Peter Communication Systems: GanttPRO के साथ तकनीशियनों की क्षमता की योजना बनाना
“हमने कुछ अन्य टूल्स टेस्ट किए, लेकिन उनमें हमारी ज़रूरत के अनुसार वर्कलोड व्यू नहीं था।”
एक कहानी कि कैसे एक टेक कंपनी GanttPRO के वर्कलोड और वर्चुअल संसाधनों के साथ ग्राहक-केंद्रित समाधान प्रदान करती है।
कंपनी का अवलोकन
कंपनी: Peter Communication Systems
साक्षात्कार: Marc Becker, IT और तकनीकी संचालन प्रमुख
प्रोजेक्ट के प्रकार: अल्पकालिक क्लाइंट IT प्रोजेक्ट
बाहरी दबाव: क्लाइंट की अपेक्षाएँ, कम समय में डिलीवरी
पहले उपयोग करते थे: Microsoft Project
संभावित समस्याएँ: पिछले टूल में सीमित वर्कलोड क्षमताएँ
सारांश
कंपनी का पृष्ठभूमि
आपकी कंपनी किस पर ध्यान केंद्रित करती है?
Peter Communication Systems एक टेक्नोलॉजी कंपनी है जो नेटवर्क टेक्नोलॉजी, क्लाउड-आधारित इंफ्रास्ट्रक्चर, मैनेज्ड सर्विसेज और IT सुरक्षा के घटकों—इन क्षेत्रों में ऑन-साइट या किसी व्यक्तिगत प्रोजेक्ट के आधार पर सपोर्ट देने के लिए कई तरह के समाधानों की पेशकश करती है। लगभग 20 विशेषज्ञों की टीम चार हफ्तों तक चलने वाले प्रोजेक्ट चलाती है और ग्राहकों को उनकी मुख्य विशेषज्ञता से बाहर के कार्यों को प्रबंधित करने में मदद करती है।
Marc Becker, Head of IT & Technical Operations, बताते हैं कि GanttPRO को क्यों चुना गया और यह आज उनके वर्कफ़्लो में कैसे एकीकृत है।
“हमारा काम काफ़ी हद तक ग्राहकों पर निर्भर है, इसलिए हमें यह जल्दी समझना होता है कि क्या हम नया प्रोजेक्ट स्वीकार कर सकते हैं। Workload हमें यह आसानी से समझने में मदद करता है।”
संघर्ष
आपका दृष्टिकोण GanttPRO से पहले कैसा था?
“GanttPRO से पहले हम Microsoft Project का उपयोग करते थे, और बाद में Microsoft Planner पर स्विच कर दिया। हमारा तकनीकी विभाग बढ़ रहा था, इसलिए हमें एक साझा वातावरण चाहिए था, जहाँ हर कोई यह देख सके कि कौन उपलब्ध है और किसकी क्षमता कम समय में अतिरिक्त कार्य ले पाने में सक्षम है। Microsoft Planner इस आवश्यकता को पूरी तरह पूरा नहीं कर पाया।”
समाधान
टीम का वर्कफ़्लो ग्राहक की ज़रूरतों और छोटे प्रोजेक्ट चक्रों पर आधारित है, इसलिए कम समय वाले पहल को मैनेज करना और तकनीशियनों को असाइन करना उनकी पहली प्राथमिकता है। इसी वजह से Workload सबसे खास रही और GanttPRO अपनाने का मुख्य कारण बनी।
“हमारा काम काफ़ी हद तक ग्राहकों पर निर्भर है और हमें यह तुरंत समझना होता है कि क्या हम नया प्रोजेक्ट स्वीकार कर सकते हैं। Workload हमें यह आसानी से समझने में मदद करता है।”
“हमने कुछ अन्य टूल भी ट्राई किए, लेकिन उनमें वह Workload व्यू नहीं था जिसकी हमें ज़रूरत थी।”लोडिंग फ़ंक्शन को वर्चुअल संसाधनों का समर्थन मिलता है, जो मिलकर एक एकीकृत ढाँचा बनाते हैं: “वर्चुअल संसाधनों का उपयोग प्रारंभिक क्षमता नियोजन के लिए किया जाता है, क्योंकि आम तौर पर हमें अभी यह नहीं पता होता कि अंततः किसी कार्य के लिए किसे नियुक्त किया जाएगा। इस चरण में हम क्षमता से जुड़ी बाधाओं से बचने में मदद के लिए अपने तकनीशियनों को थोड़ा ओवरलोड कर देते हैं। जैसे ही हमें ग्राहक से पुष्टि मिलती है, ये वर्चुअल स्लॉट वास्तविक टीम सदस्यों से बदल दिए जाते हैं।”
“इंटीग्रेशन चरण काफ़ी आसान रहा। कुछ टीम सदस्यों ने कई हफ्तों तक ऑनबोर्डिंग की, जिसके बाद हमने एक बड़ी मीटिंग की, जहाँ हमने बाकी सभी को टूल से परिचित कराया और बताया कि इसे कैसे इस्तेमाल करना है। इसके अलावा, GanttPRO बहुत सहज लगा।”
प्रभाव
GanttPRO के साथ आपका काम अब कैसा दिखता है?
वर्तमान में GanttPRO टीम के रणनीतिक नियोजन के लिए एक मुख्य साधन के रूप में काम करता है: यह सभी को आगामी महीनों के लिए क्षमता समझने और यह तय करने में मदद करता है कि क्या अतिरिक्त विशेषज्ञों की आवश्यकता होगी। काम का अधिक सहज/अनियोजित हिस्सा भी अब प्रबंधित करना आसान हो गया है, जिससे यह जल्दी आकलन किया जा सकता है कि कोई विशेषज्ञ नई कार्य को संभाल सकता है या नहीं। इस वर्कफ़्लो के केंद्र में वर्कलोड फ़ीचर है, जिसे वर्चुअल संसाधनों के साथ मिलाकर उपयोग किया जाता है—इससे संसाधन आवंटन अधिक अनुमानित हो जाता है और स्टाफ़िंग संबंधी निर्णय अधिक भरोसेमंद बनते हैं।