förklarar varför GanttPRO valdes och hur det är integrerat i deras arbetsflöde idag.
“Vårt arbete är väldigt kundstyrt och vi behöver snabbt utvärdera om vi kan ta oss an ett nytt projekt. Workload hjälper oss att förstå det utan ansträngning.”
Kamp
Hur såg din strategi ut innan GanttPRO?
“Innan vi hittade GanttPRO använde vi Microsoft Project och senare bytte vi till Microsoft Planner. Vår tekniska avdelning växte och vi behövde en gemensam miljö där alla kunde se vem som var tillgänglig och vars kapacitet gjorde att de kunde ta sig an ytterligare uppgifter inom en kort tidsram. Microsoft Planner kunde inte uppfylla detta behov fullt ut.”
Lösning
Eftersom teamets arbetsflöde är uppbyggt kring kundernas krav och korta projektcykler är det att hantera initiativ med kort cykel samtidigt som tekniker tilldelas deras främsta prioritet. Därför var Workload höjdpunkten och den främsta anledningen till att de valde att införa GanttPRO.
“Vårt arbete är väldigt kundstyrt och vi behöver snabbt utvärdera om vi kan ta oss an ett nytt projekt. Workload hjälper oss att förstå det utan ansträngning.”
“Vi testade några andra verktyg men de har inte vyn för Workload på det sättet som vi behövde.”Belastningsfunktionen stöds av virtuella resurser, som tillsammans skapar en sammanhållen struktur: “Virtuella resurser används för inledande kapacitetsplanering eftersom vi vanligtvis inte vet vem som i slutändan kommer att tilldelas en uppgift. Vi överbelastar våra tekniker lite i detta skede för att hjälpa till att förhindra kapacitetsflaskhalsar. När vi har fått bekräftelse från kunden ersätts dessa virtuella platser av faktiska teammedlemmar.”
“Integrationsfasen gick ganska smidigt. Några teammedlemmar lade några veckor på onboarding, följt av ett större möte där vi presenterade verktyget för alla och förklarade hur man använder det. Dessutom var GanttPRO väldigt intuitivt.”
Påverkan
Hur ser ditt arbete ut nu med GanttPRO?
För närvarande fungerar GanttPRO som teamets strategiska planeringsmekanism och gör det möjligt för alla att förstå kapaciteten för de kommande månaderna samt avgöra om ytterligare specialister kan behövas. Även den mer spontana delen av arbetet har blivit lättare att hantera, vilket gör att man snabbt kan bedöma om en specialist kan ta sig an en ny uppgift. Kärnan i det här arbetssättet är funktionen Workload, i kombination med virtuella resurser, vilket gör att resursfördelningen blir mer förutsägbar och att bemanningsbesluten känns säkrare.