Peter Communication Systems: planlegge kapasiteten til teknikerne med GanttPRO
“Vi testet noen andre verktøy, men de har ikke arbeidsbelastningsvisningen slik vi trengte.”
En historie om hvordan et teknologiselskap leverer kundefokuserte løsninger med GanttPROs arbeidsbelastning og virtuelle ressurser.
Bedriftsoversikt
Selskap: Peter Communication Systems
Intervjuobjekt: Marc Becker, leder for IT- og tekniske operasjoner
Prosjekttyper: kortsykliske IT-prosjekter for kunder
Eksterne press: kundeforventninger, korte leveringstidsrammer
Verktøyhistorikk: Microsoft Project
Problemer som ble antydet: begrensede muligheter for Workload i tidligere verktøy
Sammendrag
Selskapsbakgrunn
Hva fokuserer selskapet ditt på?
Peter Communication Systems er et teknologiselskap som tilbyr et bredt spekter av løsninger for å støtte på stedet eller på individuell prosjektsbasis innen områder som nettverksteknologi, skybasert infrastruktur, administrerte tjenester og komponenter for IT-sikkerhet. Teamet på rundt 20 spesialister kjører prosjekter som varer opptil fire uker, og hjelper kunder med å håndtere oppgaver utenfor kjerneekspertisen deres.
Marc Becker, leder for IT og tekniske operasjoner, forklarer hvorfor GanttPRO ble valgt og hvordan det er integrert i arbeidsflyten deres nå.
“Arbeidet vårt er veldig kundestyrt, og vi må raskt vurdere om vi kan ta på oss et nytt prosjekt. Workload hjelper oss å forstå dette uten anstrengelse.”
Kamp
Hvordan så tilnærmingen din ut før GanttPRO?
“Før vi fant GanttPRO brukte vi Microsoft Project, og senere byttet vi til Microsoft Planner. Avdelingen vår for tekniske løsninger vokste, og vi trengte et felles miljø der alle kunne se hvem som var tilgjengelig, og hvis kapasitet gjorde det mulig å ta på seg flere oppgaver innenfor en kort tidsramme. Microsoft Planner kunne ikke fullt ut dekke dette behovet.”
Løsning
Siden teamets arbeidsflyt er bygget rundt kundekrav og korte prosjektsykluser, er det å håndtere initiativer med kort syklus samtidig som teknikerne tildeles deres aller viktigste prioritet. Derfor var Workload det mest fremtredende og den viktigste grunnen til at de tok i bruk GanttPRO.
“Arbeidet vårt er veldig avhengig av kundene, og vi må raskt vurdere om vi kan akseptere et nytt prosjekt. Workload hjelper oss å forstå dette uten anstrengelse.”
“Vi testet noen andre verktøy, men de har ikke Workload-visningen slik vi trengte.”Belastningsfunksjonen støttes av virtuelle ressurser, og sammen skaper de en helhetlig struktur: «De virtuelle ressursene brukes til innledende kapasitetsplanlegging, siden vi vanligvis ikke vet hvem som til slutt vil bli tildelt en oppgave. Vi overbelaster teknikerne våre litt på dette stadiet for å bidra til å forhindre kapasitetsflaskehalser. Når vi har fått bekreftelse fra kunden, erstattes disse virtuelle plassene med faktiske teammedlemmer.»
“Integrasjonsfasen gikk ganske enkelt. Noen teammedlemmer brukte flere uker på onboarding, og deretter hadde vi ett større møte der vi introduserte verktøyet for alle og forklarte hvordan man bruker det. I tillegg var GanttPRO veldig intuitivt.”
Innvirkning
Hvordan ser arbeidet ditt ut nå med GanttPRO?
For øyeblikket fungerer GanttPRO som teamets strategiske planleggingsmekanisme, slik at alle kan forstå kapasiteten for de kommende månedene og avgjøre om det kan være behov for flere spesialister. Den mer spontane delen av arbeidet er også blitt enklere å håndtere, slik at du raskt kan vurdere om en spesialist kan ta på seg en ny oppgave. Kjernen i denne arbeidsflyten er Workload-funksjonen, kombinert med virtuelle ressurser, som gjør ressursallokeringen mer forutsigbar og bemanningsbeslutningene tryggere.