Peter Communication Systems: planificar la capacidad de los técnicos con GanttPRO
“Probamos otras herramientas, pero no tienen la vista de carga de trabajo como la necesitamos.”
Una historia sobre cómo una empresa tecnológica ofrece soluciones centradas en el cliente con la función de carga de trabajo y recursos virtuales de GanttPRO.
Descripción de la empresa
Empresa: Peter Communication Systems
Entrevistados: Marc Becker, responsable de TI y operaciones técnicas
Tipos de proyectos: proyectos de TI para clientes de ciclos cortos
Presiones externas: expectativas del cliente, plazos de entrega ajustados
Historial de la herramienta: Microsoft Project
Problemas detectados: capacidades limitadas de planificación de carga en las herramientas anteriores
Resumen
Contexto de la empresa
¿En qué se enfoca su empresa?
Peter Communication Systems es una empresa tecnológica que ofrece una amplia gama de soluciones para dar soporte en un sitio o en función de un proyecto individual en las áreas de tecnología de redes, infraestructura basada en la nube, servicios gestionados y componentes de seguridad de la información. El equipo, de unos 20 especialistas, gestiona proyectos de hasta cuatro semanas y ayuda a los clientes a gestionar tareas fuera de su experiencia principal.
Marc Becker, Director de TI y Operaciones Técnicas, explica por qué se eligió GanttPRO y cómo se integra hoy en su flujo de trabajo.
“Nuestro trabajo depende mucho de los clientes, así que necesitamos evaluar rápidamente si podemos aceptar un proyecto nuevo. Workload nos ayuda a entenderlo sin esfuerzo.”
Desafíos
¿Cómo era su enfoque antes de GanttPRO?
“Antes de encontrar GanttPRO, usábamos Microsoft Project y después cambiamos a Microsoft Planner. Nuestro departamento técnico estaba creciendo y necesitábamos un entorno compartido donde todos pudieran ver quién estaba disponible y cuya capacidad le permitía asumir tareas adicionales en un plazo breve. Microsoft Planner no pudo satisfacer esta necesidad por completo.”
Solución
Como el flujo de trabajo del equipo se basa en los requisitos de los clientes y en ciclos de proyectos cortos, la gestión de iniciativas de ciclo breve y la asignación de técnicos es su prioridad número uno. Por eso, Workload fue lo más destacado y la razón principal para adoptar GanttPRO.
“Nuestro trabajo depende mucho de los clientes y necesitamos evaluar rápidamente si podemos aceptar un proyecto nuevo. Workload nos ayuda a entender eso sin esfuerzo.”
“Probamos otras herramientas, pero no tienen la vista de Workload como la necesitábamos.”La función de carga se apoya en recursos virtuales, que en conjunto crean una estructura coherente: “Los recursos virtuales se usan para la planificación inicial de la capacidad, ya que normalmente no sabemos a quién se asignará finalmente una tarea. En esta etapa, sobrecargamos ligeramente a nuestros técnicos para ayudar a prevenir cuellos de botella de capacidad. Una vez que recibimos la confirmación del cliente, estos espacios virtuales se sustituyen por miembros reales del equipo.”
“La etapa de integración fue bastante sencilla. Unos miembros del equipo pasaron varias semanas con la incorporación y, después, celebramos una reunión más amplia en la que presentamos la herramienta a todos y explicamos cómo usarla. Además, GanttPRO resultó ser muy intuitivo.”
Impacto
¿Cómo es su trabajo ahora con GanttPRO?
Actualmente, GanttPRO sirve como el mecanismo de planificación estratégica del equipo: permite que todos entiendan la capacidad para los próximos meses y determinen si pueden necesitarse especialistas adicionales. El lado más espontáneo del trabajo también se volvió más fácil de gestionar, ya que permite evaluar rápidamente si un especialista puede asumir una nueva tarea. En el centro de este flujo está la función Carga de trabajo, combinada con recursos virtuales, lo que hace que la asignación de recursos sea más predecible y que las decisiones de dotación de personal sean más seguras.