Peter Communication Systems: GanttPRO로 기술자 용량을 계획하기
“다른 도구도 테스트해 봤지만, 우리가 필요로 했던 방식의 워크로드 보기가 제공되지 않더군요.”
GanttPRO의 워크로드 및 가상 리소스로 고객 중심 솔루션을 제공하는 기술 기업의 이야기.
기업 개요
외부 압력: 고객 기대, 짧은 납기
도구 사용 이력: Microsoft Project
파악된 문제: 이전 도구의 제한된 워크로드 기능
요약
기업 배경
귀사는 어떤 분야에 중점을 두고 있나요?
Peter Communication Systems는 네트워크 기술, 클라우드 기반 인프라, 관리형 서비스, IT 보안 구성요소 등 분야에서 온사이트 또는 개별 프로젝트 단위로 지원할 수 있는 다양한 솔루션을 제공하는 기술 기업입니다. 약 20명의 전문가로 구성된 팀은 최대 4주 동안 진행되는 프로젝트를 운영하며, 고객이 핵심 역량 밖의 업무를 관리할 수 있도록 돕습니다.
Marc Becker, IT & 기술 운영 책임자는 GanttPRO를 선택한 이유와 현재 이 도구가 그들의 워크플로에 어떻게 통합되어 있는지 설명합니다.
“우리의 업무는 고객 중심이기 때문에, 새로운 프로젝트를 수락할 수 있는지 빠르게 판단해야 합니다. Workload은 그것을 손쉽게 이해하도록 도와줍니다.”
고민
GanttPRO 도입 전에는 어떤 방식으로 업무를 처리했나요?
“GanttPRO를 찾기 전에는 Microsoft Project를 사용했고, 이후 Microsoft Planner로 전환했습니다. 기술 부서는 계속 성장하고 있었기 때문에, 모두가 누가 사용 가능하며 단기간에 추가 작업을 맡을 수 있는지 확인할 수 있는 공유 환경이 필요했습니다. Microsoft Planner는 이러한 요구를 완전히 충족하지는 못했습니다.”
솔루션
팀의 워크플로는 고객의 요구와 짧은 프로젝트 사이클을 기반으로 구성되어 있기 때문에, 단기 이니셔티브를 관리하면서 기술자를 배정하는 일이 그들의 최우선 과제입니다. 그래서 Workload가 가장 큰 장점이었고, GanttPRO를 도입하게 된 핵심 이유가 되었습니다.
“우리의 업무는 고객 중심이며, 새로운 프로젝트를 수락할 수 있는지 빠르게 판단해야 합니다. Workload는 그것을 손쉽게 이해하도록 도와줍니다.”
“다른 도구들도 테스트해 봤지만, 필요했던 방식대로 Workload 뷰가 제공되지는 않았습니다.”로드(Workload) 기능은 가상 리소스를 기반으로 하며, 이것들이 함께 작동해 일관된 구조를 만듭니다. “가상 리소스는 초기 용량(캐파) 계획에 사용됩니다. 일반적으로는 작업이 최종적으로 누구에게 배정될지 아직 모르기 때문입니다. 이 단계에서는 용량 병목을 예방하는 데 도움이 되도록 기술 담당자를 약간 오버로드합니다. 고객으로부터 확인을 받으면, 이 가상 슬롯은 실제 팀원으로 대체됩니다.”
“통합(Integration) 단계는 비교적 쉬웠습니다. 몇몇 팀원이 몇 주 동안 온보딩을 진행한 뒤, 모두에게 도구를 소개하고 사용하는 방법을 설명하는 더 큰 한 번의 미팅을 가졌습니다. 그 외에도 GanttPRO는 매우 직관적이었습니다.”
성과
GanttPRO를 도입한 후 업무는 어떻게 달라졌나요?
현재 GanttPRO는 팀의 전략적 계획 수립을 위한 핵심 메커니즘으로 활용되고 있으며, 이를 통해 모두가 향후 몇 개월의 수용 능력을 파악하고 추가 전문가가 필요할지 여부를 판단할 수 있습니다. 작업에서 더 즉흥적인 부분도 관리하기 쉬워져, 특정 전문가가 새로운 작업을 맡을 수 있는지 빠르게 평가할 수 있게 되었습니다. 이 워크플로우의 중심에는 가상 리소스와 함께 사용되는 ‘Workload(작업량)’ 기능이 있습니다. 이를 통해 리소스 배분이 더 예측 가능해지고, 인력 배치에 대한 결정도 보다 확신 있게 내릴 수 있습니다.